Формат электронных документов — Контур.Диадок — СКБ Контур

Формат электронных документов

На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.

Электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Формализованными называют документы с расширением xml, формат которых разработан ФНС. Обработка таких документов в налоговой происходит автоматически, так как их структура для ЭДО неизменна. 

Если организация самостоятельно определяет формат своих документов, они считаются неформализованными. Формат может быть любой: docx, pdf, jpg и др. Юридическая значимость таких документов подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП), что позволяет отправлять их контрагентам по ЭДО.

diadoc

В Диадоке все документы соответствуют требованиям налоговой

Формат документов в ЭДО

Формат каждого формализованного документа прописывается в приказах ФНС. Сегодня для ЭДО законодательно утвержден xml-формат. Контрагенты могут выгружать документы из информационной системы в удобном для них формате. Однако для ФНС придется приводить их к утвержденному виду. 

Приведем основной перечень документов, которые поддерживают формат xml в ЭДО. 

Счет-фактура

В счете-фактуре прописывается сумма НДС, которую продавец включает в стоимость отгруженного товара.

Порядок обмена утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Формат счетов-фактур для ЭДО установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.

Универсальный передаточный документ (УПД)

УПД нужно использовать при объединении всей информации из первичного учетного документа и счета-фактуры. Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте в УПД содержатся вся информация по сделке и подпись продавца. Во втором еще отражены реквизиты покупателя и его подпись.

Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.

Корректировочный счет-фактура

В некоторых случаях в выставленных документах могут измениться цена, количество товара или услуги. Для фиксации этих изменений существует корректировочный счет-фактура — в нем прописывают разницу между суммами и рассчитывают новый размер НДС.

Для регулирования формата корректировочного счета-фактуры ФНС выпустила приказ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.

Акт приемки-сдачи работ (услуг)

Это первичный учетный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.

Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты для документа. Тем не менее ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Товарная накладная

С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной. Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и покупателя.

Формат накладной в ЭДО утвержден приказами ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.

Универсальный корректировочный документ (УКД)

В таком формате совмещены корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости работ или товаров. Электронный УКД может быть как односторонним, так и двусторонним — варианты такие же, как у УПД.

Отправка УKД возможна только через оператора ЭДО в формате, утвержденном приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.

diadoc

Подключайтесь к Диадоку и обменивайтесь формализованными и неформализованными документами

Законодательная база

Использование технологий ЭДО регламентируется рядом законов:

  • 63-ФЗ от 06.04.2011. Приравнивает электронные документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП) к бумажным с подписью и печатью, которые поставлены вручную.
  • 149-ФЗ от 27.07.2006. Ставит в один ряд обмен документами и электронными сообщениями, если те заверены КЭП. 
  • 402-ФЗ от 06.12.2011. Позволяет составлять и подписывать первичные бухгалтерские документы в электронном виде.
  • Статья 169 ч. 2 НК РФ. Позволяет составлять и подписывать счета-фактуры в электронном виде.
  • Статья 160 п. 2 и 434 п. 2 ГК РФ. Разрешают подписание и оформление документов в электронном виде.

Форматы документов регламентируются в ЭДО приказами ФНС. Сам электронный документооборот становится обязательным для компаний. Это касается маркировки и прослеживаемости товаров, а также электронной отчетности и ЭДО в госзакупках.

Вопрос-ответ

В каком формате выгружать и отправлять документы для ЭДО?

При отправке документов через оператора ЭДО необходимо сохранить файл в формате xml, который составлен по требованиям приказов ФНС России. Такие документы принимают в налоговой и судах, их не нужно распечатывать на бумаге.

Неформализованные документы используют для ЭДО между контрагентами в формате doc, xlsx, pdf, jpg и др. Для этого их нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. Чтобы сдать такие документы в ФНС, придется выполнить больше действий:

  1. Распечатать документ.
  2. Подписать его у руководителя и поставить печать организации.
  3. Отсканировать документ и сохранить его в формате jpg, png, pdf или tiff.

Это приводит к трате ресурсов компании: времени сотрудников, бумаги, картриджей для принтера.

Какая связь у видов и форматов документов ЭДО?

Все формализованные документы имеют формат xml, а неформализованные — любой другой. 

Какие были изменения в требованиях к форматам и формам документов в 2021 году?

В конце 2020 года вышел приказ ФНС России № ЕД-7-26/736@, который определил новые требования для формата УКД и корректировочного счета-фактуры с 1 октября 2021 года. Изменения внесли для соответствия документов требованиям систем прослеживаемости и маркировки.

Новая форма счета-фактуры стала действовать с начала работы системы прослеживаемости. С 8 июля 2021 года на импортируемые партии товаров обязательно назначают регистрационный номер (РНПТ). Из-за этих изменений в бумажных счетах-фактурах появились строка 5а для сведений о документе на отгрузку и графа 1 для номера записи.

Контрагенты могут заполнять электронный счет-фактуру в соответствии с требованием приказа ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. 

Почему формат xml нельзя загружать в систему ЭДО?

В Диадоке такое может произойти из-за того, что формат документа устарел и не соответствует действующим приказам ФНС России. В этом случае система выдает предупреждение и предлагает исправить файл в соответствии с новыми требованиями. Иначе налоговая не примет его.

Выгружать документы из системы ЭДО также удобнее в формализованном виде. Если в учетной системе компании их создают в других форматах, то для передачи по ЭДО необходимо конвертировать УПД и прочие документы в формат xml. Диадок справляется с этой задачей с помощью коннектора «Доставка». Документы, которые создаются прямо в системе ЭДО, автоматически соответствуют установленному формату. 

diadoc

Поможем организовать работу с формализованными документами


ЭДО в строительстве

Сроки завершения строительства напрямую зависят от отлаженного обмена документами, поэтому компании тратят на документооборот много кадровых и финансовых ресурсов. Автоматизировать этот процесс можно при помощи ЭДО. В статье рассказываем о внедрении электронного документооборота в отрасли и его преимуществах. 

Вход в систему ЭДО Диадок

Вход в личный кабинет системы электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок можно осуществить двумя способами: по логину и паролю или по сертификату электронной подписи. Рассмотрим алгоритмы подробнее.

Когда ЭДО станет обязательным

С момента появления электронного документооборота (ЭДО) компании переходили на него добровольно. Однако государство с каждым годом расширяет перечень областей работы, в которых ЭДО необходим. Расскажем, обязателен или нет ЭДО в 2022 году и кто уже должен к нему подключиться.

Как внедрить ЭДО в компании

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в компании — простой процесс, который не требует длительной подготовки. Разберем подробнее, что такое ЭДО, в чем его преимущества, в какие этапы проходит внедрение электронного документооборота на предприятии и какие нюансы нужно учитывать перед выбором оператора ЭДО.

Как работать с ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) набирает обороты, все больше организаций начинают им пользоваться. В этой статье мы изучим процесс перехода на ЭДО, инструкцию по началу работы в сервисе и основные моменты взаимодействия с контрагентами.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.