Положение о переходе на КЭДО: образец 2026 года

Для того, чтобы перевести компанию на кадровый электронный документооборот (КЭДО), необходимо сформировать и утвердить ряд локальных нормативных актов — в том числе положение о переходе на КЭДО. Рассказываем, зачем нужен этот документ и как его составить.

В сервисе КЭДО от Контур.Диадока есть готовые шаблоны локальных нормативных актов для перехода на кадровый ЭДО

Узнать больше

Зачем нужно положение об электронном документообороте

В ноябре 2021 года российским компаниям разрешили вести кадровый документооборот в электронном виде, такую возможность закрепили ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Эти же статьи установили порядок оформления КЭДО с помощью локальных нормативных документов (ЛНА) организации.

В законодательстве не конкретизировано, должны ли быть отдельные локальные нормативные акты по каждой группе вопросов или это может быть один локальный нормативный акт, который регулирует и процесс перехода на КЭДО, и процесс осуществления электронного документооборота. 

При этом часть вопросов обязательно должна быть регламентирована в локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ), а некоторые вопросы включаются в ЛНА по усмотрению работодателя (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).

Чтобы предоставить работникам компании и проверяющим органам сведения о специфике запуска кадрового ЭДО в конкретной организации, в документе нужно перечислить следующие данные (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):

• сведения об используемой информационной системе (информационных системах) для электронного документооборота;
• порядок доступа к информационной системе (при необходимости);
• виды кадровых документов, которые переведут в ЭДО, и список категорий работников, которые перейдут на электронный документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на КЭДО, а также сведения о дате его введения.

Часть 3 ст. 22.2 ТК РФ определяет, что может включать в себя порядок осуществления электронного документооборота, например, перечислить сроки для ознакомления с документами в цифровом виде и их подписания, сведения о проведении инструктажей по ведению КЭДО и исключительные случаи, когда кадровые документы нужно или можно оформлять в бумажном виде.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Положение о кадровом электронном документообороте: инструкция и образец

Единой формы положения о кадровом ЭДО и строгих требований к содержанию этого документа нет. Поэтому компания может разработать свою форму на локальном уровне — с учетом специфики организации и согласно ст. 22.2 ТК РФ.

Так как обязательная форма документа положения о КЭДО не установлена, его можно разбить на несколько тематических разделов, например:

Общие положения. В этом блоке нужно описать цели положения, обозначить типы документов, которые компания будет вести в цифровом виде, и расшифровать базовые термины: ЭДО, КЭДО, УКЭП, УНЭП, Информационная система работодателя и другие. 

Подготовка и техническое оснащение организации для перехода на кадровый электронный документооборот. В этом разделе важно обозначить ответственное за переход на КЭДО подразделение компании (например, отдел кадров) и указать, какие действия сотрудники подразделения выполнят для согласования и последующего запуска электронного документооборота. 

Порядок перехода на кадровый электронный документооборот. Эта часть положения может содержать информацию о том, как именно сотрудники компании будут переходить на КЭДО. Например, в какие сроки пройдет переход и в какой форме работники могут согласиться или отказаться от электронного документооборота.  

Порядок ведения электронного документооборота. Здесь следует указать данные о системе, в которой организация будет вести кадровый ЭДО. Также необходимо описать, как будет проходить обмен документами в КЭДО, как сотрудники смогут получить доступ к информационной системе и выпустить сертификаты электронной подписи (ЭП), и в какие сроки работник должен ознакомиться с электронными документами. 

Обязанности и полномочия организации. В этом разделе положения важно обозначить, какие обязательства по ведению КЭДО на себя берет компания. Такими обязанностями могут быть: расходы на приобретение и эксплуатацию информационной системы и на выпуск сертификатов ЭП для сотрудников, а также — хранение цифровых документов, созданных в системе.  

Обязанности работников и лиц, поступающих на работу. В этом блоке следует указать обязательства работников, которые будут использовать КЭДО. Рекомендуется установить обязанность соблюдения правил, установленных положением.

Ответственность организации и работников или лиц, поступающих на работу. 

В этой части положения важно отразить обязанности обеих сторон кадрового документооборота: ответственность за несоблюдение сроков работы с цифровыми документами — направления, подписания и/или ознакомления, а также за нарушение конфиденциальности ключа ЭП.

Чтобы положение стало юридически значимым, его необходимо согласовать и утвердить. Если в компании есть орган, представляющий интересы сотрудников, например профсоюз, то этот документ прежде всего необходимо согласовать с ним. Если такого органа нет или согласование в профсоюзе уже прошло, нужно направить положение ответственным должностным лицам: руководителю отдела кадров и при необходимости — юристам. После этого ЛНА финально должен утвердить руководитель организации.

Используйте шаблон положения о переходе на кадровый ЭДО от экспертов Контура. Просто заполните реквизиты вашей компании и скачайте положение.

Уведомление о переходе на КЭДО

Когда локальные акты составлены, прежде чем запустить кадровый ЭДО, работодатель в соответствии с ТК РФ обязан под подпись уведомить о переходе на КЭДО персонал и запросить у всех согласие на электронный документооборот. Но есть одно исключение: согласие не нужно получать от тех, кто был принят или будет принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого к этому сроку нет трудового стажа (ст. 22.2 ТК РФ).

Сотрудники компании также вправе отказаться от ЭДО и продолжить подписывать документы на бумаге (ст. 22.2 ТК РФ). В таком случае кадровая служба будет обязана вести документооборот с этими работниками в бумажном виде. В дальнейшем отказавшиеся от КЭДО сотрудники могут в любой момент подписать согласие и начать обмен электронными кадровыми документами в системе работодателя вместе с остальными.

Какие документы нужно оформить для перехода на КЭДО

Для внедрения кадрового электронного документооборота обычно готовят пакет ЛНА и уведомлений. Минимальный набор может выглядеть так:

• ЛНА о переходе на КЭДО, например положение. В документе стоит описать, в какой системе ведете обмен, какие кадровые документы переводите в электронный вид, какие категории сотрудников участвуют, как организован доступ и сроки подписания, когда стартует КЭДО и за сколько дней предупредите сотрудников. 
• Приказ о переходе на КЭДО (или приказ о внедрении КЭДО). В приказе удобно зафиксировать дату запуска, ответственных, перечень документов и подразделений, а также поручение кадровой службе разослать уведомления и собрать согласия. 
• Уведомление сотрудникам о переходе на КЭДО. Его выдают под подпись до запуска, вместе с информацией о дате введения КЭДО и порядке работы. 
• Согласия на КЭДО от сотрудников. По ТК РФ работник может отказаться и продолжить подписывать бумаги на бумаге. Исключение есть для тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и к этой дате не имел трудового стажа. 
• Регламент по электронным подписям как часть положения или отдельный документ: кто и как получает сертификат электронной подписи, что делать при смене данных, утере ключа, увольнении. 
• При необходимости: инструкции для сотрудников, порядок обучения и прописать в ЛНА перечень случаев, когда кадровые документы оформляют на бумаге.

Коротко о важном и что сделать дальше

Внедрение КЭДО начинается с разработки документов. Сначала утвердите положение и издайте приказ, затем разошлите уведомления и соберите согласия. После этого можно сразу обмен кадровыми онлайн.

Переходите на КЭДО уже сегодня

Создавайте, подписывайте и отправляйте кадровые документы онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Подробнее