Документооборот с исполнителями гражданско-правовых договоров (ГПХ) с конца 2022 года проходит на 100% с применением электронного подписания с обеих сторон.

Описание проекта

Создание системы электронного кадрового документооборота в НИУ ВШЭ началось по инициативе Управления персонала в 2019 году, когда впервые были применены простые электронные подписи (ПЭП), проведены работы по переводу документов и процессов в электронный вид. В результате в 2020 году была автоматизирована часть сквозных процессов Управления персонала и Дирекции по информационным технологиям.

А в 2021 году НИУ ВШЭ подключился к участию в эксперименте Минтруда РФ по апробации механизма ведения работодателем кадровых документов в электронном виде.

На основе положительных результатов эксперимента в 2022 году стартовал процесс реализации ЭДО для всех работников учебного заведения. Были оптимизированы и централизованы сквозные кадровые процессы:

• оформление приема на работу,
• изменение условий трудового договора,
• увольнение по инициативе работника,
• награждение работников,
• предоставление и перенос отпуска,
• планирование ежегодных графиков отпусков,
• сбор и утверждение табеля учета рабочего времени,
• оформление командировок.

Результаты 2023 года:

• 100% кадровых заявлений оформляются и согласовываются электронно в системе электронного документооборота (СЭД).
• Документооборот с исполнителями гражданско-правовых договоров (ГПХ) с конца 2022 года проходит на 100% с применением электронного подписания с обеих сторон.
• 100% служебных записок согласуются и подписываются посредством ЭДО.
• Реализована интеграция системы электронного документооборота НИУ ВШЭ и Контура для предоставления работникам и контрагентам усиленных неквалифицированных электронных подписей.
• Оперативное внедрение УНЭП среди работников вуза.

Финансово-экономические результаты проекта ежегодно — это:

• Сохранение около 300 деревьев.
• Экономия более 30 тыс. человеко-часов за счет возможности дистанционного оформления документов. При условной стоимости часа рабочего времени, например 1000 рублей, это экономия 30 млн рублей.

История внедрения ЭДО и интеграционное решение

При внедрении КЭДО основным вызовом стали сроки, установленные руководством. Например, переход на 100% переключение исполнителей по гражданско-правовым договорам был сделан менее чем за три месяца. Провести внедрение в срок получилось благодаря проектному подходу, высокой мотивации, квалификации и слаженности работы.

Для того чтобы работники и исполнители работ по договорам ГПХ смогли как можно комфортнее перейти на КЭДО, были разработаны обучающие материалы, проведено обучение, организована техническая и консультационная поддержка.

Тем не менее коллектив университета не останавливается на достигнутом, и сейчас в процессе подключение остальных кадровых и других документов в ЭДО, а также обеспечение всех работников УНЭП.