Как внести изменения в график отпусков: правила и образцы документов

График отпусков на будущий календарный год утверждается в текущем — обязательно не позднее 17 декабря. Однако в течение следующих 12 месяцев документ приходится часто корректировать. Когда это необходимо? И как внести изменения в график отпусков, не нарушая трудовое законодательство? В статье ответим на эти вопросы и приведем образцы правильного оформления документов.

Подключитесь к КЭДО от Контура и вовремя получайте подписанные документы от сотрудников онлайн

Оставить заявку

Когда нужно вносить изменения в график отпусков

График отпусков — это документ, который фиксирует, кто из сотрудников и когда пойдет в ежегодный оплачиваемый отпуск. Это закреплено в статье 123 Трудового кодекса РФ.

График формируют работники отдела кадров, а утверждает руководитель предприятия. Документ обязателен и для работников, и для работодателя.

Кадровые специалисты могут составить график одним из двух вариантов. В первом используется унифицированная форма № Т-7. Она закреплена постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5.01.2004 №1. Во втором — бухгалтер разрабатывает, а директор компании утверждает собственную форму графика. Такая возможность появилась с 1 января 2013 года после вступления в силу закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Требования к первичным учетным документам прописаны в статье 9 закона.

В любом случае сотрудников необходимо своевременно и под подпись ознакомить с планом отпусков. Это поможет избежать спорных ситуаций.

Предполагается, что в течение всего года сотрудники следуют плану и уходят в отпуск в заявленные даты, а график остается неизменным. Но на практике регулярно возникают ситуации, из-за которых документ приходится корректировать. Например:

• работник просит перенести отпуск на другой период;
• на работу принимают новых сотрудников;
• работодатель с согласия работника прерывает отдых в силу производственной необходимости;
• сотрудника не уведомили о дате начала отпуска вовремя или не выплатили отпускные;
• работник в отпуске был на больничном.

Отпускной период в большинстве случаев может быть изменен только с согласия обеих сторон: работодателя и сотрудника. Исключение: работник имеет право на «удобный» отпуск, то есть в подходящие ему даты. Оно есть у несовершеннолетних; беременных до ухода в декрет или сразу после него; мужей, чьи жены находятся в декретном отпуске; работников, усыновивших одного или нескольких детей в возрасте до трех месяцев, и у ряда других категорий.

Как оформить внесение изменений в график отпусков: алгоритм и образец

Отдел кадров должен правильно оформить корректировки в график отпусков. В законодательстве не утвержден единый порядок и формы заявлений, уведомлений и приказов. Компании сами выбирают оптимальный формат, учитывая общие законодательные требования к оформлению кадровых документов. Механизм утверждения и внесения изменений в график отпусков, образцы документов целесообразно закрепить в Положении об отпусках или другом локальном нормативном акте (ЛНА).

Отдел кадров ориентируется на причину изменений. От этого зависит перечень необходимых документов. Так, сотрудник может написать письменное заявление о переносе отпуска в случаях, если он заболел во время отдыха, ему не выплатили отпускные, не предупредили об отпуске за две недели или если беременная сотрудница решила взять очередной отпуск после отпуска по беременности и родам, а не перед ним. Заявление может выглядеть так:

Уведомление оформляется, если о переносе дат отдыха попросил работодатель. Пример такого документа:

Приказ отдел кадров выпускает в любой ситуации. На его основании корректируется график отпусков. Кадровый отдел должен ознакомить работника с приказом.

Если в компании продолжают вести личные карточки (ЛК) сотрудников, данные вносятся и в них.

Рассмотрим, как зависит порядок внесения изменений в график отпусков от причины переноса отпуска.

Отпуск перенесен из-за невыплаты отпускных или отсутствия уведомления. Работник в праве «отгулять» этот отпуск или перенести его на другие даты. Во втором случае он пишет заявление, отдел кадров издает приказ, изменения фиксируются в графике отпусков и личной карточке (ЛК).

Отпуск перенесен из-за болезни сотрудника. Дни отдыха, которые совпали с больничным, можно добавить к отпуску или перенести на другой период. Для этого работник пишет заявление и предоставляет листок нетрудоспособности, а работодатель выпускает приказ о переносе отпуска и корректирует график и ЛК. Если больничный сотрудника полностью совпал с периодом отпуска, компания формирует приказ для отмены предыдущего приказа об отпуске.

Отпуск перенесен из-за семейных обстоятельств сотрудника. Работодатель предоставляет такой перенос, если:

• его возможность закреплена в ЛНА компании;
• работнику положен «удобный» отпуск;
• руководитель не видит причин для отказа.

Работник пишет заявление, по возможности прикладывает подтверждающие обстоятельства документы, а работодатель издает приказ и корректирует график и ЛК.

Отпуск перенесен по инициативе работодателя. В этой ситуации необходимо убедиться, что не нарушаются законодательные нормы. Согласно статье 125 ТК РФ, из отпуска нельзя отозвать несовершеннолетних работников, беременных и сотрудников, которые работают во вредных или опасных условиях. Даже если они согласны на это.

Если закон соблюден, работодатель уведомляет сотрудника, получает его письменное согласие и издает приказ. В согласии работник в свободной форме подтверждает, что готов прервать отпуск и приступить к работе с конкретного числа. В этом же документе сотрудник может указать, в какие даты хочет «отгулять» положенные дни отдыха. Если работник отказался от выхода на работу, руководитель предприятия не имеет права применять к нему какие-либо санкции.

Отпуск не внесен в график, так как сотрудник только поступил на работу. В этой ситуации кадровый работник может оформить дополнительный лист к основному графику или не вносить никаких дополнений и действовать на основании заявления на отпуск и приказа.

Как только все необходимые документы выпущены, внесите изменения в сам график. Если он оформлен по форме Т-7, в графе 8 следует указать реквизиты (номер) приказа, в графе 9 — новые даты отпуска, в графе 10 — причину изменений.

Напомним, что за нарушение правил переноса отпуска полагается административная ответственность. Она установлена статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Статья 237 ТК РФ также дает сотруднику право потребовать от работодателя возмещение морального вреда.

Необходимо корректно оформлять документы на отпуск и своевременно знакомить с ними сотрудников. В сервисе КЭДО от Контура можно создать кадровые документы в электронном виде, а затем отправить их работникам за пару кликов. Это поможет соблюдать законодательные требования, минимизировать ошибки и вовремя получать подписи сотрудников.

Переведите кадровый документооборот в онлайн с сервисом Контур.КЭДО. Экономьте на бумаге и меньше ошибайтесь

Подключиться