Фармацевтическая компания РОМФАРМА перевела всех сотрудников на КЭДО и ускорила подписание документов с нескольких месяцев до 1‑2 дней

Фармацевтическая компания РОМФАРМА уже 25 лет занимается оптовой торговлей лекарственными препаратами для лечения глазных болезней и хондропротекторами для опорно-двигательной системы.

РОМФАРМА представлена во множестве городов по всей России — от Дальнего Востока до Калининграда. У компании нет филиалов: около 200 сотрудников работают дистанционно. Отдел персонала, состоящий из двух сотрудников, находится в головном офисе в Москве.

Предпосылки внедрения КЭДО

Вопрос перехода на кадровый электронный документооборот в компании был поднят еще в 2020 году в связи с пандемией коронавируса. Наладить процессы в удаленном режиме было сложно, а работа не стояла: сотрудники увольнялись, нанимались, уходили в отпуск. Тогда переход на КЭДО остался только на уровне разговоров.

Решающим стал случай, когда пожар в бизнес-центре в 2022 году уничтожил всю бумажную документацию компании. В процессе восстановления генеральный директор принял решение все-таки перевести всю кадровую работу в электронный вид. Значимыми аргументами стали экономия бумаги, времени, средств.

Выбор сервиса

Несколько отделов РОМФАРМА — бухгалтерия, складской и коммерческий отделы — уже успешно работали с продуктами Контура. По их совету кадровые специалисты присмотрелись к сервису Контур.КЭДО, изучили информацию, обратились в компанию, получили дополнительные материалы.

По сравнению с другими предложениями на рынке сервис от Контура выглядел понятнее и проще. Поэтому выбрали его.

Этапы внедрения КЭДО

Переход на кадровый электронный документооборот в феврале 2023 года. Он складывался из следующих этапов:

1. Выбор документов, которые будут переведены в электронный вид.
2. Издание положения о внедрении КЭДО.
3. Ознакомление всех сотрудников с положением.
4. Сбор согласий с работников на передачу персональных данных.
5. Постепенный перевод на КЭДО сотрудников из разных регионов.

Весь процесс занял четыре месяца. Сначала в электронный вид были переведены приказы на отпуска, командировки, некоторые заявления. Чуть позже в КЭДО перешли почти все кадровые документы и процессы.

В бумажном виде остались только те документы, которые нельзя переводить в электронный вид по законодательству, а также согласия на получение, обработку, передачу персональных данных.

Реакция сотрудников

В целом работники РОМФАРМА положительно отнеслись к нововведениям. Однако были и те, кто возражал. Они считали, что электронные данные теряются и передаются третьим лицам, и поэтому больше доверяли бумажным документам.

В самом начале только один отдел компании отказался от перехода на кадровый ЭДО, но позже преимущества КЭДО стали очевидны и его участниками стали все сотрудники компании.

Многие соискатели тоже знают, как он устроен, приходят с готовыми электронными подписями и сразу подключаются к обмену документами в сервисе КЭДО.

Сложности внедрения

С большими трудностями в РОМФАРМА не столкнулись, но было несколько затруднений. Одно из них — построение маршрутов согласования документов. Цепочки в компании длинные, довольно сложные, иногда меняются их участники. Однако с помощью специалистов Контура процессы удалось настроить и сейчас есть такая возможность самим редактировать старые и создавать новые маршруты. Также есть функция загрузки шаблонов заявлений, благодаря которой сотрудник может в ускоренном порядке подать то или иное заявление, если нет возможности создания такого документа на своем компьютере.

Остальные вопросы решаются в рабочем режиме. Отдел кадров еще на начальном этапе отправил всем сотрудникам инструкцию, как работать в КЭДО, и продолжает помогать работникам в случае сложностей. Несмотря на разницу в часовых поясах, активно помогает и техподдержка Контура.

Как КЭДО работает в РОМФАРМЕ

Оформлением документов 250 сотрудников занимаются всего два специалиста отдела персонала. КЭДО освободил им много времени и одновременно упростил контроль. Так, если сотрудник долго не подписывает документ, кадровик видит это в сервисе и пишет ему на электронную почту письмо с просьбой ознакомиться и подписать документ. Благодаря этому документы подписываются вовремя.

Кроме того, до КЭДО было трудно собирать различные заявления. Сотрудники присылали их в «электронном виде» — то есть в формате фотографий. Нередко такие документы были очень темными, смазанными и совсем нечитаемыми, работать с ними было нельзя, а оригиналы при этом получали с опозданием.

В КЭДО используются настоящие электронные документы — в формате файлов с электронными подписями, а обмен ими происходит с помощью личного кабинета сервиса. Все стороны быстро получают заявления, приказы, могут тут же с ними ознакомиться и подписать.

Иногда приходится отслеживать процесс. Но это требует намного меньше усилий кадрового отдела, чем при сборе бумажных документов.

Результаты внедрения

Бумажный документооборот в компании занимал много времени. Бывали ситуации, когда подписанный всеми приказ приходилось ждать около полугода. Теперь все происходит здесь и сейчас. Сбор подписей с сотрудников происходит в течение двух-трех дней. Нередко работники подписывают документы в тот же день — иногда через пять минут.

Ощутима и финансовая экономия. Прежде кадровый отдел мог тратить по несколько пачек бумаги. Теперь одной упаковки хватает на два-три месяца.

Комментарий

Наталия Якубчик
Руководитель отдела персонала ООО «РОМФАРМА»

Я очень рада, что мы выбрали именно КЭДО от Контура. Сервис кажется нам очень легким и простым.

Другим компаниям могу посоветовать сразу разработать хорошее положение о внедрении КЭДО, в котором будут прописаны все процессы, которые вы собираетесь проводить. В том числе сроки ознакомления с каждым документом. И очень важно не просто отправить положение сотрудникам для ознакомления, а рассказать и объяснить, как все работает, почему именно такие сроки. Это имеет большое значение и для кадровиков, и для работников.

Также нужно прописать этапы перехода на КЭДО. Это поможет избежать скопления нерешенных вопросов.