Сеть аптек Гармония здоровья с помощью КЭДО сократила срок согласования документов с 1 месяца до 3 дней

Фармацевтическая компания «Гармония здоровья» — это межрегиональная сеть, включающая в себя более 400 аптек по всей России: от Крыма до Якутии. В штате работают более 2000 сотрудников. На рынке с 2012 года. 

У организации 15 филиалов и аптеки, расположенные в разных городах, поселках и деревнях далеко от главного офиса в Красноярске. Из-за такой сложной структуры в компании задумались о внедрении кадрового электронного документооборота. Нужно было улучшить взаимодействие между филиалами, удаленными аптеками и главным офисом в Красноярске. 

Предпосылки внедрения КЭДО

Коммуникации с сотрудниками в разветвленной сети стали настоящим вызовом для руководства компании. Основные трудности были такими:

• Работники аптек часто не могли добраться до офиса, чтобы подписать важные документы, например договор о коллективной материальной ответственности или приказ об отпуске.
• Руководители компании и представители филиалов редко посещали удаленные аптеки, что осложняло контроль.
• Всю документацию вели на бумаге, это требовало постоянного сканирования, отправки документов курьером и долгого подтверждения подписей.
• Обмен документами затягивался на дни, а иногда и месяцы.

Руководство компании приняло решение перевести кадровый документооборот в электронный вид.

Почему выбрали сервис Контура

Сеть аптек уже давно работает с Контуром: для сдачи электронной бухгалтерской отчетности и ведения учета используют Экстерн, а для электронного документооборота с контрагентами — Диадок. Руководство и сотрудники компании остаются довольными результатами. Для внедрения КЭДО решили не искать другие варианты, продолжить сотрудничество с интегратором и успешно вести весь документооборот в пределах одной экосистемы для бизнеса. 

Этапы внедрения

Предложение о переходе на КЭДО поступило от представителей бухгалтерии и финансового директора с учетом их успешного опыта взаимодействия с Контуром. Его поддержали и IT-специалисты, которые тесно сотрудничают с экспертами интегратора.

Подготовка к внедрению началась с назначения руководителя проекта, составления плана и графика перехода. Срок для окончательного перехода на КЭДО был определен так: через семь месяцев планировали поэтапно внедрить систему в каждый филиал компании и в каждую аптеку. 

Основные этапы перехода были такими: 

Подготовка и утверждение локальных нормативных актов, которые узаконили перевод кадровых документов в электронный вид. 

Получение согласий от сотрудников. Если сотрудник не согласен, обмен кадровыми документами с ним продолжается на бумаге.

Обучение сотрудников и приглашение их в сервис. Все работники прошли обучение работе в сервисе, что помогло им уверенно обращаться с новыми инструментами и процессами, устранив возможные сомнения и страхи.

Настройка маршрутов документов. С их помощью каждый документ попадает на подпись к нужному специалисту в установленный срок.

Масштабирование КЭДО на всех сотрудников. Этот этап продолжается — практически весь коллектив активно использует КЭДО, а возвращение к бумажным документам в компании уже не рассматривают.

Страхи сотрудников и их преодоление

Большинство работников восприняли КЭДО позитивно, особенно потому, что теперь им не нужно тратить время на поездки в офис для подписания документов. Молодые сотрудники быстро влились в работу с сервисом, а старшему поколению понадобилось немного больше времени на адаптацию. Практически все смогли справиться с изменениями, и лишь немногие столкнулись с трудностями. В основном проблемы возникали из-за устаревших мобильных телефонов, которые использовали некоторые работники. 

Обучение от специалистов Контура сыграло важную роль в преодолении трудностей и опасений сотрудников сети. Оно позволило им получить ответы на свои вопросы и увидеть, как работает система. Личные встречи с сотрудниками помогли развеять оставшиеся сомнения и показать удобство сервиса КЭДО.

Результаты

На сегодняшний день перевод большинства бизнес-процессов и типов документов в КЭДО завершен. На обмен кадровыми документами онлайн перешли практически все подразделения и аптеки, а это более 80% сотрудников. Осталось перевести только два филиала в Красноярске. В компании уже подготовили все локальные нормативные акты и обучили сотрудников. Завершить переход на кадровый электронный документооборот планируют до конца 2024 года. 

Благодаря КЭДО подписание и согласование кадровых и внутренних документов происходит за пару минут. Оригиналы документов в порядке, все подписи проставлены и проверены. Сотрудникам больше не нужно приезжать в офис издалека, чтобы просто поставить подпись. Они не сканируют и не отправляют документы в удаленные подразделения, тем самым экономят время и средства на услугах курьерской доставки. 

Останавливаться на кадровых документах в компании не планируют: в цифровой формат будут переводить подписание кассовых книг, товарных отчетов, товарно-транспортных документов, а также договоров о коллективной материальной ответственности. Все локальные нормативные акты тоже рассчитывают оформлять в сервисе КЭДО. Это сократит время не только на подписание таких документов, но и на ознакомление с ними сотрудников. Содержать бумажный архив больше нет необходимости, а найти документ легко можно по специальным фильтрам.

Анна Протасова
Руководитель службы кадрового делопроизводства

Подготовка — ключевой фактор успеха в вопросе перевода кадрового документооборота в онлайн. Для плавного и безболезненного перехода на КЭДО я рекомендую заранее подготовить сотрудников. Это очень важно. Проведите обучение работе в сервисе, чтобы сотрудники поняли его преимущества, задавали вопросы и не боялись нововведений. Специалисты Контур.КЭДО нам в этом очень помогли. Мы начали с небольших групп, а затем постепенно подключили всю компанию.