Как вести учет иностранных граждан в гостинице

Иностранцы приезжают в Россию, чтобы отдохнуть и полюбоваться достопримечательностями, а также в поисках перспективной работы. Однако гостинице недостаточно доброжелательно встретить гостя и с комфортом разместить. Если не оформить его по всем правилам, отелю может грозить большой штраф. Рассказываем о правилах постановки интуристов на учет в МВД и необходимых для этого документах.

Наталья Расторгуева Эксперт в области миграционного и регистрационного учета

Ставьте гостей на учет через интернет без ошибок и с первого раза с помощью сервиса Контур.Отель

Оставить заявку

Соблюдайте срок регистрации иностранца

Обязанность уведомить власти о прибытии гостя лежит на отеле. Это требование устанавливает Федеральный закон от 18.07.2006 № 109-ФЗ (ред. от 31.07.2025) «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации». Если оно нарушено, гостинице грозит штраф до 500 тыс. рублей (ст. 18.9 ч. 4 КоАП РФ).

Поэтому не тяните: поставить на учет гостя из-за границы необходимо в течение следующего рабочего дня после того, как он прибыл в гостиницу. А чтобы снять с учета, времени дается еще меньше — это нужно сделать не позднее 12:00 рабочего дня после отъезда гостя.

У вас есть выбор: подать уведомление в МВД в письменном виде или в электронном. Учитывая сжатые сроки, логичнее выбрать второй вариант, тем более так время отправки будет зафиксировано. В Контур.Отеле достаточно один раз внести паспортные данные гостя в сервис, и затем при подготовке уведомления в МВД можно будет подставить эти сведения автоматически.

Проверьте гостя по спискам РКЛ

С 5 февраля 2025 года все гостиницы обязаны проверять иностранных гостей по реестру контролируемых лиц (РКЛ). В РКЛ заносятся иностранцы нарушители, например, у которых закончился срок пребывания в РФ или аннулировали разрешение на работу, патент или документы на проживание в РФ. За оказание услуг иностранцу-нарушителю предусмотрен штраф по ст. 18.9 ч.3 КоАП РФ. Иностранцам из РКЛ запрещено менять место пребывания, поэтому они не могут свободно путешествовать по стране.

Все объекты размещения, использующие систему управления отелем «Контур.Отель» или блок «Регистрация сведений в МВД» в Контур.Отеле, могут проверять гостей по реестру контролируемых лиц автоматически. Им не нужно делать отдельную проверку в РКЛ на сайте МВД.

Проверка осуществляется в тот момент, когда в уведомлении о прибытии иностранца оказываются введенными следующие реквизиты:

• ФИО
• Дата рождения
• Серия и номера документа, удостоверяющего личность, и дата выдачи.

Соберите все документы для постановки на учет

В пп. 26, 28-28.4 Постановления Правительства РФ от 15.01.2007 № 9 (ред. от 28.10.2022) «О порядке осуществления миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» прописаны следующие документы, сканы или копии которых нужно приложить к уведомлению в МВД:

• действительный паспорт иностранного гражданина;
• миграционная карта;
• виза.

Однако по каждому из этих пунктов есть нюансы. Остановимся подробнее на том, в каких случаях часть документов у иностранных граждан может отсутствовать и какие дополнительные документы тогда нужны.

Вместо паспорта гость может предъявить иной документ, если:

• его страна заключила с Россией соглашение о взаимных поездках и указала в нем другие дополнительные документы. Например, граждане Казахстана, Киргизии могут приехать в РФ по внутренним документам (ID-карточке);

• иностранец является беженцем. В этом случае его паспорт хранится в МВД. А в отеле он предъявляет свидетельство о предоставлении временного убежища или удостоверение беженца. В 2022 году гражданам Украины разрешили оставлять паспорт у себя. Поэтому в гостиницах они могут предъявить один из двух документов на выбор — паспорт или свидетельство;

• гость имеет статус лица без гражданства (ЛБГ). В отеле он должен предоставить разрешение на временное проживание ЛБГ, либо вид на жительство ЛБГ, либо временное удостоверение ЛБГ.

Без миграционной карты иностранцу разрешена регистрация, если:

• это глава государства, член правительственных делегаций, комитетов, международных организаций, дипломат, член экипажа самолета или поезда;

• гость является гражданином Беларуси;

• он гражданин Армении, Казахстана, Киргизии. Однако в этом случае его срок пребывания в Российской Федерации ограничен 30 сутками, и у приезжего должен быть заграничный паспорт;

• иностранец имеет статус временно или постоянно проживающего в РФ. Миграционная карта у него скорее всего есть, но хранить и предъявлять ее он не обязан;

• это ребенок иностранного гражданина, но рожденный на территории России и не покидавший ее территорию до возраста 1 года.

Виза не нужна иностранному гостю, если:

• он приехал из следующих стран: Армении, Азербайджана, Беларуси, Грузии, Казахстана, Кыргызстана, Молдавии, Украины, Таджикистана, Узбекистана. Правда, есть ограничение по сроку пребывания в РФ — 90 суток в календарный год. Обратите внимание. С 1 января идет истечение новых 90 суток, вне зависимости от даты пересечения границы. Его можно продлить в МВД без оформления визы. Для этого иностранцу необходимо пройти дактилоскопическую регистрацию, фотографирование в МВД и медицинское освидетельствование, получить зеленую карту. Исключения: граждане Беларуси, должностные лица международных (межгосударственных, межправительственных) организаций, дети до 6 лет и беженцы. Также иностранцам необходимо предоставить в МВД документы для продления: например, трудовой договор (для граждан из Казахстана, Киргизии, Армении, Беларуси). Если у иностранца есть патент и квитанции об оплате, штамп продления в миграционную карту не ставят, но иностранец все равно должен предоставить в МВД уведомление  и копию трудового договора (для жителей из Таджикистана, Азербайджана, Узбекистана, Грузии, Украины или Молдавии);

• между Россией и страной, откуда прибыл турист, заключено соглашение о краткосрочных безвизовых поездках. Либо в соглашениях о взаимных поездках прописан безвизовый въезд для иностранных дипломатических сотрудников. Чаще всего в этих случаях обозначен срок, сколько гость может находиться в России без визы: например, 14 дней (Гонконг, Науру), 30 дней (Монголия, Сербия), 3 месяца (Израиль, Бразилия, Аргентина и т.д.). Информацию о соглашениях и краткосрочных безвизовых поездках можно посмотреть на сайте МИДа;

• иностранец находится в составе группы и прибыл из страны, с которой у России есть соглашение о взаимных безвизовых туристических поездках. Например, такая договоренность есть с Китаем и Ираном. Однако если гость путешествует один или прибыл в командировку, то виза потребуется;

• у гостя есть бизнес-карта АТЭС с отметкой «RUS» — в этом случае она заменяет визу. При постановке на учет обязательно отправьте в МВД ее копию;

• если иностранный гражданин приехал с белорусской визой, то с января 2025 года российская виза не нужна, так как  теперь действует Соглашение между РФ и РБ о взаимном признании виз.

Учтите опасный момент, чтобы избежать штрафа

Повысить заполняемость отеля за счет интеграции с 36 площадками и легким управлением тарифами

Попробовать бесплатно

Гостиница обязана поставить на учет каждого иностранного гостя — не важно, есть у него регистрация в другом месте или нет.

Согласно пункту 1.1 статьи 23 109-ФЗ при заселении в отель у иностранца сохраняется регистрация, оформленная в другом месте (но не в отеле или другой организации, оказывающей гостиничные услуги). Однако по факту программа МВД при получении нового адреса пребывания часто автоматически снимает иностранцев с учета. Поэтому гости просят не ставить их на учет в отеле, чтобы не потерять первую регистрацию. Но гостинице необходимо поставить гостей на учет, иначе ей придется платить штраф.

С 1 сентября 2025 года по 1 сентября 2029 года на территории Москвы и Московской области проходит эксперимент по внедрению нового механизма учета иностранцев.

При этом, гостиницы и иные средства размещения, расположенные на территории Москвы и Московской области, в период проведения эксперимента не освобождены от обязанности уведомлять территориальные органы МВД России о прибытии иностранных граждан в течение 1 рабочего дня, следующего за днем прибытия, и об убытии — не позднее 12 часов рабочего дня, следующего за днем убытия.

Вышеуказанные уведомления администрации гостиниц и иных средств размещения представляют в территориальный орган МВД России лично в бумажной или в электронной форме.

Неисполнение обязанностей в связи с осуществлением миграционного учета влечет наложение административного штрафа на должностных лиц — от 40 000 до 50 000 рублей и на юридических — от 400 000 до 500 000 рублей.

Введенная с 1 сентября 2025 года госпошлина за постановку на миграционный учет — 500 рублей не распространяется на гостиницы и иные средства размещения (п. 7 статьи 333.29 НК), за исключением случаев, когда иностранные граждане и лица без гражданства осуществляют трудовую деятельность в указанных организациях.