Перевод кадрового делопроизводства в электронный вид упростил наем удаленных сотрудников, повысил лояльность работников и сделал обмен документами прозрачным в компании СКБ ЛАБ.

СКБ ЛАБ разрабатывает финтехпродукты для банковского сектора и проводит исследования в области высоких технологий внутри группы компаний Синара. Головной офис организации располагается в Екатеринбурге. Штат СКБ ЛАБ насчитывает 230 человек, из них 20 % сотрудников работают удаленно. Это позволяет компании расширить географию найма востребованных кадров, а также принимать на работу талантливых студентов, которым неудобно проводить большую часть времени в офисе.

Задачи

Упростить процедуру найма удаленных сотрудников

Чтобы оформить с сотрудником трудовые отношения, на первые две недели работы компания приглашала удаленщиков в офис. Так кадровый специалист успевал вовремя оформить все необходимые бумаги, например, приказ о приеме на работу, формы, касающиеся зарплатного счета, воинского учета и прочие документы. Подобный вариант был неудобен для части кандидатов, особенно если они проживали в городах, значительно удаленных от Екатеринбурга.

Сделать кадровый документооборот удобным для работников

Подписать кадровые документы, например, заявление на отпуск или увольнение, удаленные сотрудники могли несколькими способами: приехать лично в офис компании или отправить бумаги Почтой России или курьером. Первый вариант не подходил для работников, живущих за пределами Екатеринбурга. При втором существовал риск порчи или потери документов, а при их неправильном заполнении — значительное увеличение срока подписания.

Чтобы не упускать ценные кадры и снизить риски, связанные со сроком и правильностью оформления кадровых документов, в СКБ ЛАБ решили интегрировать кадровый электронный документооборот (КЭДО) в свои бизнес-процессы. 

Этапы перехода на КЭДО

Выбор интегратора

Поскольку СКБ ЛАБ работает в банковском секторе, важный фактор для компании при выборе интегратора — соблюдение строгих правил информационной безопасности в собственных бизнес-процессах. До интеграции КЭДО команда СКБ ЛАБ уже была знакома с продуктами Контура: в компании используют Контур.Диадок для ведения электронного документооборота. Представленные функциональность, цена решения и квалифицированная техническая поддержка определили выбор в пользу Контур.КЭДО.

Тестовый период

Чтобы проверить на практике возможности модуля КЭДО, во время тестового периода к системе подключили кадрового специалиста и одного сотрудника. Убедившись, что все процессы проходят с соблюдением требований безопасности компании, команда приступила к масштабированию кадрового электронного документооборота на всех удаленных работников СКБ ЛАБ.

Масштабирование КЭДО

• Подготовка нормативно-правовой базы для использования КЭДО в компании.
• Подключение модуля и планомерный выпуск КЭП для удаленщиков.
• Создание рабочих мест сотрудников и их обучение работе с КЭДО.

Большая часть сотрудников СКБ ЛАБ — это разработчики, которые привыкли иметь дело с различными IT-продуктами. Поэтому у них не возникло сложностей по освоению работы в КЭДО. За месяц компания смогла полностью перейти на электронный кадровый документооборот с удаленными работниками.

Сложности перехода и их решения

Требования компании по информационной безопасности бизнес-процессов

Нормы информационной безопасности компании накладывают определенные ограничения по использованию ПО удаленными работниками. Чтобы работа в системе электронного кадрового документооборота соответствовала требованиям СКБ ЛАБ, специалисты технической поддержки Контура провели консультации для сотрудников компании по работе в модуле.

Полученные результаты

Минимум бюрократии и максимум открытости — принципы СКБ ЛАБ в работе с кадрами. И внедрение КЭДО помогает поддерживать эти ценности, ведь благодаря интеграции компания смогла:

• сделать прием и увольнение максимально удобными и прозрачными процессами для сотрудника;
• снизить риски, связанные с неправильным оформлением и сроками пересылки кадровых документов;
• организовать комфортный обмен кадровыми документами с удаленными сотрудниками по всем требованиям компании к информационной безопасности.

Комментарии

Елена Пономарёва
Директор по персоналу СКБ ЛАБ

Для нашей компании не актуален вопрос сокращения времени и оптимизации документооборота. КЭДО — это, скорее, комфорт, удобство и спокойствие для нас как для работодателя, который отвечает перед законодательством, а также снятие рисков при проверках соответствующими органами.