Что такое электронные перевозочные документы

Электронный документооборот (ЭДО) в сфере грузоперевозок заработал еще в 2022 году. Он позволил упростить работу компаний за счет цифровизации процессов, связанных с оформлением документов. Расскажем, что относится к электронным перевозочным документам (ЭПД) и какими данными можно обмениваться онлайн.

Екатерина Романова Эксперт сервиса Логистика от Контур.Диадока

В этой статье:

Плюсы электронных перевозочных документов
Что нужно для начала обмена
Кто участвует в обмене ЭПД
Как происходит обмен ЭПД

Обменивайтесь с партнерами электронными перевозочными документами в сервисе Логистика от Контур.Диадока

Получить консультацию

Плюсы электронных перевозочных документов

Электронный перевозочный документ — цифровой документ, который создают при перемещении груза на автомобильном транспорте по территории РФ. Форматы ЭПД устанавливает налоговая служба. Электронный документооборот в сфере грузоперевозок введен постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 г. № 2200.

Использование ЭДО в грузоперевозках дает компаниям следующие преимущества:

Ускорение взаиморасчетов между контрагентами. Электронный документооборот повышает скорость обработки данных. Все участники обмена имеют доступ к цифровым документам. Например, грузоотправитель и перевозчик получат подписанную электронную транспортную накладную сразу после отгрузки. Поэтому перевозчик сможет получить оплату по перевозке раньше.

Простое и безопасное хранение. Данные хранятся на серверах провайдера, доступ к информации у клиента круглосуточный.

Защита и конфиденциальность информации. Цифровой файл невозможно потерять или повредить, он защищен от кражи и перехвата, так как передается по зашифрованным каналам.

Снижение риска ошибок при оформлении. В сервисе для обмена ЭПД можно создать шаблоны файлов, уменьшив количество ручного ввода. Также в специальных сервисах, например, в Логистике от Контур.Диадока есть встроенная проверка, которая подсвечивает незаполненные поля, указывает на ошибки и помогает их избегать.

Экономия средств и времени. Электронный документооборот позволяет сократить расходы на бумагу, печать документов, почтовые и курьерские услуги. А также помогает участникам грузоперевозок экономить деньги и время на ведении архива.

Повышение прозрачности процессов. Процесс перевозки проще отследить, так как по статусам документов в сервисе видно, на каком этапе обработки груз находится сейчас.

Упрощение работы с государственными органами. Электронный документ легко найти по фильтрам с помощью поиска, а после отправить контролирующим органам по запросу. Это займет минимум времени и позволит не задерживать отчетность.

Что нужно для начала обмена

С 2022 года участники грузоперевозок могут использовать ЭПД и подключаться к сервисам операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). В свою очередь операторы передают данные в государственную информационную систему обмена электронными перевозочными документами (ГИС ЭПД). Правила обмена электронными перевозочными документами между участниками и порядок направления таких документов в госсистему установлены в постановлении Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.

С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов нужно использовать в электронном формате. Требование закреплено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ и касается транспортных накладных в авто- и железнодорожных перевозках, грузовых авианакладных, заказов-заявок на перевозки, а также экспедиторских документов.

ГИС ЭПД — это федеральная информационная система, которая регистрирует перевозочные документы и предоставляет информацию госорганам. Через систему можно оформлять электронные:

транспортные накладные;
заказы-наряды;
сопроводительные ведомости;
путевые листы;
заказы-заявки;
договоры фрахтования;
экспедиторские документы (поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки).

Чтобы подключиться к ГИС ЭПД, участники процесса должны:

Оформить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) через аккредитованный удостоверяющий центр, например, УЦ Контура. Подпись нужна каждому сотруднику, который участвует в отгрузке и приемке. Если у вас уже есть электронная подпись, например для сдачи бухгалтерской отчетности, она подойдет и для работы с ЭПД.
Выбрать оператора ИС ЭПД, включенного в реестр Минтранса, и заключить с ним договор. Например, СКБ Контур предлагает сервис Логистика от Контур.Диадока, который можно интегрировать в 1С или свою учетную систему, либо работать через веб-версию в браузере. Также доступно мобильное приложение для водителей, в том числе ИП-перевозчиков.
Пригласить к обмену ЭПД партнеров по перевозке. Подробнее о том, как запустить транспортный ЭДО с контрагентами в сервисе Логистика, читайте в статье.
Обучить сотрудников работе с сервисом. Эксперты Логистики регулярно проводят бесплатные вебинары и обучения: анонсы и записи доступны в разделе мероприятий.

Таким образом, для полноценного документооборота участникам грузоперевозок необходимы:

Подключение к аккредитованному оператору. Без него не получится передавать информацию в государственную систему. Список аккредитованных операторов есть на сайте Минтранспорта. СКБ Контур входит в этот реестр.

Квалифицированная электронная подпись. КЭП используют для регистрации в сервисе оператора и на каждом этапе обмена.

Электронные перевозочные документы чаще подписывают КЭП, но в некоторых сценариях работы можно использовать неквалифицированную электронную подпись, выпущенную в приложении Госключ (НЭП Госключа), а водители и кладовщики также могут использовать простую электронную подпись (ПЭП) для подтверждения погрузки и приема.

Реклама 16+

Получить электронную подпись с автоматической настройкой

Кто участвует в обмене ЭПД

В схеме обмена участвуют грузоотправители, грузополучатели, перевозчики, операторы ИС ЭПД, наблюдатели, контролирующие органы, ГИС ЭПД.

Рассмотрим, как участники включены в обмен цифровыми перевозочными документами.

Участник	Что делает
Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, фрахтовщик, фрахтователь	Обменивается документами друг с другом в сервисе оператора ИС ЭПД
Оператор ИС ЭПД	Обеспечивает обмен данными между сторонами документа и с ГИС ЭПД, форматный контроль, роуминг с другими операторами
ГИС ЭПД	Верифицирует, формирует сведения для QR-кода, выдает массив QR-кодов, принимает данные от оператора, передает их в контролирующие органы: МВД России, Минтранс, Минцифры, ФНС, Ространснадзор

У каждого участника обмена свои задачи. Грузоотправители, получатели, перевозчики используют информационную систему оператора для оформления документов.

Оператор ИС ЭПД обеспечивает клиентов сервисом для обмена данными онлайн. Государственная информационная система проверяет полученные сведения, выдает QR-коды и уникальные идентификаторы, передает данные контролирующим органам.

Полезные статьи по теме

Как происходит обмен ЭПД

Схема обмена перевозочными документами зависит от типа ЭПД. Разберем популярный сценарий на примере обмена электронной транспортной накладной.

В сервисе ЭПД грузоотправитель создает транспортный документ в утвержденном налоговой формате и подписывает КЭП. Файлу присваивают уникальный номер — идентификатор.
Оператор ЭПД проверяет формат документа, уникальность идентификатора, действительность КЭП.
Оператор передает документ в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки.
ГИС ЭПД сверяет данные с информацией, полученной от других участников документооборота, проверяет файлы обмена и электронной подписи.
Оператор ЭПД направляет документ перевозчику и получателю груза.
Водитель заходит в мобильное приложение и подтверждает прием груза простой или неквалифицированной электронной подписью.
Представитель перевозчика получает в сервисе оператора ЭПД информацию от водителя и подписывает накладную КЭП.
Получатель принимает груз и подписывает свой раздел КЭП.
Водитель подтверждает передачу груза в мобильном приложении простой или неквалифицированной электронной подписью.
Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.

Если стороны поставили свои подписи под цифровым документом, он будет считаться юридически значимым как для участников сделки, так и для любых третьих лиц.