Регистрируем гостей в отеле — Контур.Отель — СКБ Контур

Регистрируем гостей в отеле

Гость, переступивший порог отеля, мечтает отдохнуть после долгой дороги. Переодеться, выпить кофе, принять душ. Что угодно, но не заполнять договоры и формуляры! Да, можно свести к минимуму регистрацию при заселении. Но полностью избежать ее не удастся. Разберемся, зачем нужна регистрация в отеле и какие правила необходимо соблюдать.

Зачем нужна регистрация гостей в отеле?

  1. Чтобы соблюдать закон. Правила регистрации и снятия с учета (граждан РФ и иностранцев) четко определяют, где требуется временная регистрация: местом пребывания они называют любое временное жилище — гостиницу, санаторий, дом отдыха, пансионат, кемпинг, турбазу (а также другие места, не связанные с отельной сферой).
  2. Чтобы всегда знать, сколько гостей проживает в отеле. Отельные менеджеры переносят данные из бронирования, анкет или договоров в базы данных. Сотрудники не будут делать это «примерно» или «на глазок». Поэтому у вас каждое утро появляются самые точные сведения о том, сколько завтраков необходимо приготовить и какое количество чистого белья запланировать.
  3. Чтобы видеть доступные номера. Когда вы видите, сколько людей сейчас живет в отеле, вы сразу видите и пустые комнаты. С этой информацией можно работать: дать дополнительную рекламу на горящие предложения, согласовать заселение большой группы или сменить позиционирование на «тихий малолюдный отель».
  4. Чтобы анализировать продажи и аудиторию. Регистрация дает объективную информацию, на которую не влияет человеческий фактор. Помимо количества и сезонности, можно изучить возраст, происхождение, семейный статус, а также как долго остаются у вас гости и даже возвращаются ли повторно. Вуаля — маркетинговое исследование готово, причем бесплатно — вы лишь выполняли требования закона!

Плюсы и минусы регистрации гостей

Избежать регистрации не получится. Но можно попробовать хотя бы минимизировать затраты и усилить преимущества.

Преимущества Недостатки
Вы исполняете закон и чисты перед МВД. Вы должны зарегистрировать гостя в любое время суток. Это влечет дополнительные расходы и сложности. Например, если вы отчитываетесь на бумаге, то надо освободить сотрудника от его прямых задач и отправить в отделение МВД.
Вы можете анализировать аудиторию благодаря собранным и обработанным сведениям о ваших гостях. Нужно отслеживать изменения в законах и знать все нюансы. Впрочем, с сервисом Контур.Отель вы не вспомните про этот недостаток — электронная служба сделает всё за вас.
Вы всегда знаете, сколько у вас гостей и как долго они планируют оставаться в отеле. Вы должны сделать процесс регистрации как можно более незаметным для гостя. Многие отели вводят нормативы: например, не больше трех минут на индивидуального путешественника по брони и не более 15 минут на группу.

Основные правила регистрации гостей в отеле

Регистрация гостей в отеле проходит согласно установленным правилам.  Собственникам отелей обязательно нужно следить за изменениями — мало ли какие нюансы введут. Это хлопотно и можно случайно упустить что-то важное. На помощь приходит сервис Контур.Отель: мы отслеживаем все обновления в законах и других нормативах, чтобы вы могли заниматься бизнесом, а не бюрократией.

Россияне и иностранцы регистрируются по-разному. Посмотрим, какие шаги нужно предпринять в каждом случае.

Для граждан России

Шаг 1. Проверяем документы. Отель может принять только одно из этих удостоверений:

  • паспорт гражданина РФ;
  • свидетельство о рождении для детей до 14 лет;
  • загранпаспорт;
  • временное удостоверение личности;
  • паспорт гражданина СССР (действительный).

Всё. В законе прописаны конкретные виды документов, и среди них нет водительского и военного удостоверений или студенческого билета.
Кстати, с временным удостоверением тоже есть нюансы: оно упоминается не во всех нормативах, поэтому при электронной подаче часто приходят отказы. В этом случае придется отнести в МВД бумажную анкету.

Шаг 2. Заполняем анкету о приезде.

Бумажную анкету нужно заполнить в двух экземплярах: один — в течение суток предоставить в МВД, второй — архивировать у себя.

Электронную анкету можно отправить через Контур.Отель, не покидая рабочего места и в любое время суток. Данные сохранятся на сервере, их можно в любое время выгрузить себе и проанализировать.

Важно! Можно не ставить на учет в МВД человека, который путешествует внутри одного субъекта. Например, житель Нижнего Тагила может оставаться в отелях Екатеринбурга без регистрации до 90 суток, ведь оба города — в Свердловской области. На 91-й день он всё-таки должен встать на учет.

Шаг 3. Заполняем анкету об отъезде.

Это такая же анкета, только она сообщает об отъезде. Она подается тоже в течение суток — обычно в электронном виде, а на бумаге — только если дата выезда отличается от заявленной.

Для иностранных граждан

Шаг 1. Проверяем документы. Для регистрации нужны все эти документы:

  • паспорт страны происхождения — национальный или заграничный;
  • миграционная карта (не всегда);
  • виза (не всегда).

Шаг 2. Заполняем уведомление о прибытии.

На регистрацию иностранца дается рабочий день, следующий за днем прибытия. А снять с регистрации можно только до 12 часов дня следующего рабочего дня. Иначе — штраф. В общем, мы рекомендуем электронную форму уведомления — так будет зафиксировано время отправки данных. С бумажным уведомлением велик риск не попасть на прием к инспектору и нарушить сроки. 

Шаг 3. Заполняем уведомление об убытии.

Кстати, о штрафах

За несвоевременную регистрацию гостей предусмотрены штрафы по статьям 18.9, 19.7, 19.15.1 и 19.15.2 КоАП РФ. Самый максимальный — до 750 тыс. рублей. Словом, лучше не нарушать.

Заключение

К рутинной регистрации постояльцев можно относиться по-разному, но выполнять ее придется всё равно. Почему бы не извлечь для себя как можно больше пользы из этого. В иных обстоятельствах далеко не каждый гость стал бы делиться подробностями своей жизни. Но и его обязывает закон. А в результате этот же закон позволяет нам лучше узнать свою аудиторию.