Компания начала принимать участие в эксперименте по внедрению электронных транспортных накладных (ЭТрН) в 2020 году и первой из экспедиторских компаний запустила в 2022 году пилотный проект.

ПЭК оформляет до тысячи ЭТрН в сутки  

ПЭК — мультисервисный оператор логистических услуг, эксперт в сфере комплексных решений и организации грузоперевозок на территории России и за рубежом. Победитель в номинации «Про логистику: первые в отрасли» по итогам заседания независимого жюри премии «ПРО ЭДО».

Задачи 

Компания начала принимать участие в эксперименте по внедрению электронных транспортных накладных (ЭТрН) в 2020 году и первой из экспедиторских компаний запустила в 2022 году пилотный проект. К тому моменту поток транспортных накладных достигал 1,6 млн документов, а сроки ожидания бумажных экземпляров доходили до 30 дней.

Цели проекта: 

• В 2023 году полностью перевести на ЭТрН все рейсы с участием собственного автопарка;
• В 2024 году перевести на ЭТрН более 50% партнеров-перевозчиков и партнеров-франчайзи; 
• Ускорить обмен перевозочными документами и минимизировать количество ошибок в них. 

Решение

Компания вместе со специалистами Контура провела интеграцию учетной системы 1С в нетиповой конфигурации с модулем сервиса Логистика. Обе стороны были заинтересованы в том, чтобы сделать переход на ЭТрН максимально удобным для сотрудников и партнеров.
 
В ПЭК выбрали сценарий обмена ЭТрН, доработали интерфейс учетной системы для обмена данными между перевозчиками, отправителями и получателями. Работали с базовой моделью — доставка грузов между собственными складами. В этом случае компания выступает грузоотправителем и грузополучателем, а основным перевозчиком — «Авто-ПЭК» (входит в группу компаний ПЭК). 

Также была сделана доработка, благодаря которой система заранее знает, будет ли подписана электронная накладная или рейс поедет по бумажной версии. После погрузки автоматически формируется электронный документ, далее в компании включается таймер — в течение 30 минут ожидают подписания ЭТрН. Во время тайм-аута печать остальных документов заблокирована. Если пришел положительный ответ о подписании, запускают перевозку с ЭТрН и печатают остальные документы, если возникли сложности — оперативно переходят на бумажную версию.

Результаты

Среди наиболее значимых результатов ПЭК: 

• Информационная система и бизнес-процессы готовы к использованию ЭТрН, компания соответствует новым требованиям законодательства Российской Федерации.
• Экономия бумажных расходников на стоимости доставки и хранения документов достигла 3,5 млн руб.
• Значительно ускорился процесс подписания документов, на 250 часов в месяц сократились временные потери, потому как документы теряются реже, а ошибок в них стало меньше.
• Быстрый доступ к ЭТрН с любого устройства для всех участников перевозок, упрощение отчетности.

Александр Майер
IT-директор логистической компании ПЭК

Обучая перевозчиков-партнеров, мы информируем их, что переход на электронные накладные поможет им уже через 1-2 дня после завершения рейса получить выплату, тогда как при обмене бумажными документами ожидание может доходить до 30 дней, пока заказчик не подпишет проверенные оригиналы. Но самое главное — переход на ЭТрН повысит прозрачность отрасли. Скрыть часть информации невозможно, что поможет исключить недобросовестную конкуренцию на рынке за счет оптимизации налогов и сборов. Это цель, ради которой стоит внедрять ЭДО.