Электронный документооборот бухгалтерских документов

Один из самых загруженных документами отделов в любой компании — это бухгалтерия. Многие компании по-прежнему распечатывают большое количество документов для обмена со своими контрагентами. Окончательно уйти от бумажных счетов и накладных можно с помощью электронного документооборота (ЭДО).

Евгения Вострокнутова Старший редактор направления ЭДО

Мария Потапова Ведущий эксперт по законодательству в команде Диадока

В этой статье:

ЭДО бухгалтерских документов
Какие проблемы решает ЭДО для бухгалтерии
Как бухгалтерии перейти на ЭДО

Начните обмен документами с контрагентами в системе ЭДО Контур.Диадок

Подключиться

ЭДО бухгалтерских документов

Электронный документооборот бухгалтерских документов — это процесс обмена необходимыми для ведения бухгалтерского учета документами в электронном формате. Он нужен для:

быстрого обмена документами без риска их потерять,
удобного поиска нужных документов по типу или названию,
безопасности данных, надежного хранения информации.

Сервисы электронного документооборота, например Контур.Диадок, позволяют создавать, редактировать, подписывать, передавать и принимать электронные документы. Работать в таких системах можно со всеми типами бухгалтерских документов: счетами-фактурами, накладными, договорами, платежными поручениями, счетами, актами, отчетами и другими.

Юридическую силу документам в ЭДО придает электронная подпись. В Диадоке применяется КЭП — квалифицированная электронная подпись. Она позволяет идентифицировать автора документа, гарантирует, что в файл после подписания не вносились правки, и приравнивается к собственноручной подписи. Документы, завизированные КЭП, принимают налоговая, суды и другие контролирующие органы.

Возможность ведения бухгалтерского учета в электронном документообороте закреплена в законодательстве. Так, Федеральный закон №402 «О бухгалтерском учете» регламентирует возможность составления первичного учетного документа в электронном виде и его подписания электронной подписью (ЭП).

Статья 160 ГК РФ регулирует совершение сделок в письменном виде, в том числе с помощью электронных либо иных технических средств. Статья 6 №63-ФЗ «Об электронной подписи» регламентирует признание электронных документов, подписанных ЭП, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В этом же законе прописан порядок использования ЭП в правоотношениях юридических лиц и ИП, в том числе с применением машиночитаемой доверенности (МЧД).

Порядок подписания документов также устанавливается Технологией межоператорского обмена и методическими рекомендациями.

Какие проблемы решает ЭДО для бухгалтерии

Организация и порядок ведения бухгалтерского документооборота зависят от конкретных требований и правил, установленных законодательством и внутренними нормативными актами компании. Как правило, делопроизводство включает в себя следующие этапы:

Создание документов. Бухгалтерские документы, такие как накладные, акты выполненных работ, кассовые ордеры и прочие, формируются на основе операций и событий, происходящих в организации.

Регистрация и учет. Документы регистрируются и учитываются в бухгалтерской системе путем присвоения персональных номеров, указания даты и других атрибутов.

Передача и обработка. Документы передаются контрагентам,в соответствующие подразделения или сотрудникам для дальнейшей работы. Например, составленный договор отправляется на подпись поставщику, а счет-фактура — в отдел поставок или финансов.

Хранение и архивирование. Завершенные в делопроизводстве документы хранятся и архивируются в соответствии с требованиями законов. Законодательство устанавливает сроки и правила хранения документации.

Организация вправе применять любые схемы обработки документации. Однако, если документооборот масштабный, а делопроизводство ведется на бумаге, возникают риски: документы теряются и дублируются, ошибки требуют большого количества времени на исправление, а найти нужные документы в архиве бывает непросто.

Существенный минус документооборота на бумаге — ресурсоемкость. Сотрудники тратят рабочее время на распечатку, внесение данных в учетную систему, медленные согласования и подписания. Не позволяет такой документооборот и отслеживать движение документов в организации. Это приводит к срывам сроков, потере лояльности контрагентов, трудностям с контролирующими госорганами. Руководителю сложно определить слабые места, наметить точки роста и построить стратегию развития компании.

Переход на ЭДО поможет закрыть все эти риски. Электронный документооборот первичных документов снижает расходы на бумагу, печать и доставку, сокращает время обработки, исключает риск порчи или потери данных. ЭДО помогает увеличить обороты предприятия, ведь оперативное согласование и подписание документов ускоряют и другие процессы: оплату, отгрузку товаров или предоставление услуг.

Оцените преимущества электронного документооборота с Диадоком

Попробовать

Ведение электронного документооборота первичных бухгалтерских документов в Диадоке обеспечивает следующие преимущества:

Данные регистрируются однократно и вносятся в электронный архив: нет дублей и путаницы.
Поиск по названию, дате или другим атрибутам и выгрузка нужного файла занимает минимум времени. Это упрощает подготовку отчетности для налоговой и других госорганов.
Многие компании уже работают в Диадоке, поэтому можно отправить приглашения контрагентам и сразу перейти с ними на ЭДО. Проверьте, кто из партнеров подключен к сервису.
Оперативное согласование и подписание ускорит оплату и отгрузку товаров, а отсутствие расхождений с контрагентами поможет своевременно получать вычеты по НДС.
Если в документе найдена ошибка, ее легко исправить. Документ не понадобится заново распечатывать и отправлять контрагенту.
Все действия с документами хранятся в протоколе. Можно узнать отправителя и получателя, через какие этапы согласований прошел документ, кто и когда ставил подпись.
Документы доступны из любой точки мира и в выходные, и в праздники. Найти и скачать нужный файл легко даже после окончания оплаченного периода.
К сервису можно бесплатно подключить неограниченное количество сотрудников организации и наделить их конкретными правами.

СКБ Контур, как оператор электронного документооборота, обеспечивает полное соответствие форматов документов текущему законодательству, а также гарантирует конфиденциальность данных. Сведения передаются по зашифрованным каналам, которые исключают шанс перехвата или подмены информации.

Подробнее о том, почему компании все чаще выбирают ЭДО, рассказывали эксперты Диадока на конференции DiadocDay 2022

Как бухгалтерии перейти на ЭДО

Переход компании на бухгалтерский электронный документооборот требует предварительной подготовки. Начать стоит с анализа текущих бизнес-процессов. Слабые места можно исправить при внедрении ЭДО.

Когда бизнес-процессы изучены, можно приступать к организации электронного документооборота.

Выбрать оператора ЭДО. СКБ Контур соответствует требованиям законодательства, входит в единый реестр операторов ЭДО и находится на первом месте в перечне ФНС.

Оформить сертификат ЭП. Руководителю и сотрудникам, а также ИП нужно получить сертификат ЭП. Руководитель организации или ИП оформляют подпись в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС, руководители и сотрудники бюджетных учреждений — в УЦ Федерального казначейства, финансовый рынок — в УЦ Банка России.

В связи с законодательными изменениями с 1 января 2023 года УЦ не выдают квалифицированные сертификаты сотрудников юрлиц. Возможно лишь их использование — до 31 августа 2024 года или до истечения их срока — действующих КЭП. Теперь сотрудники организаций могут получить ЭП физлиц. Оформить их можно в любом аккредитованном УЦ, например в УЦ Контура. Для того чтобы сотрудники могли подписывать документы от лица организации, вместе с ЭП применяется машиночитаемая доверенность. Ее можно создать в сервисе Контур.Доверенность или в реестре ФНС. Подробнее об изменениях рассказывали в статье.

Подключиться к сервису ЭДО. В Диадоке для этого достаточно отправить заявку. Затем менеджер позвонит вам, уточнит детали и расскажет все о том, как переходить на ЭДО. Также доступен тестовый ящик: в нем можно ознакомиться с функциональностью сервиса и даже обмениваться документами с компаниями. Пользователи могут оценить возможности Диадока и отправить любое количество документов в бесплатной демо-версии. Однако такие документы не будут обладать юридической силой.

Сообщить контрагентам о переходе на онлайн-документооборот. Это можно сделать с помощью телефонных звонков, e-mail-рассылки, официального уведомления. Тем контрагентам, которые уже пользуются ЭДО, лучше отправить приглашение напрямую в сервисе. Если компания подключена к Диадоку, потребуется только подтвердить готовность к обмену. Если партнер — клиент другого оператора ЭДО, может понадобиться настройка роуминга.

Узнайте, как найти контрагента и отправить ему приглашение в Диадоке, в этом видео

Для того, чтобы учет электронного документооборота занимал меньше времени и был удобнее, сервис ЭДО можно интегрировать с 1С или другой учетной системой компании. Бухгалтер будет работать в привычном интерфейсе, а информация о документах — подгружаться автоматически. Это сократит время на обработку и минимизирует влияние человеческого фактора.

С Диадоком бухгалтер сможет отслеживать статус документов онлайн, своевременно готовить отчетность, легко находить нужные документы в сервисе. ЭДО поможет структурировать даже большой объем документооборота, обеспечить сохранность данных и сделать процессы прозрачными.

Переходите на ЭДО с Диадоком