Как вести учёт на патенте в 2025 году: инструкция для ИП

Расскажем, как вести учёт так, чтобы избежать штрафов, пени и других проблем.

Элина Симцова Предприниматель, специалист по налогам и учету

Что такое патент и кому он подходит

Патентная система налогообложения (ПСН) — спецрежим для ИП на определенную деятельность.

Преимущества ПСН — простой учёт, нет бухгалтера, не надо сдавать декларацию, можно совмещать режимы. Есть несколько правил патентной системы:

• Патенты можно приобретать на несколько разных видов деятельности.
• При расчёте налога на патентную систему учитывают потенциальный доход, а не реальную прибыль.
• Сроки действия патента могут быть от 1 до 12 месяцев, а оплата производится частями: треть суммы в течение первых 90 дней, остаток — до конца срока.

Год онлайн-бухгалтерии для новых ИП

Если зарегистрировались в ФНС меньше 3 месяцев назад — бесплатно пользуйтесь Эльбой целый год

Забрать за 0 ₽

Перед покупкой патента проверьте, есть ли ваша деятельность в части 2 статьи 346.43 НК РФ. Регионы могут дополнять этот список по кодам ОКВЭД. Узнать о своей деятельности и рассчитать стоимость патента можно на сайте налоговой.

ОКВЭД и ОКВЭД‑2: что это, в чём разница

Режим ПСН может быть выгодным для разных сфер бизнеса: IT, розничная торговля, общепит, салон красоты, аренда недвижимости, ремонтные мастерские, ателье, репетиторство, услуги переводчика.

Но какие-то виды деятельности точно не подойдут. Например, психологическое консультирование не отвечает условиям ПСН, о чём мы рассказали в статье.

Другие ограничения использования патентной системы:

Количество работников — не более 15 человек (включая сотрудников по ГПХ).

Площадь торгового зала или зала обслуживания — не более 150 м² (могут быть более строгие ограничения на уровне регионов).

Совокупный доход — не более 60 млн рублей (с учётом доходов текущего и предыдущего года).

Также не получится патент предпринимателям с оптовой торговлей, ценными бумагами, банковскими и финансовыми услугами, а также если бизнес создан по договору простого товарищества или доверительного управления.

При работе на ПСН важно сохранять всю первичку, соблюдать сроки оплаты патента, контролировать доходы и количество сотрудников в пределах установленных лимитов.

Эльба поможет с первичкой

Готовьте любые документы по сделке за пару минут в Эльбе. Для новых ИП год бесплатно

Создать документ

Бизнесу стоит обратить внимание на возможность совмещать патент с другими режимами, но перед этим надо рассчитать экономический эффект добавления ПСН.

В целом, с помощью патента можно упростить налоговый учёт и сосредоточится на развитии своего дела — главное, чтобы дело отвечало всем требованиям ПСН.

Как вести книгу учёта доходов на патенте

Основное правило применения режима — выручка ИП не должна превышать 60 млн рублей, и чтобы её контролировать, предприниматели ведут книгу учёта доходов (КУД).

Принципы ведения КУД:

• Новая книга на каждый период. При сроке действия патента один год — информацию вносят в КУД за этот период. Если патент выдан на шесть месяцев — учёт ведут в течение этого срока. При получении нового патента — заводят новую книгу учёта.
• Записи ведут в хронологическом порядке.
• Отражают все поступления денег. И реквизиты документов, которые подтверждают приход средств. Например, после закрытия смены владелец магазина записывает в КУД сумму, а в поле документы — дату и номер z-отчёта кассы.
• Валютные поступления учитывают вместе с рублёвыми. Доход пересчитывают по курсу ЦБ на дату получения.
• Доход в натуральной форме тоже учитывают. Сумму определяют по рыночным ценам, а правила расчёта содержит ст. 105.3 НК РФ.
• Предоплата записывается датой, когда деньги были получены. Если ИП возвращает покупателю аванс, то на эту сумму уменьшают доходы налогового периода.

Учитывать доходы можно в бумажном и электронном варианте. Цифровую версию потом надо распечатать, прошить и пронумеровать.

КУД на ПСН хранят 5 лет со дня завершения действия патента или налогового периода. Если у предпринимателя не будет книги учёта, то можно получить штраф по ст. 120 НК РФ.

С 1 марта 2025 года вступили в силу поправки в закон о ККТ

Как заполнить книгу учёта доходов для ИП на патенте

Правила заполнения содержит приложение № 6 к приказу ФНС от 7 ноября 2023 года № ЕА-7-3/816@. Бланк можно скачать здесь.

КУДиР в Эльбе

Эльба сформирует и заполнит КУД/КУДиР. Все возможности сервиса 30 дней бесплатно

Попробовать бесплатно

Книга состоит из титульного листа и сводной таблицы с информацией о доходах.

В титульном листе нужно указать:

• ФИО предпринимателя.
• ИНН.
• Адрес регистрации.
• Данные о патенте.
• Расчётные счета и банки ИП.
• Коды ОКПО и ОКАТО.

В таблице доходов есть четыре графы для заполнения:

Первая графа. Проставьте порядковый номер строки с данными о доходе.

Вторая графа. Укажите данные первичного документа, подтверждающего доход (платёжки, чеки, z-отчёты, БСО). Если доход в натуральной форме, то добавьте акт приёмки или соглашение о взаимозачёте.

Третья графа. Напишите суть операции. Например, получена оплата за разработку сайта для компании X.

Четвёртая графа. Укажите доход в рублях. После завершения периода или срока патента указывают общую сумму прибыли.

На последней странице отмечают количество страниц, ставят подпись и печать (при наличии). Это касается как распечатанной книги, так и электронного варианта.

В Эльбе книга учёта доходов и расходов заполняется автоматически.Безналичные и наличные платежи будут попадать в сервис автоматически, так как в Эльбе есть интеграция с банками, кассами, маркетплейсами и ФНС.

Как исправлять ошибки в книге учёта доходов на патенте

В электронной версии книги можно вносить изменения в любой момент до печати. Документ распечатывают после проверки всех страниц.

Чтобы исправить число, слово или предложение в бумажном варианте, нужно зачеркнуть исправление ручкой. Затем внести правильные данные на свободном месте так, чтобы сохранить хронологию.

Все правки должны быть обоснованы, а рядом предприниматель ставит подпись и дату внесения корректировок.

Нужно ли сдавать книгу учёта доходов в налоговую

Сдавать книгу учёта доходов на патентной системе налогообложения в ФНС в обязательном порядке не нужно. Только по требованию инспекции, поэтому её обязаны хранить 5 лет. За непредставление или неправильное заполнение книги может быть наложен штраф.

Штрафы за неправильное ведение учёта на патенте

Оштрафовать могут как по налоговому, так и по административному законодательству.

• За отсутствие учёта налогоплательщик может получить штраф: 10 000 рублей по п. 1–2 ст. 120 НК РФ. При повторном нарушении — до 30 000 рублей.
• Отсутствие декларации на ПСН не освобождает от страховых взносов ИП за себя и за сотрудников, поэтому важно не пропускать платежи.
• Административная ответственность за нарушения в режиме ПСН возможна по ст. 15.11 КоАП РФ, в виде штрафа от 5 000 до 10 000 рублей.

Также стоит учитывать, что несоблюдение правил ведения учёта приведёт к доначислению налога и пеням. Определить точные размеры неприятностей можно, обратившись за разбором ситуации к специалисту по налоговым рискам.

Что будет, если не платить налоги

Совмещение ПСН с другими системами налогообложения

В 2025 году предприниматели могут совмещать налоговые системы для разных направлений бизнеса.

ПСН можно применять вместе с УСН, ОСНО и ЕСХН, и вот некоторые нюансы совмещения:

Раздельный учёт доходов и расходов. Если ИП использует одновременно два режима, то учёт должен быть по каждому отдельно.

Ограничения по доходам. Например, ИП, чей совокупный доход от патента и УСН за прошлый год превысил 60 миллионов рублей, больше не смогут работать по патенту.

Ограничения по деятельности. УСН и ПСН нельзя применять для одной и той же деятельности и на одной территории.

Доходы ЕСХН не влияют. Но для применения ЕСХН доля доходов от сельхозпродукции должна быть не менее 70% от общего объёма доходов обоих режимов.

Ведите учёт без бухгалтера

Эльба поможет заплатить налоги и взносы, сдать отчёты. Для новых ИП — 1 год Эльбы бесплатно

Попробовать бесплатно

Предприниматели редко совмещают ОСНО и ПСН, но если так решили, то лимит составляет также 60 миллионов рублей, а имущество и прибыль учитываются раздельно для каждой системы налогообложения.

Бизнес-процесс: что это, виды, управление и автоматизация

Сервис для ведения учёта на патенте

Эльба поможет предпринимателям с несколькими видами деятельности и разными налоговыми режимами:

• Автоматизирует учёт налогов и страховых взносов.
• Сформирует КУД и КУДиР.
• Напомнит об оплате патента и других платежей.
• Заполнит реквизиты без ошибок.
• Сохранит первичку.
• Возьмёт под контроль лимиты по доходам, сотрудникам и срокам патента.
• Синхронизируется с банком, кассой, маркетплейсами и ЕНС.

Простой интерфейс, техподдержка 24/7, обучение и полезные статьи. Сервис регулярно обновляется с учётом изменений в законах, избавляя предпринимателя от ручных корректировок.

Эльба доступна онлайн и в мобильном приложении. Учёт можно вести в любое время и в любом месте. Данные надёжно защищены и регулярно резервируются — риск потери информации исключён.