ТД «Тула-Сталь»: «Контур.КЭДО — это турбоускоритель кадровых и внутренних процессов»

Торговый дом «Тула-Сталь», партнер «Промышленного металлургического холдинга», занимается продажей металлопроката, арматуры, катанки, фасона и метизной продукции. Для расширения сети продаж открыли филиалы и складские подразделения в 25 городах России.

Компания значительно выросла за короткий период: с 40 сотрудников в 2020 году до 450 сотрудников в 2023 году.  В штате работают всего три кадровых специалиста.

Предпосылки внедрения КЭДО

Быстрый рост штата и увеличение количества кадровых и внутренних документов вызвали острую необходимость пересмотреть организацию документооборота в компании. 

Переход на электронные документы в кадрах для ТД «Тула-Сталь» стал буквально спасением от огромного количества бумаг и их долгих согласований. В компании уверены, что КЭДО уже стал трендом и государство активно его поддерживает. Но были и более веские причины для перехода на кадровый электронный документооборот:

• Увеличение количества сотрудников и открытие филиалов компаний.
• Долгий процесс согласования бумажных документов.
• Отсутствие площади для правильной организации архива.
• Долгий поиск нужных документов и периодическая их утеря.
• Сложная и долгая процедура сбора документов при трудоустройстве от кандидатов, которых принимали в удаленные филиалы компании. 

Выбор сервиса

При выборе сервиса государственные системы КЭДО, например, Работа России, в компании не рассматривали вообще, потому что, по их мнению, они не отвечают потребностям бизнеса.

ТД «Тула-Сталь» работает с программой 1С. Поэтому в процессе поиска интегратора КЭДО в начале решили воспользоваться их же решением и внедрили 1С Кабинет сотрудника. Работали с ним около года, но в итоге решили отказаться из-за ограниченных возможностей сервиса. 

В августе 2024 года представители компании участвовали в Кадровой конференции, которую ежегодно организует Контур. На мероприятии они обратили внимание на следующие преимущества Контур.КЭДО:

• Понятный интерфейс сервиса. Любой сотрудник сможет самостоятельно разобраться без посторонней помощи.
• Легкое создание шаблонов. Возможность формировать любые кадровые документы без привлечения программистов и без знания кода.
• Возможность выпуска электронной подписи (НЭП) прямо в сервисе. Это особенно важно, так как НЭП позволяет подписывать ключевой кадровый документ — трудовой договор. 

В результате ТД «Тула-Сталь» решил полностью перевести все кадровые и внутренние процессы в электронный вид с помощью Контур.КЭДО, чтобы полностью отказаться от бумажных документов.

Этапы внедрения

Переход начался в январе 2025 года и уже к марту 2025 года 100% персонала ТД «Тула-Сталь» перевели на КЭДО. За три месяца в сервис перенесли все кадровые и внутренние процессы компании.

Реакция сотрудников

Средний возраст работников компании — 39 лет. В компании мало молодых сотрудников, которые быстро воспринимают изменения и хорошо разбираются в IT-технологиях. Некоторые сотрудники переживали за свои персональные данные и сомневались, стоит ли подтверждать личность через портал Госуслуг. Но после подробной презентации, организованной командой Контура, где рассказали, как надежно хранятся и обрабатываются данные, сотрудники успокоились и стали активно переходить на КЭДО.

Сейчас, когда сотрудники уже поработали с сервисом, они уверены в его удобстве и безопасности. Особенно выделяют оперативную и качественную клиентскую поддержку, которая всегда готова помочь разобраться в любой ситуации.

Как КЭДО работает в ТД «Тула‑Сталь»

В Контур.КЭДО уже загрузили все документы в шаблонах. Их разработали в компании самостоятельно, учитывая особенности своего бизнеса. А помогли в этом обучающие материалы от экспертов Контура. Речь идет не только о всех кадровых, но и внутренних документах, например, планах продаж, служебных записках, отгулах и многих других. Даже на случай опоздания сотрудника на работу есть шаблон заявления. У каждого работника есть к ним доступ. 

До внедрения КЭДО на подписание одного документа могли уходить две недели. Например, когда сотрудник писал заявление, а его должен был согласовать руководитель, который находился в отпуске или в командировке. Теперь любой документ можно подписать прямо с телефона, где бы человек ни находился. Сотрудники компании активно используют мобильную версию Контур.КЭДО и отмечают ее удобство — не нужно скачивать и устанавливать дополнительные приложения на телефон.

С 2025 года Контур позволяет получить НЭП без Госуслуг через Удостоверяющий центр Контура с подтверждением личности кадровиком. Эту возможность ТД «Тула-Сталь» намерен активно использовать.

Результаты внедрения

После перехода на электронные документы в кадрах ТД «Тула-Сталь» достигла внушительных результатов: 

1. Ускорили документооборот. Раньше документ могли согласовывать неделями, а теперь на это уходит несколько минут.

2. Экономят на бумаге и расходниках на печати документов. В компании пока не рассчитали точную сумму  экономии, но характеризуют ее как значительную.

3. Отказались от курьерских и почтовых услуг для пересылке кадровых документов. А это экономия не только средств, но и времени — больше нет походов в почтовые отделения и долгих ожиданий курьеров. 

4. Высвободили время кадровых специалистов. С внедрением КЭДО сотрудники стали редко посещать отдел кадров — приходят не чаще 1-2 раз в месяц. В остальное время кадровики могут спокойно работать, не отвлекаясь на вопросы коллег.

Новикова Анна
Начальник отдела персонала

Хочу обратиться к тем компаниям, которые планируют внедрить КЭДО, но пока сомневаются или откладывают переход. Скажу так: сначала кажется страшновато, но на деле все просто. Контур.КЭДО — это отличный сервис, который легко освоит любой сотрудник. Да, конечно, перемены всегда волнуют, но стоит только начать пользоваться — и вы сразу почувствуете, насколько это удобно и эффективно. Клиентская поддержка Контура — это просто высший пилотаж: отвечают быстро, глубоко вникают в каждую проблему и помогают ее оперативно решить. Итак, готовьтесь к переходу: расскажите сотрудникам о нововведении, покажите учебные материалы Контура и действуйте. Вы увидите, что Контур.КЭДО — это турбоускоритель кадровых и внутренних процессов.