Как подготовиться к обязательному переходу на ЭПД с 2026 года

Экспедиторы, грузоотправители, перевозчики и получатели грузов должны отказаться от некоторых бумажных перевозочных документов и перейти на электронный документооборот. Закон уже принят — и у бизнеса всего полтора года на перестройку процессов. Поясняем, кто обязан перейти на ЭПД, какие сроки установлены законом и что нужно сделать, чтобы избежать сбоев и штрафов.

Что изменилось в законодательстве

7 июня был опубликован Федеральный закон № 140, который внес изменения в 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты. Изменения коснулись ключевых участков логистической цепочки: оформление заказов-заявок, транспортных накладных и экспедиторских документов.

Для всех участников грузоперевозок

С 1 сентября 2026 года

Все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности и отрасли должны будут оформлять в электронном виде:

транспортные накладные,
заказы-заявки на перевозку,
грузовые накладные в авиации,
транспортные железнодорожные накладные,
все экспедиторские документы (экспедиторские и складские расписки, поручения экспедитору).

Исключения, при которых разрешено использовать бумажную форму этих документов, позже утвердит Минтранс. Перечень таких случаев будет ограниченным, и доля таких перевозок составит незначительную часть от общего объема.

Для экспедиторов

С 1 сентября 2025 года

У экспедиторов появятся обязанности:

Обеспечить соблюдение требований законодательства при оказании экспедиционных услуг, связанных с перевозкой ограниченных в обороте грузов. Если экспедитор не может обеспечить соблюдение таких требований, оказание экспедиционных услуг не допускается.
Хранить договоры транспортной экспедиции 3 года со дня окончания исполнения этих договоров.
По требованию правоохранительных органов предоставлять информацию о соглашениях и передавать груз для проверки.

С 1 марта 2026 года

Информация об экспедиторе должна быть размещена в реестре уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Реестр будет вестись в электронной форме на платформе «ГосЛог».

Изменения касаются как действующих экспедиторов, так и тех, кто только планирует осуществлять экспедиционную деятельность. Действующие экспедиторы должны подать уведомление о своей деятельности до 1 мая 2026 года.

Планируются штрафы за отсутствие сведений в реестре:

от 3 до 5 тыс. рублей для граждан,
от 100 до 300 тыс. рублей для юрлиц.

Руководитель экспедиторского бизнеса (юрлица или ИП) не должен иметь судимости за экономические преступления, а сама компания — ответственности за повторные нарушения закона 87-ФЗ в течение года, например, штрафов за отсутствие в реестре или невыполнение обязанностей экспедитора.

С 1 сентября 2026 года

Экспедиторские документы должны формироваться в электронной форме. Они войдут в перечень электронных перевозочных документов (ЭПД) и будут направляться в ГИС ЭПД. Формат документов будет утвержден ФНС по согласованию с Минтрансом, порядок обмена — определит Правительство РФ.

С чего стоит начать подготовку

Шаг 1. Перейдите на ЭДО и выберете оператора

Для работы с электронными перевозочными документами потребуется подключиться к оператору ИС ЭПД. Например, к сервису Логистика от Контура, который полностью соответствует требованиям нового закона.

Шаг 2. Обновите программное обеспечение

Если вы используете складские и логистические решения, проверьте, поддерживают ли они интеграцию с оператором ИС ЭПД, передачу данных в ГИС ЭПД, архивацию документов и хранение по закону.