Энергокомпания Новосибирскэнергосбыт перевела почти всех сотрудников на кадровый ЭДО за 2 месяца, в разы упростила наем удаленных сотрудников, а также сэкономила на бумаге и услугах курьеров.

Задачи

Упростить работу с кадровыми документами 

Работники кадровой службы компании тратят много времени и сил на кадровый документооборот с удаленными сотрудниками и коллегами в других подразделениях. Им нужно сформировать документы, распечатать, отправить почтой или курьером, а потом дождаться, когда получатель их подпишет и вернет. А если на бумагу закрадется ошибка, все шаги придется повторить. При этом компания не может контролировать или влиять на сроки доставки и сохранность документов в пути.

Ускорить наем удаленных сотрудников

Из-за сложного бумажного документооборота также страдает наем удаленных работников. Не все соискатели согласны приезжать в офис в Новосибирск, чтобы оформиться. Некоторые не доверяют курьерским службам, которые могут потерять оригиналы документов. Плюс чем дальше находится будущий работник, тем дольше компания ждет от него документы. Переход на кадровый электронный документооборот позволил бы расширить географию поиска новых сотрудников и ускорить прием на работу. 

Снизить расходы на подготовку и отправку кадровых документов

Закупка бумаги, обслуживание принтеров и услуги курьерской доставки — значительная часть расходов компании. Так, отправить документ в одну сторону за два дня стоит примерно 400 рублей. Если нужно исправлять документы и переподписывать, возникают дополнительные траты.

Этапы перехода на кадровый ЭДО

Чтобы внедрить сервис КЭДО, компания прошла такие этапы:  

1. Определилась с оператором ЭДО. Изначально использовала сервис другой компании, но отказалась от него из-за отсутствия интеграции с 1C. Ключевым критерием выбора Контур.КЭДО как раз стало то, что он может интегрироваться с нужной версией 1C.
2. Далее организация составила список документов, которые переведет в КЭДО, подготовила нормативно-правовую базу — регламент, соглашение об электронных подписях — и рассказала сотрудникам о переходе на кадровый ЭДО.
3. Сотрудники получили неквалифицированные электронные подписи через Госуслуги.  
4. Работодатель провел два обучения для сотрудников. Детально объяснил, что такое КЭДО, зачем его внедряет, почему это удобно. Показал, как работать с электронными документами. Особенно акцентировал внимание на том, как будет сохраняться безопасность личных данных работников.

Всего на внедрение сервиса для КЭДО ушел месяц. Сложности возникли лишь на этапе оформления электронных подписей. Из-за технических проблем на сайте Госуслуг не все сотрудники смогли сразу выпустить сертификаты подписей. Поэтому кадровикам пришлось контролировать процесс в индивидуальном порядке с каждым работником, который столкнулся с этой проблемой.

Как устроен КЭДО в компании

В сервисе Контур.КЭДО создают, подписывают, хранят заявления, приказы, трудовые договоры и допсоглашения к ним. HR-служба больше не работает с кадровыми документами на бумаге, кроме исключений по трудовому законодательству — актов о несчастном случае на производстве, приказов об увольнении, журналов инструктажей по охране труда.

Сотрудники согласуют документы в личном кабинете сервиса через интернет-браузер на любом устройстве, а не приезжают ради этого в офис компании. Также все участники документооборота следят за статусами документов онлайн в режиме реального времени.

Результаты

С 1 сентября 2022 года на КЭДО перевели 808 человек, это 97% от общего числа сотрудников. Среди них — рабочий персонал и даже те, кто не пользуется активно компьютерами. 
 
Благодаря КЭДО время подготовки и отправки кадровых документов сократилось с 10–15 до двух минут. Ускорилось их согласование: удаленные сотрудники подписывают приказы и заявления онлайн в любое время за пару кликов. Снизилась нагрузка на кадровиков: теперь они могут гораздо оперативнее контролировать статусы документов.
 
Наем сотрудников вне города и области тоже стал проще и быстрее, так как HR-службе больше нет необходимости  работать с бумажными документами, а кандидатам на вакансии не нужно приезжать в офис или отправлять оригиналы почтой. Также благодаря КЭДО компания исключила расходы на почтовые отправления, на 80% сократила расходы на бумагу и обеспечила сохранность кадровых документов.

Комментарии

Юлия Резник
начальник отдела кадров АО «Новосибирскэнергосбыт»

Переход на кадровый ЭДО помог нам упростить обмен документами с удаленными сотрудниками, например ознакомление с должностными инструкциями и графиками работы. Удобство отмечают и наши работники, даже те, кто изначально опасался внедрения КЭДО.

Еще, конечно, кадровый ЭДО помог решить важные задачи HR-службы — расширить географию поиска персонала и ускорить процесс его найма. У нас сейчас обеспечена оперативность оформления любых кадровых документов, каждый сотрудник в онлайн-формате видит, что происходит с его заявлением, приказом. Мы уже забыли, что такое работать с «кипой бумаг». И конечно, дополнительным предметом гордости является экологичность данного процесса. Мы понимаем, что благодаря нашим действиям сохраняются целые леса! И это здорово!

Компаниям, которые планируют внедрять КЭДО, советую быть готовыми полностью сконцентрироваться на этом проекте. Не думайте, что процесс пройдет совсем уж гладко и быстро. Мы, например, уже были готовы технически и юридически, но все равно столкнулись с техническими проблемами, когда сотрудники начали регистрировать личные кабинеты на Госуслугах и выпускать подписи. Здесь важно сразу помогать, потому что иначе сотрудник к этому уже не вернется так легко.

Мы ни разу не пожалели, что работаем с Контуром. Специалисты сервиса всегда вовремя предоставляли нужную информацию, помогали на каждом этапе: освоить новый инструмент, подготовить нормативно-правовую базу, провести обучение для наших сотрудников.