Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Управление HR‑процессами
Проверка контрагентов
Обучение
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
ЭДО снижает затраты на оргтехнику и расходники, помогает оптимизировать бизнес-процессы. Поэтому бумажный документооборот постепенно уступает место электронному. Тем не менее некоторые документы все еще оформляют на бумаге. В статье расскажем, какие документы нельзя перевести в ЭДО.
Подключитесь к Диадоку, переведите в электронный вид отраслевые документы
Юридическая значимость электронных документов
Документ, подписанный электронной подписью (ЭП), имеет юридическую значимость. Об этом говорит Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Технология ЭП позволяет определить лицо, подписавшее документ, и гарантирует, что его не редактировали после подписания. Поэтому у документов с ЭП такой же правовой статус, как у подписанных собственноручно бумажных. Это оригиналы, которые принимают и налоговая, и суд.
Для ЭДО используют квалифицированную (КЭП) или неквалифицированную (НЭП) электронную подпись. КЭП по умолчанию обладает юридической силой, потому что это самый защищенный вид подписи. Именно она используется в Контур.Диадоке. Чтобы вести юридически значимый документооборот с НЭП, придется дополнительно заключить соглашение с контрагентом.
|
КЭП |
НЭП |
|
|
Когда у компании есть КЭП или НЭП и соглашение с контрагентами, законно оформлять документы электронно и не печатать их.
Переносу в электронный документооборот не подлежат документы, которые закон прямо предписывает составлять исключительно на бумаге, ст. 6. Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Например, переводной и простой вексель всегда составляют на бумаге, это обозначено в Федеральном законе от 11.03.1997 № 48-ФЗ «О переводном и простом векселе».
Более того, некоторые государственные органы требуют представлять отчетность именно в электронном виде. Например, ФНС принимает только электронные расчеты по страховым взносам от компаний, где больше 10 сотрудников. Участники национальной системы прослеживаемости тоже обязаны оформлять куплю-продажу товара, направлять отчеты в ФНС и уведомления в налоговую в электронном виде.
Электронный документооборот не запрещено совмещать с бумажным. Например, если часть контрагентов пока не готова подключиться к ЭДО. Документы придется составлять на бумаге, если такое требование зафиксировано в договоре с контрагентом.
Подключитесь к Диадоку, переведите в электронный вид отраслевые документы
Кадровые документы, не подлежащие переносу в ЭДО
С ноября 2021 года работодателям разрешено вести кадровый документооборот в системах ЭДО. Закон делает исключение только для:
- приказов об увольнении;
- актов о несчастном случае на производстве;
- документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
Список кадровых документов, которые не подлежат переносу в ЭДО, закреплен в статье 22.1 ТК РФ. Все остальные заявления, приказы и распоряжения, касающиеся сферы трудовых отношений, разрешено создать и подписывать в электронном виде.
ЭДО снижает расходы и освобождает сотрудников отдела кадров от рутинных задач. Они не тратят время на сбор подписей и работают еще быстрее, если настроить интеграцию с привычной учетной системой. Сервис Контур.КЭДО для кадрового документооборота дает такую возможность.
Почему нельзя отказаться от бумажного архива
Если компания перешла на ЭДО, ей все равно придется хранить бумажный архив за прошлые годы. Первичные бухгалтерские документы ― 5 лет, кадровые ― до 75 лет. Эти сроки закреплены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения».
Бумажные документы можно сканировать, но тогда их цифровая версия не будет юридически значимой. Она считается копией, а оригиналом ― первый экземпляр, созданный на бумаге. Именно его представляют при проверке контролирующим органам. Если оригинала не будет, организация рискует получить штраф.
В будущем эта проблема может быть решена законопроектом № 1173189-7, который предусматривает изменения в 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Тогда компании смогут оцифровать архив и не тратить больше средства на его содержание.
Электронный архив экономичнее физического: не требуются специальное помещение, папки, стеллажи и ответственный сотрудник. За сохранность отвечает оператор ЭДО, который копирует файл на разные серверы. Надежность системы подтверждается независимым аудитом.
Подключитесь к Диадоку, переведите в электронный вид отраслевые документы