ООО «БМВ Русланд Трейдинг» (BMW Russland Trading OOO) — официальный дистрибьютор Группы BMW в России. Сегодня компания предлагает российским покупателям 20 моделей автомобилей BMW и более 100 различных модификаций. ООО «БМВ Русланд Трейдинг» обеспечивает немецкому автопроизводителю стабильный рост продаж в России и занимает лидирующие позиции на рынке в премиум-сегменте. В 2013 году компания продала 44 871 автомобиль, что на 11,8% больше, чем в 2012. Одна из его приоритетных задач дистрибьютора — развитие дилерской сети, которая сегодня включает 65 центров.

Задачи

Сделать работу с документами удобной

Главной задачей компании было уменьшение нагрузки на 6 сотрудников логистики и бухгалтерии, которые заняты в бумажном документообороте. Из-за роста продаж возник стабильный прирост исходящих первичных документов, что привело к дополнительной нагрузке на специалистов и тоннам документов на их столах.

Ускорить документооборот

Подготовка пакета документов внутри компании занимала 2-3 дня: распечатывание, подпись, сортировка и упаковка. Далее, за 3-4 дня, документы доставлялись дилерам. Таким образом, путь документов в одну сторону занимал около недели. Такой же срок требовался на их визирование в дилерском центре и возврат в компанию.

Снизить издержки на бумажный документооборот

Печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов стоят порядка 580 рублей. При ЭДО отправка одного документа составляет около 7 рублей.

Решение

Компания решила перевести в электронный вид счета-фактуры и накладные ТОРГ-12, которые она отправляет дилерам, и выбрала оператора СКБ Контур и его сервис Контур.Диадок. Главными аргументами в пользу Диадока стали:

• широкое распространение Диадока среди автопроизводителей с разветвленной сетью дилерских центров;
• готовые и программные интеграционные решения с большинством учетных и информационных систем;
• простой интерфейс;
• бесплатное хранение документов в облачном архиве Диадока;
• возможность массовой подписи и отправки документов.

Внедрение заняло 5 месяцев.

На первом этапе реализации проекта команда Диадока изучила действующие в компании процессы формирования и отправки документов, а также собрала основные требования и пожелания коллектива к ЭДО.

На втором этапе специалисты Диадока доработали «Диадок.Коннектор» для выгрузки документов в систему ЭДО и преобразования их в xml-формат, так как исходные документы компании — в excel-формате. Затем команда Диадока совместно со специалистами «БМВ Русланд Трейдинг» протестировала систему и перевела сервис в промышленную эксплуатацию.

В результате документы компании через коннекторы выгружаются в Диадок, где автоматически распределяются по дилерским ящикам. Бухгалтеру остается только воспользоваться функцией массовой подписи. На отправку более 3 000 документов уходит примерно 30 минут.

Следующим шагом в развитии ЭДО для «БМВ Русланд Трейдинг» станет интеграция Диадока с корпоративной учетной системой SAP ERP версии 7.02 EHP5. Это позволит перевести в электронный вид документы логистического отдела и дистрибьюторского центра компании.

Результаты

Сегодня бухгалтерия «БМВ Русланд Трейдинг» формирует и отправляет электронные счета-фактуры и накладные ТОРГ-12. По этим типам документов в электронный вид переведено 95% документооборота с дилерами. Задачи, поставленные компанией, выполнены:

• средний процент нагрузки по работе с документами на каждого из сотрудников снизился с 25 до 1% рабочего времени;
• сегодня порядка 100 000 документов в год отправляются в дилерские центры в электронном виде;
• обмен документами с дилерами автоматизирован, исключены этапы печати документов, ручной подписи, проставления печатей, почтовой отправки;
• документы доставляются дилерам в день формирования и в этот же день могут вернуться с необходимыми подписями.