IT-компания RoboFinance перешла на кадровый электронный документооборот и упростила обмен документами для удаленных сотрудников.

RoboFinance — разработчик финтех-продуктов и роботизированных технологий для международного онлайн-кредитования. Решения компании используют 26 миллионов клиентов в странах Европы и Азии. У RoboFinance четыре офиса в разных городах — филиалы находятся в Москве, Екатеринбурге, Кемерове и Новосибирске. В штате 550 сотрудников, более 60% из них работают удаленно.

Предпосылки внедрения КЭДО

RoboFinance — IT-компания, поэтому бумажный документооборот в какой-то момент перестал отвечать внутренней политике организации. Команда разрабатывает IT-решения для автоматизации в финансовом секторе, а сами сотрудники обменивались кадровыми документами в бумажном виде и отправляли их курьером. Поэтому HR-директору компании было важно цифровизировать делопроизводство в кадрах.

Еще одной причиной перехода стало желание разделять принципы устойчивого развития ESG (environmental, social, governance — окружающая среда, общество и корпоративное управление). В этом контексте КЭДО помогает снизить количество используемой бумаги, уменьшить транспортный след за счет минимизации доставок, а также создает удобный формат обмена документами в онлайне для сотрудников.

Выбор сервиса

После того как появилась задача с внедрением КЭДО, HR-специалисты начали искать и сравнивать решения. К системе было два основных запроса — автоматизация процессов и понятный интерфейс.

Выбирать было сложно, так как все решения казались одинаковыми с точки зрения базовой функциональности. При более глубоком изучении решений для КЭДО появился ключевой критерий — гибкость сервиса. Команде HR RoboFinance хотелось, чтобы система могла подстроиться под процессы и оргструктуру компании. Это условие ограничило число подходящих сервисов до двух, но финальный выбор был сделан в пользу сервиса КЭДО от Контура. В выбранном решении организацию привлекли функциональность, гибкость и понятный пользовательский интерфейс. Также в Контур.КЭДО оказался самый удобный модуль 1С.

Этапы перехода на КЭДО

На кадровый ЭДО компания переходила в несколько этапов:

1. Подготовка документации.
   На этом этапе специалисты HR-службы оформили документы, регламентирующие переход на КЭДО, и сообщили всем работникам о внедрении системы.

2. Запуск пилота.
   Перед приглашением и подписанием документов о переходе на КЭДО со всеми сотрудниками сервис тестировали на пилотном внедрении. Принять участие в пилоте вызвались 12 человек — они сразу зарегистрировались и начали работать в системе без дополнительных обучений. Тест прошел продуктивно: HR-отдел зафиксировал возникающие вопросы, и это помогло понять, какие моменты при подключении всех сотрудников нужно объяснить подробнее. Так случилось с маршрутами согласования документов. Они подтягиваются не сразу после регистрации, а спустя некоторое время. Поэтому понадобилось создать инструкцию для ситуации, когда ждать подключения маршрутов некогда, а подписать заявление нужно сразу.
   За основу для внутренней инструкции взяли готовые материалы Контура — их нужно было немного дополнить и перевести на корпоративный стиль общения.

3. Настройка технологии единого входа (SSO — single sign-on).
   Службе безопасности RoboFinance было важно, чтобы сотрудники попадали в сервис КЭДО из системы управления доступами компании, а не через 1С, как это обычно бывает. Это увеличило сроки внедрения, поскольку процесс должны были согласовать и настроить технические специалисты с обеих сторон.

4. Приглашение сотрудников.

Компания находится на этом этапе и сейчас. Все сотрудники уже получили приглашения и подключаются к системе, когда возникает необходимость создать или подписать кадровый документ. Поэтому процесс внедрения проходит постепенно.

Особенности интеграции

Из-за особенностей бизнес-процессов и оргструктуры в RoboFinance при внедрении возникла необходимость доработать внутреннюю систему компании и адаптировать сервис Контур.КЭДО.

В компании организованы кросс-функциональные команды с сотрудниками из разных подразделений. Это значит, у работника может быть одновременно два руководителя — функциональный из основной оргструктуры и тимлид из проектной команды. При таком формате работы появляются сложные маршруты согласования документов, так как составы команд меняются, а сотрудники и руководители приходят из разных структур компании.

Для настройки таких маршрутов одной штатной структуры недостаточно, поэтому руководитель HR-проектов и специалист 1С от компании вместе с менеджером проектного внедрения Контура придумали техническое решение. Благодаря ему удалось доработать учетную систему, создать параллельную структуру для кросс-функциональных команд и интегрировать ее с сервисом Контура.

Реакция сотрудников

Всего в компании 550 сотрудников, 450 из них уже обмениваются кадровыми документами в онлайне через сервис Контура, а остальные получили приглашения и постепенно подключаются к системе. Возражений от сотрудников во время внедрения не было — они сами скорее хотели перейти на электронный обмен документами.

Из 550 работников только один отказался от КЭДО и продолжил подписывать и отправлять бумажные документы.

Как КЭДО работает в RoboFinance

В сервис КЭДО компания полностью перевела процесс трудоустройства — новые сотрудники сразу регистрируются в системе и выпускают электронную подпись для дальнейшей работы с кадровыми документами.

Все стандартные кадровые процедуры и внутренние документы HR тоже проводит в системе КЭДО. Например, в электронный вид уже перевели процессы, связанные с оформлением отпуска, переводом и сменой реквизитов для зарплаты.

В будущем HR-специалисты хотят перевести в систему КЭДО документооборот с кандидатами на разных этапах трудоустройства, в том числе отправку оффера и анкет службы безопасности. Также в планах использовать сервис для других процессов. Например, для оформления документов технической службы при выдаче рабочего оборудования.

Результаты

Внедрение заняло примерно 3–4 месяца из-за особых требований компании к интеграции системы. Потребовалось время на подготовку с обеих сторон, чтобы реализовать требуемые процессы. За это время на КЭДО перешли 450 сотрудников.

Заметным плюсом стало ускорение работы с кадровыми документами для работников — теперь для отправки заявления нужно просто нажать одну кнопку. Отдел кадрового делопроизводства продолжает адаптироваться к системе и переводит оставшиеся бумажные документы в онлайн.

Комментарий

Мы настроены не останавливаться после полного запуска базовой функциональности КЭДО и перехода на него 100% сотрудников. В планах завести в систему и другие процессы с внутренними документами. В некоторых кадровых процедурах мы хотим минимизировать участие специалиста — например, автоматизировать выдачу справок через КЭДО. Команда Контура обещает в этом помочь.

Компаниям, которые только планируют внедрять кадровый ЭДО и имеют «нестандартные» бизнес-процессы или особые требования к интеграции, советую подключать технических специалистов перед стартом внедрения. Лучше заранее понять, как нужно доработать сервис КЭДО и учетную систему компании, чтобы получить ожидаемый результат без сюрпризов в ходе проекта. Это значительно ускорит процесс перехода.

Юлия Жукова
Руководитель HR-проектов RoboFinance