Международный производитель светильников Maytoni внедрил КЭДО и ускорил документооборот с каждым сотрудником с месяцев до 10 минут.

Производитель интерьерных светильников немецкого бренда Maytoni работает в России с 2011 года. Продукция компании представлена более чем в 38 странах и продается на рынках Европы, Ближнего Востока и СНГ. По миру представлено свыше 300 салонов партнеров. Специфика российской компании — наличие обособленных подразделений. Склад расположен в Московской области, множество точек — по всей стране. Вдобавок сотрудники могут работать удаленно. В будущем в Maytoni планируют перевести на кадровый электронный документооборот (КЭДО) всех работников. На старте проекта подключили 250 человек.

Предпосылки внедрения КЭДО

У Maytoni разветвленная сеть офисов и гибридный режим работы. Это конкурентное преимущество в борьбе за кандидатов, но усложняет документооборот с сотрудниками. КЭДО был необходим для структурированной работы.

Поэтому кадровый ЭДО в компании был внедрен еще в 2021 году. Это была собственная разработка на базе 1С. Но после того как 1 марта 2023 года вступил в силу Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н о единых требованиях к электронным документам, оформляемым без дублирования на бумажном носителе, потребовались изменения. Свое решение КЭДО не позволяло соблюдать новые правила оформления и хранения документов.

Выбор сервиса

При выборе нового решения КЭДО в Maytoni опирались на успешный опыт использования сервисов Контура — документооборот с контрагентами компания ведет в Диадоке.

Этапы внедрения

Перед началом интеграции Контур предоставил ИТ-специалистам компании пробный доступ к личному кабинету. В течение суток в тестовую 1С внедрили модуль кадрового ЭДО и проверили его работу. Как только эксперимент был завершен, процессы перенесли в основную версию КЭДО.

Внедрение кадрового ЭДО совпало с летним периодом, поэтому сотрудников подключали к КЭДО в момент оформления отпусков. На внутренних ресурсах компании опубликовали новость с видеоинструкцией от Контура, что упростило задачу.

Большинство сотрудников имело электронные подписи (ЭП) на токенах. Если срок действия ЭП заканчивался, работникам оформляли неквалифицированные электронные подписи.

Переход на КЭДО начали с оформления отпусков — тестирование этого процесса длилось около 10 дней. Затем в электронный вид были переведены и другие кадровые документы: заявления и приказы, дополнительные соглашения, переводы и изменения условий трудового договора.

Реакция сотрудников

Часть работников Maytoni восприняла нововведения с энтузиазмом, другая — до последнего хотела работать «по старинке». Таким сотрудникам непросто дался и предыдущий опыт с собственным решением для КЭДО.

Общая реакция работников — положительная. Для того, чтобы облегчить переходный период и упростить подключение новых сотрудников, в Maytoni создали специальный раздел в CRM-системе компании. Там собраны все инструкции, рекомендации, часто задаваемые вопросы о КЭДО и ответы на них.

Сложности внедрения

В целом сложностей не возникло: помогли заинтересованность руководства и кадровых специалистов, предыдущий опыт в системе КЭДО собственной разработки и помощь экспертов Контура в организации процессов и решении небольших технических вопросов.

Самой трудной задачей стала работа с коллективом. При подготовке проекта внедрения не заложили время на то, чтобы помочь 250 сотрудникам с переходом на новую систему КЭДО. Многие хотели персональной поддержки в этом вопросе.

Как КЭДО работает в Maytoni

Основной массив кадровых документов в компании связан с отпусками, командировками и перемещениями, вызванными дополнительными соглашениями к трудовым договорам. Оформление любого документа в КЭДО происходит по такой схеме:

1. Кадровый специалист создает документ.
2. Кадровик или другое уполномоченное лицо подписывает документ со стороны компании.
3. Сотрудник получает оповещение в личном кабинете и подписывает документ.

Это занимает минимум времени, удобно для всех участников процесса и гарантирует сохранность данных.

На КЭДО в Maytoni переведено максимальное количество сотрудников c доступом к компьютеру, даже часть складского персонала. В планах — создать на складе свободные рабочие места для того, чтобы грузчики, комплектовщики и другие работники склада могли зайти под своим логином, паролем и подписать необходимые документы. В обозримом будущем кадровый электронный документооборот в компании будет организован с каждым сотрудником.

Результаты

С внедрением КЭДО кадровые процессы в Maytoni ускорились в разы. Прежде весь цикл — от создания документа до подписания — мог занимать месяцы. Кадровику приходилось быть в постоянном контакте с сотрудниками из разных регионов. Часто документы, отправленные на подпись, не возвращались.

Сейчас на документооборот с каждым работником уходит в среднем 10 минут. При этом документы не теряются, не портятся и хранятся в том виде, в котором должны согласно законодательству.

Кроме того, раньше кадровым документооборотом компании занимались два специалиста. Теперь благодаря КЭДО с немалым объемом работы справляется один — ставку второго сотрудника убрали.

Комментарий

Софья Морозова
Директор департамента по управлению персоналом

У меня очень много сообщений от сотрудников о том, как же стало легко. Теперь все в интернете, документы можно просмотреть и подписать с телефона, не нужно подключаться к удаленному рабочему столу бесконечное количество раз. Команде нравится и быстрый отклик от экспертов Контура. Это ценно.

Главное — принять само решение о переходе на кадровый электронный документооборот. А дальше все элементарно, даже думать не надо — просто следовать инструкциям и опыту компаний, которые уже прошли по этому пути. КЭДО будет вашим конкурентным преимуществом на рынке подбора.