«Юнилин» экономит до 500 тысяч рублей в год на кадровом документообороте. С помощью КЭДО компании удалось оптимизировать затраты, упростить и ускорить документооборот.

«Юнилин» представляет в России международную группу компаний в сфере производства напольных покрытий. Структура организации включает завод по производству ламината в Дзержинске Нижегородской области, офис маркетинга в Москве и отдел продаж, сотрудники которого работают удаленно в разных регионах России. Кадровое администрирование централизовано в офисе завода в Дзержинске.

Предпосылки для перехода на КЭДО

• Более 50 сотрудников работают удаленно от Хабаровска до Санкт-Петербурга.
• Затраты на одну пересылку документов — 500 рублей и выше.
• Высокий риск потери документов сотрудниками или курьерской службой.
• Задержки с отправкой сотрудниками оригиналов в офис.
• Технические сложности: не у всех сотрудников в регионах есть возможность использовать сканер или принтер.
• Сотрудники отдела продаж часто находятся в командировках, что увеличивает как технические сложности, так и риск потерять документы.
• У всех сотрудников отдела продаж и удаленных работников есть служебные ноутбуки.

При переходе на КЭДО ставили цели оптимизации документооборота, снижения затрат на пересылку и сокращения времени на работу с кадровыми документами.

Критерии выбора системы КЭДО

• Безопасность хранения и передачи данных.
• Простота в использовании.
• Возможность подключить сервис к программе 1С:ЗУП.
• Надежность оператора.
• Бюджет.

Этапы внедрения

Проект КЭДО в ООО «Юнилин» стартовал сразу же, когда в России появилась полноценная законодательная база для КЭДО. После принятия поправок в Трудовой кодекс в ноябре 2021 года в отделе по работе с персоналом изучили, какой порядок для КЭДО утвержден и какие можно использовать решения. Выяснив все тонкости, приступили к реализации проекта.

1. Ноябрь 2021 — выбор подрядчика.
2. Декабрь 2021 — заключение договора, подготовка списка сотрудников для подключения.
3. Январь — начало февраля 2022 — оформление КЭП сотрудниками, установка модуля на ПК сотрудников, подготовка ЛНА для перехода на КЭДО.
4. Вторая половина февраля 2022 — обучение сотрудников.
5. 1 марта 2022 — полный переход на КЭДО с региональными и удаленными сотрудниками.

Кадровым делопроизводством в компании занимается один специалист. Для него установили интеграцию модуля КЭДО с 1С:ЗУП. Благодаря этому специалист отдела персонала отправляет и получает документы в той же системе, где ведет учет.

Сотрудники используют веб-версию на рабочих ноутбуках, они обмениваются электронными документами в удобное время онлайн. Больше не нужно сканировать оригиналы и отправлять бумажные версии с курьером.

Обучение сотрудников

1. Проведение онлайн-тренинга совместно со специалистом Контура.
2. Подготовка инструкций и методичек с указанием маршрутов по каждому кадровому документу.
3. Публикация всех материалов в специальной онлайн-папке для изучения сотрудниками.
4. Тестовая работа в сервисе КЭДО.
5. Проведение повторного онлайн-тренинга с разбором типичных ошибок и ответами на вопросы.

Результаты

Удаленные и региональные сотрудники полностью переведены на КЭДО. Это 69 человек, по данным на ноябрь 2022 года. Весь кадровый документооборот с ними переведен в электронный вид, кроме исключений по ТК РФ.

• Экономия на услугах курьерской службы — до 500 тыс. рублей в год.
• Снижение временных затрат — минимум в 3 раза как удаленных сотрудников, так и специалиста отдела персонала.
• Высокая скорость обмена документами.
• Контроль за процессом подписания.
• Защита от утери документов.
• 100 % гарантия подлинности.
• Повышение сохранности персональных данных.

Комментарии

При выборе системы кадрового ЭДО главными критериями стали надежность оператора, безопасность хранения и передачи данных. Также важны понятный интерфейс и возможность подключить сервис к программе 1С. Мы быстро внедрили типовой модуль. В результате специалист отдела персонала оформляет документы в своей учетной системе, направляет на подпись из 1С и контролирует их статусы там же. Сотрудники заходят в сервис с рабочих ноутбуков, подписывают кадровые документы одним нажатием кнопки, создают заявления с помощью готовых шаблонов в сервисе. Всем стало удобнее. Мы снизили временные затраты минимум в три раза как для удаленных сотрудников, так и для специалиста отдела персонала.
 

Галина Погодина
Директор по персоналу ООО «Юнилин»