Переход на электронные транспортные накладные в 2024 году: кто обязан применять и когда

Все стороны грузоперевозок могут перейти на электронный документооборот и оформлять транспортные накладные в цифровом виде. Расскажем, как обмениваться перевозочными документами по-новому, кто должен перейти на цифровой формат и что для этого нужно сделать.

Зачем нужны электронные транспортные накладные (ЭТрН)

Транспортная накладная — это документ, который подтверждает факт перевозки груза автомобильным транспортом. Его оформляют участники перевозок для учета оказанных транспортных услуг и расчетов с перевозчиком.

В октябре 2020 года Минтранс России провел эксперимент по переводу транспортных накладных и путевых листов в цифровой формат. Отправители грузов, перевозчики и грузополучатели оформляли и подписывали документы через операторов электронного документооборота (ЭДО). А ГИБДД и Ространснадзор контролировали процесс через тестовую информационную систему.

Эксперимент прошел успешно — новые механизмы взаимодействия участников перевозок и госорганов выполнили свои цели. Процесс грузоперевозок на время эксперимента стал быстрее и дешевле для участников и прозрачнее для государства. С 2022 года добровольное использование ЭТрН закрепили в законодательстве.

Переход на ЭДО в транспортной логистике создает преимущества для бизнеса:

• быстрый доступ к ЭТрН с любого устройства для всех участников перевозок;
• ускорение бизнес-процессов, перевозчик получает оплату в короткие сроки;
• сокращение расходов на доставку и хранение документов;
• легкий и быстрый поиск документов в электронном архиве.

Изменения в законодательстве в 2024 году

В 2023 году Росалкогольтабакконтроль и Минтранс РФ запустили пилотный проект по применению электронных перевозочных документов (ЭПД), в том числе ЭТрН, при обороте алкогольной продукции.

Участники рынка грузоперевозок ожидают, что с 1 июня 2024 года транспортировка этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции будет сопровождаться обязательным оформлением электронных документов. Но на текущий момент, государство еще не анонсировало точную дату введения отраслевого императива. Пока участники коммерческих перевозок могут переходить на цифровую версию документа по своему желанию.

Как обмениваться электронными транспортными накладными

Схемы обмена документами могут быть разными. Самый простой алгоритм такой:

1. Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учетной системе или веб-интерфейсе, подписывает свой титул (раздел) квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передает его через оператора ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
2. Провайдер передает ЭТрН перевозчику и получателю груза.
3. Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП).
4. Перевозчик подписывает электронную накладную КЭП.
5. Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.
6. Водитель подтверждает передачу груза ПЭП.
7. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.

Участники перевозки смогут просматривать и скачивать из сервиса оператора ЭПД оригиналы ЭТрН, которые они подписывали.

Оформляйте электронные транспортные накладные в сервисе Логистика от Контур.Диадока

Оставить заявку

ГИС ЭПД получает данные о подписании ЭТрН в режиме онлайн и по запросу передает их МВД, Ространснадзору и ФНС. Еще система принимает титулы и КЭП от провайдеров, выдает уникальный идентификатор документа и формирует записи по ЭТрН в свою базу данных.

Как выглядит электронная транспортная накладная

ЭТрН — аналог бумажной транспортной накладной. Правительство утвердило форму транспортной накладной в приложении №4 к правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Подробности можно прочесть в постановлении Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200.

Документ включает в себя информацию о грузоперевозке, которую согласовывают грузоотправитель и перевозчик:

• дату, время, адрес погрузки и выгрузки груза;
• штрафы за простой транспорта, задержку доставки;
• параметры транспортного средства;
• особые условия доставки груза и другие сведения.

ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов обмена (они же титулы или разделы) и четырех опциональных. Формат транспортной накладной утвержден в приказе ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Все титулы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). Кто, на каком этапе подписывает раздел ЭТрН и какую информацию содержит титул, показываем таблице:

Кто обязан применять электронную транспортную накладную

С 1 марта 2022 года перевозчики, отправители и получатели грузов оформляют ЭТрН в добровольном порядке. Минтранс России прогнозирует обязательность ЭПД в перспективе нескольких лет. Пока формировать ЭТрН вместо бумажных можно по желанию.

Когда не надо оформлять ЭТрН

Документ не создают, если товар доставляет сам продавец без привлечения перевозчика, стоимость доставки в договоре включена в стоимость продукции, а товар передан в собственность покупателю на складе грузополучателя. А еще когда покупатель перевозит товар собственным транспортом.

Что нужно сделать для обмена перевозочным документом

Шаг 1. Получить сертификат КЭП для уполномоченных лиц.

Специалисты, которые будут подписывать ЭТрН от лица компании, должны получить сертификат электронной подписи физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре, например, в УЦ СКБ Контур. Использовать КЭП физлица нужно вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД) для подтверждения полномочий физлица.

Представитель юридического лица может использовать ранее выданный сертификат КЭП без МЧД только до 31.08.2024 (если срок действия КЭП не закончится ранее).

Руководители коммерческих организаций и ИП могут получить сертификат квалифицированной электронной подписи только в удостоверяющем центре ФНС России. При первом получении потребуется личная явка. Если есть действующая КЭП, полученная в УЦ ФНС, ее можно продлить удаленно через личный кабинет на сайте ФНС.

Шаг 2. Подключиться к оператору ИС ЭПД.

Оператор будет обрабатывать и отправлять ЭТрН через свой сервис в ГИС ЭПД. Минтранс провел аккредитацию и сформировал специальный реестр таких операторов. Чтобы в него попасть, необходимо выполнить требования, описанные в п. 4 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Принцип работы в сервисах провайдеров зависит от интеграционного решения. Например, сервис Логистика от Контур.Диадока можно внедрить в свою учетную систему или пользоваться веб-интерфейсом.

Шаг 3. Приобрести технические средства.

Сотрудникам, которые будут принимать, перевозить и отгружать товар, нужен смартфон или планшет с доступом к ЭДО. Также необходим тариф с мобильным интернетом у провайдера сотовой связи.

Как подключиться к сервису Логистика от Контура

Контур.Диадок — система ЭДО в Контуре, в которой можно отправлять юридически значимые документы контрагентам за несколько секунд. Через сервис Логистика участники перевозок могут обмениваться электронными перевозочными документами и экономить на бумаге.

В сервисе все стороны грузоперевозок могут пользоваться веб-интерфейсом и выбрать удобный сценарий подписания ЭТрН между складом и водителем. А еще при подключении появляется возможность хранить документы в бесплатном электронном архиве с круглосуточным доступом.

Эксперты Контура следят за актуальными изменениями в законодательстве, входят в рабочие группы по применению ЭТрН, участвовали в эксперименте Минтранса России.

Чтобы подключиться к сервису Логика, нужно заполнить свои данные на сайте и отправить заявку. С вами свяжется менеджер и поможет выбрать тариф и подходящее  интеграционное решение. После оплаты счета специалисты помогут внедрить Логистику в вашу учетную систему. 

Работайте с электронными перевозочными документами в сервисе Логистика

Оставить заявку