Аптечная сеть «Фармленд» входит в топ-15 крупнейших сетей России. Сегодня присутствует в 6 регионах РФ, включает свыше 500 аптек и аптечных пунктов сети. Аптечная сеть «Фармленд» работает более чем с 500 поставщиками товаров и услуг, а число сотрудников превышает 2 800 человек.

Задачи

Ускорение бизнес-процессов за счет оперативности документооборота

Документооборот компании организован таким образом, что бумажные документы от поставщиков поступают не в конкретную аптеку вместе с поставкой, как это часто бывает в фармацевтической отрасли, а в центральный офис всей сети. Там их обрабатывают, проверяют правильность и корректность оформления и принимают к учету. Только после этого документы уходят на оплату. Этот процесс может занимать до нескольких дней.

Автоматизация входящего документооборота

До внедрения электронного документооборота в аптечной сети «Фармленд» с документами работали 5 сотрудников. Из-за того, что документы обрабатывались вручную, появлялось много ошибок, которые затем нужно было исправлять и обмениваться документами с контрагентами повторно.

Сведение к минимуму объема бумажных документов для архивного хранения

Ежегодно аптечная сеть «Фармленд» получает около 500 000 документов от поставщиков. Согласно законодательству РФ, первичные документы должны храниться в течение 5 лет. Бумажный архив не только занимает много места, но и неудобен в использовании: быстро найти в нем нужный документ непросто.

Решение

В качестве одного из операторов электронного документооборота аптечная сеть «Фармленд» выбрала компанию СКБ Контур с ее системой Контур.Диадок, потому что:

• ключевые контрагенты аптечной сети уже были зарегистрированы в Диадоке и выражали готовность начать обмен электронными документами;
• у Диадока имеется готовый модуль для интеграции с системой 1С, которую использует компания;
• специалисты круглосуточной техподдержки всегда оперативно разрешают вопросы аптечной сети;
• вендор осуществляет активную постпроектную поддержку клиента, в частности, проводит комплекс мероприятий по подключению контрагентов к системе.

Интеграция

«Фармленд» использует адаптированный под требования фармацевтического бизнеса программный комплекс «1С 8.2 Управление торговлей 11.0.6.9 платформа 8.2.19.83». Команда Диадока провела интеграцию в четыре этапа:

1. Анализ конфигурации системы, с которой работает компания.
2. Доработка типового интеграционного модуля под нужды заказчика.
3. Тестирование полученного модуля.
4. Введение модуля в промышленную эксплуатацию.

Весь процесс интеграции занял 2 месяца. В результате у компании появились следующие возможности:

• сопоставлять аналогичные документы в 1С и Диадоке, даже если дата на них в этих системах на один-два дня отличается друг от друга или указанная сумма в результате округлений расходится;
• искать документы по ИНН или комбинации ИНН + КПП;
• видеть все документы по аффилированным лицам в одном окне.

Результат

Сегодня в электронном виде в «Фармленд» поступают документы более чем от 14 поставщиков, среди которых 6 самых крупных. Годовой объем входящих электронных документов «Фармленд» через Контур.Диадок составляет около 200 000.

Помимо сопоставления входящих документов с документами в 1С, система позволяет производить сверку и массовое подписание исходящих документов, а также быстро находить необходимые первичные документы для налоговой инспекции при встречной проверке.

Поставленные при внедрении ЭДО задачи были выполнены:

• значительно уменьшилось время работы с пакетом документов по одной поставке. Если раньше это могло быть несколько суток, то теперь согласование и подписание происходит в течение нескольких часов, а отправка занимает 7 секунд;
• нагрузка на сотрудников, выделенных для проверки и обработки документов, снизилась на 40%. Сегодня в компании весь поток электронных документов обрабатывает один человек, а с бумажными работают трое;
• в результате оперативной работы с документами ускорились бизнес-процессы. Оперативное получение счетов-фактур позволяет своевременно получать вычет по НДС;
• более чем на 70% сократился объем бумажных документов, и как следствие — потребность в архивном хранении.