Компания нефтяного сервиса «Белоруснефть-Сибирь» в разы ускорила и сделала прозрачным документооборот с сотрудниками-вахтовиками по всему ЯНАО, а также снизила риск потери бухгалтерских документов.

ООО «Белоруснефть-Сибирь» представляет в России государственное производственное объединение «Белоруснефть» и уже 15 лет оказывает услуги нефтяного сервиса на территории ЯНАО: бурение, ремонт скважин и оборудования, изготовление запчастей. Заказчиками выступают крупнейшие нефтяные компании. 

Специфика структуры организации: из 1287 человек, работающих на предприятии, 1217 — это вахтовики. На старте проекта необходимость работы с электронным документооборотом определили для 51 удаленного работника бригад.

Предпосылки внедрения КЭДО

Каждый месяц в компании материально ответственные лица сдают бухгалтерскую отчетность. И сервис Контур.КЭДО выбрали для обмена бухгалтерскими документами между подразделениями.  

Сперва в электронный вид решили перевести накладные на перемещения товарно-материальных ценностей, то есть оборудования. Документами обмениваются головной офис и удаленные бригады: мастера получают в офисе оборудование и возвращают его туда же на обслуживание.

Каждый из 70 мастеров в бригадах отправляет 20–30 накладных в месяц, в общем это около 1 500 накладных ежемесячно. Раньше им необходимо было приезжать в головной офис лично и подписывать документы либо передавать их транспортом. 

Процесс подготовки и доставки накладных мог занимать от двух недель до 1,5 месяца. Сначала накладную формировали в центральном офисе и грузовым транспортом отправляли бригаде — на это уходило минимум 3–7 дней. Когда мастер в бригаде получал документ, он откладывал его, чтобы отправить с отчетом в конце месяца. За это время накладные часто терялись. 

Внедрение сервиса КЭДО решало такие задачи:

• ускорить обмен бухгалтерскими документами между подразделениями;
• исключить утерю документов;
• усилить контроль за движением материальных ценностей между подразделениями.

Выбор решения 

До внедрения КЭДО от Контура «Белоруснефть-Сибирь» уже работала с системой электронного документооборота от другого провайдера. Но в итоге отказалась от идеи использовать ее в отдаленных подразделениях, так как возникли трудности с установкой на удаленные ПК, сложности с настройками и в работе.  

Поэтому при выборе новой системы для внутреннего ЭДО компания руководствовалась критериями:

• простота и удобство использования системы;
• наличие веб- и мобильной версии;
• минимум настроек для пользователей; 
• доступ в систему из любой точки мира; 
• минимальные требования к компьютерам, чтобы использовать систему.

Также на итоговый выбор повлиял и тот факт, что компания уже давно обменивается документами с контрагентами в системе ЭДО Контур.Диадок.

Этапы перехода на КЭДО

Переход на КЭДО состоял из следующих этапов: 

1. Составили список сотрудников, которых подключат к системе.
   В начале определили, что подключить к КЭДО нужно инженерно-технических работников. Затем составили перечень документов, которые целесообразно перевести в электронный вид. Из этого списка выбрали документ, с которым возникает больше всего проблем при документообороте. 
2. Подготовили нормативную базу и проинформировали коллектив.
   Разработали приказы, инструкцию и регламент о переходе на сервис КЭДО.
3. Выпустили электронные подписи.
   Решили, что будут использовать простую и квалифицированную электронные подписи (ПЭП и КЭП). Стали партнером Удостоверяющего центра Контура, подключили сервис «Корпоративный центр регистрации», чтобы сотрудники получали подписи, не отвлекаясь от работы. Работники передали документы для выпуска КЭП и получили сертификаты подписей на токенах. 
4. Настроили рабочие места и провели инструктаж для сотрудников.
   Установили на компьютеры программу для работы с электронными подписями.
   Разработали руководство по работе в сервисе. Провели демонстрации, как создавать, подписывать и отправлять документы в системе, и ответили на все вопросы.
5. Протестировали сервис и доработали.
   Запустили сервис, оценили, каких функций не хватает, и доработали со службой поддержки КЭДО.

Сложности внедрения

Трудности возникли у сотрудников при подготовке документов для получения сертификатов  квалифицированных электронных подписей. Процесс растянулся на несколько месяцев из-за ряда причин. 

Во-первых, 95 % сотрудников — вахтовики, которым нельзя покидать рабочее место, а для получения КЭП нужно посетить удостоверяющий центр и подтвердить личность. Эту проблему помог решить сервис Контура «Корпоративный центр регистрации».

Во-вторых, большинство сотрудников, получающих КЭП, являются гражданами Беларуси. У некоторых не оказалось нужных документов — СНИЛС, ИНН или были паспорта старого образца без дублирования записи на русском языке. Чтобы посетить МФЦ, обновить старые документы и заказать новые, потребовалось ждать окончания вахты.  

Как работает сервис КЭДО в компании

В сервис КЭДО перевели бизнес-процесс по перемещению товарно-материальных ценностей между подразделениями. Руководители и специалисты в головном офисе и удаленных подразделениях обмениваются накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2), а также требованием-накладной на внутреннее перемещение (форма № М-11).

Процесс полностью прозрачный — накладную создают в Excel, загружают в сервис внутреннего ЭДО и отправляют бригадам. В удаленных бригадах документы подписывают в веб- или мобильной версии сервиса. Так как у материально-ответственных вахтовиков есть сменщики, раньше возникала путаница с документами. Теперь коллеги видят, какие документы уже подписаны и отправлены, а какие — нет.

Результаты 

В итоге к системе КЭДО подключили 130 работников, а внутренний документооборот между подразделениями ускорился с 14 дней до 2 минут. Трудозатраты сотрудников значительно уменьшились, ведь сейчас работнику не нужно обходить всех руководителей и специалистов, которые подписывают документ. Плюс не надо много времени тратить на то, чтобы исправить документ и доставить в головной офис.

Также компания исключила риск потери документов и путаницу в них. Теперь накладные хранятся в одной электронной системе, а сотрудники видят их статусы. Все это позволяет работникам больше времени уделять производству, а не отвлекаться на бумажную рутину. 

Успехи проекта компании по внедрению кадрового электронного документооборота отметили на премии Контура «ПРО ЭДО — 2022». По решению независимого экспертного жюри ООО «Белоруснефть-Сибирь» стало финалистом в номинации «Про команду: эффективное внедрение ЭДО внутри компании».  

Комментарии

Внедряя КЭДО, мы столкнулись с проблемами как из-за специфики нашей работы, так и из-за отсутствия некоторых функций в системе КЭДО. Благодарим сотрудников службы поддержки КЭДО, которые внимательно относились к просьбам и всегда оперативно решали наши вопросы.

Хочется отметить менеджеров по работе с корпоративными клиентами, которые всегда и в любой момент доступны для диалога и являются связующим звеном между нами и группой разработчиков, а также руководителя группы проектного внедрения за внимательное отношение и понимание необходимости реализации наших просьб по доработке системы КЭДО. Отдельное спасибо руководителю группы по работе с корпоративными клиентами за моментальные ответы и оперативную помощь в решении возникающих задач.
 

Татьяна Смолян
Заместитель директора по экономике ООО «Белоруснефть-Сибирь»

Мы считаем, что самый главный и ценный показатель внедрения КЭДО — это время, затрачиваемое нашими работниками на процесс документооборота, а время — самое дорогое, что у нас есть. Благодаря внедрению системы КЭДО наши работники смогут уделить больше внимания производственным процессам, что, в свою очередь, повлияет на безопасность выполнения работ и на увеличение производственных показателей.

Большинство работников позитивно оценили переход на систему КЭДО. Конечно, пришлось поработать с некоторыми из них, рассказать о всех плюсах перехода на электронный документооборот. Основные возражения были связаны с неудобными моментами в работе с системой, например, написанием комментариев при подписании либо отказе в подписи, но сегодня почти все наши замечания исправили.
 

Валерий Свич
Ведущий инженер-конструктор ООО «Белоруснефть-Сибирь»