Перевод сотрудника на другую должность внутри организации: правила оформления

Переводы сотрудников внутри компании происходят по разным причинам и имеют свои особенности. В статье рассказываем о том, какими они бывают, когда временный перевод становится постоянным, а также — как оформить необходимые документы.

С Контур.КЭДО вы сможете перевести в электронный вид самые частые кадровые документы и процессы, в том числе и перевод сотрудников

Попробовать бесплатно

Общие правила и виды перевода на другую должность

Согласно ст. 72.1 ТК РФ переводом на другую работу считается постоянное или временное изменение трудовой функции сотрудника, смена структурного подразделения, если оно указано в трудовом договоре, и переезд вместе с работодателем в другое место. Трудовая функция — это работа в определенной должности по штатному расписанию или конкретный вид поручаемой работы (ст. 57 ТК РФ). Структурным подразделением может быть отдел, цех предприятия, представительство, филиал и другое.

Условно переводы внутри организации на другую должности можно разделить на постоянные и временные; те, что требуют согласия работника или нет; по инициативе сотрудника или работодателя. Но для всех видов действуют одни правила:

1.  Перевод возможен только с письменного согласия сотрудника, за исключением случаев, указанных в ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ:
   • требующих предотвратить или устранить последствия обстоятельств, которые ставят под угрозу жизнь населения (катастрофы, наводнения, землетрясения и прочее). А также когда нужно заменить временно отсутствующего сотрудника, занятого на устранении вышеописанных обстоятельств;
   • простоя или необходимости предотвращения уничтожения, порчи имущества.

   В этих ситуациях перевод осуществляется на срок до одного месяца с оплатой не ниже среднего заработка на прежней работе. Перевод на работу, которая требует более низкой квалификации, возможен только с письменного согласия работника.

2. Изменение условий трудового договора, в том числе переход на другую работу, возможен только по соглашению сторон, исключение — обстоятельства, которые описаны выше (ст. 72 ТК РФ).
3. Запрещены переводы и перемещения работника, если новые условия труда противопоказаны ему по здоровью (ст. 72.1 ТК РФ).
4. Нельзя перевести сотрудника с бессрочного на срочный договор, срок трудового договора определяется при его заключении.

Постоянный перевод — это бессрочное изменение трудовой функции работника. Например, менеджер по продажам назначается руководителем отдела продаж. Либо слесарь инструментального цеха переходит на должность слесаря сборочного цеха.

Постоянным переводом считается переезд в другую местность вместе с работодателем за пределы административных границ населенного пункта. О переезде сотрудника нужно уведомить за два месяца (ст. 74 ТК РФ). В случае отказа его увольняют согласно п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с выплатой двухнедельного среднего заработка (ч. 7 ст. 178 ТК РФ).

Временный перевод на другую работу оформляется сроком до одного года при необходимости замещения временно отсутствующего сотрудника, за которым сохраняется рабочее место до момента его выхода (ст. 72.2 ТК РФ). Распространенная ситуация — закрытие вакансии во время декретного отпуска.

Важно помнить, что по окончании срока, временный перевод будет считаться постоянным, если сотрудник продолжает трудиться на временном месте, прежняя работа ему не предоставлена и он не требовал ее предоставить.

Постоянный и временный перевод по медицинским показаниям. Сотрудника, которому перевод необходим в соответствии с медицинским заключением, работодатель должен перевести на другое место, работа на котором не противопоказана ему по состоянию здоровья. Перевод и в этом случае возможен только с письменного согласия работника и может быть как бессрочным, так и временным на срок до четырех месяцев или больше.

Если сотрудник отказывается, либо подходящей работы у работодателя для него нет, следующие действия зависят от срока:

• при необходимости временного перевода на срок до четырех месяцев, сотрудник отстраняется от работы на весь срок, который указан в медицинском заключении. Зарплата в этот период ему не начисляется — за исключением иных выплат, предусмотренных ТК РФ, трудовым или коллективным договором;
• когда требуется перевод сроком более четырех месяцев или бессрочно, трудовой договор прекращается в соответствии с п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с выплатой двухнедельного среднего заработка.

Отдельные правила существуют для руководителей, их заместителей и главных бухгалтеров. Если они отказываются от перевода, который необходим им по медицинским показаниям, либо в компании нет для них подходящей должности, трудовой договор с ними прекращается в соответствии с п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. При письменном согласии таких работников их могут отстранить от работы на срок, установленный соглашением сторон, без прекращения трудового договора. Зарплата в этот период им не начисляется, но также возможны иные выплаты, предусмотренные ТК РФ, трудовым или коллективным договором.

При переводе работника по состоянию здоровья на нижеоплачиваемую работу, за ним сохраняется средний заработок по предыдущему месту в течение месяца со дня перехода. При переводе на нижеоплачиваемую работу по причине нанесению вреда здоровью, которое связано с работой, средний заработок по прежней работе сохраняется до установления стойкой утраты трудоспособности или до выздоровления работника (ст. 182 ТК РФ).

Перевод беременной женщины. По заявлению беременной сотрудницы и в соответствии с медицинским заключением, ей снижают норму выработки и обеспечивают перевод на легкие условия труда без воздействия опасных факторов. До предоставления такого места она освобождается от работы с сохранением среднего заработка (ст. 254 ТК РФ).

Перемещение. В ТК РФ закреплено понятие перемещения сотрудника внутри организации, которое не требует его согласия. Главное отличие перемещения от перевода в том, что оно не изменяет условия трудового договора. Работнику предоставляется другое рабочее место, он может переместиться в другое структурное подразделение (если оно не закреплено в его ТД). Работа будет осуществляться в той же местности, либо ему предстоит работать с другим механизмом или агрегатом.

Сроки перевода сотрудника на другую должность

Если работник сам выступил инициатором перевода на другую должность и написал заявление работодателю, то рассмотреть его нужно в сроки, которые установлены в организации. В ТК РФ не закреплены сроки для оформления перевода на другую должность, но в любом случае срок должен быть разумным и адекватным.

Как оформить перевод: этапы

В таблице приводим поэтапное оформление перевода сотрудника.

Когда сотрудник переводится на постоянное место, по его данным необходимо представить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в территориальный орган СФР. Сведения по таким кадровым событиям представляют до 25 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Подписывайте и отправляйте кадровые электронные документы в сервисе Контур.КЭДО

Попробовать бесплатно

Заявление о переводе на другую должность

Заявление составляется в произвольной форме, в нем необходимо указать реальную информацию, которая связана с внутренним переводом. Например, заявление может выглядеть так:

Приказ о переводе на другую должность

Для оформления как временного, так и постоянного перевода необходимо издать приказ (распоряжение). Как правило используется унифицированная форма № Т-5, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. Или же форма, которую компания разработала самостоятельно. В этом документе указывают:

• номер и дату;
• вид перевода — постоянный или временный, дату, с которой он осуществляется. В случае временного — дату окончания;
• ФИО сотрудника, должность и структурное подразделение до и после перевода, оклад;

Вопрос, который может возникнуть у кадровика: что указать в графе «Причина перевода». Единого правила по ее заполнению нет, поэтому рекомендуем указывать реальную причину. Например, заявление или инициатива работника, медзаключение о состоянии здоровья и другое.

В графе «Основание» указывают номер и дату дополнительного соглашения к трудовому договору. Приказ подписывается руководителем, также с ним нужно ознакомить работника.

Если переводятся несколько сотрудников, возможно использовать унифицированную форму № Т-5а, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

Причины отказа в переводе

Отказать в переводе может как работодатель, так и сотрудник. Например, работник вправе отказаться от переезда с работодателем в другой город.

В случае сокращения штата работодатель должен предложить сотруднику другую свободную должность (ст. 180 ТК РФ), но он не вправе принудить сотрудника перевестись на нижестоящую или нижеоплачиваемую должность. Любые изменения условий трудового договора возможны только по соглашению сторон.

Чаще встречается ситуация, когда сотрудник по собственной инициативе и при наличии вакантной должности, просит перевести его. Может ли работодатель отказать? ТК РФ не обязывает работодателя перевести работника на вакантную должность только по его желанию за исключением ситуаций, когда это обусловлено медицинскими показаниями. Такой перевод возможен только при достижении соглашения обеих сторон. Однако стоит учитывать, что если опыт, знания и профессионально-квалификационные качества сотрудника удовлетворяют вакантной должности, то такой отказ можно посчитать необоснованным. Согласно действующему законодательству запрещается отказывать соискателю по любым основаниям, которые не связаны с его деловыми качествами (ст. 64 ТК РФ).

Сделайте взаимодействие с сотрудниками проще и удобнее благодаря КЭДО

Попробовать бесплатно