Что такое электронные перевозочные документы

Электронный документооборот (ЭДО) в сфере грузоперевозок заработал еще в 2022 году. Он позволил упростить работу компаний за счет цифровизации процессов, связанных с оформлением документов. Расскажем, что относится к электронным перевозочным документам (ЭПД) и какими данными можно обмениваться онлайн.

Обменивайтесь с партнерами электронными перевозочными документами в сервисе Логистика

Получить консультацию

Плюсы электронных перевозочных документов

Электронный перевозочный документ — цифровой документ, который создают при перемещении груза на автомобильном транспорте по территории РФ. Форматы ЭПД устанавливает налоговая служба. Электронный документооборот в сфере грузоперевозок введен постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 г. № 2200.

Использование ЭДО в грузоперевозках дает компаниям следующие преимущества:

Ускорение взаиморасчетов между контрагентами. Электронный документооборот повышает скорость обработки данных. Все участники обмена имеют доступ к цифровым документам. Например, грузоотправитель и перевозчик получат подписанную электронную транспортную накладную сразу после отгрузки. Поэтому перевозчик сможет получить оплату по перевозке раньше.

Простое и безопасное хранение. Данные хранятся на серверах провайдера, доступ к информации у клиента круглосуточный.

Защита и конфиденциальность информации. Цифровой файл невозможно потерять или повредить, он защищен от кражи и перехвата, так как передается по зашифрованным каналам.

Снижение риска ошибок при оформлении. В сервисе для обмена ЭПД можно создать шаблоны файлов, уменьшив количество ручного ввода. Также в специальных сервисах, например, в Логистике от Контура, есть встроенная проверка, которая подсвечивает незаполненные поля, указывает на ошибки и помогает их избегать.

Экономия средств и времени. Электронный документооборот позволяет сократить расходы на бумагу, печать документов, почтовые и курьерские услуги. А также помогает участникам грузоперевозок экономить деньги и время на ведении архива.

Повышение прозрачности процессов. Процесс перевозки проще отследить, так как по статусам документов в сервисе видно, на каком этапе обработки груз находится сейчас.

Упрощение работы с государственными органами. Электронный документ легко найти по фильтрам с помощью поиска, а после отправить контролирующим органам по запросу. Это займет минимум времени и позволит не задерживать отчетность.

Что нужно для начала обмена

С 2022 года участники грузоперевозок могут использовать ЭПД и подключаться к сервисам операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). В свою очередь операторы передают данные в государственную информационную систему обмена электронными перевозочными документами (ГИС ЭПД). Правила обмена электронными перевозочными документами между участниками и порядок направления таких документов в госсистему установлены в постановлении Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.

ГИС ЭПД — это федеральная информационная система, которая регистрирует перевозочные документы и предоставляет информацию госорганам. Через систему можно оформлять электронные:

• транспортные накладные;
• заказы-наряды;
• сопроводительные ведомости;
• путевые листы;
• заказы (заявки);
• договоры фрахтования.

Чтобы подключиться к ГИС ЭПД, участники процесса должны:

1. Выбрать оператора ИС ЭПД, включенного в реестр Минтранса и заключить с ним договор. Например, СКБ Контур предлагает сервис Логистика.
2. Оформить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) через аккредитованный удостоверяющий центр, например, УЦ Контура. Подпись нужна каждому сотруднику, который участвует в отгрузке и приемке.
3. Установить специальное программное обеспечение, предоставленное оператором ИС ЭПД. Либо начать работать через веб-версию, если она есть у оператора.
4. Обучить сотрудников работе с сервисом. Обычно это не занимает много времени, так как интерфейс, как правило, интуитивно понятен.

Таким образом, для полноценного документооборота участникам грузоперевозок необходимы:

Подключение к аккредитованному оператору. Это важно, так как без него не получится передавать информацию в государственную систему. Список аккредитованных операторов есть на сайте Минтранспорта. СКБ Контур входит в этот реестр.

Квалифицированная электронная подпись. КЭП используют на каждом этапе обмена.

Электронные перевозочные документы чаще подписывают КЭП, но в некоторых сценариях работы можно использовать неквалифицированную ЭП Госключа, а водителям достаточно простой электронной подписи.

Упростите документооборот

Обменивайтесь транспортными документами онлайн и сокращайте ошибки

Подключиться

Кто участвует в обмене ЭПД

В схеме обмена участвуют грузоотправители, грузополучатели, перевозчики, операторы ИС ЭПД, наблюдатели, контролирующие органы, ГИС ЭПД.

Рассмотрим, как участники включены в обмен цифровыми перевозочными документами.

У каждого участника обмена свои задачи. Грузоотправители, получатели, перевозчики используют информационную систему оператора для оформления документов.

Оператор ИС ЭПД обеспечивает клиентов сервисом для обмена данными онлайн. Государственная ИС проверяет полученные сведения, выдает QR-коды и уникальные идентификаторы, передает данные контролирующим органам.

Как происходит обмен ЭПД

Схема обмена перевозочными документами зависит от типа ЭПД. Разберем популярный сценарий на примере обмена электронной транспортной накладной.

1. В сервисе ЭПД грузоотправитель создает транспортный документ в утвержденном налоговой формате и подписывает КЭП. Файлу присваивают уникальный номер — идентификатор.
2. Оператор ЭПД проверяет формат документа, уникальность идентификатора, действительность КЭП.
3. Оператор передает документ в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки.
4. ГИС ЭПД сверяет данные с информацией, полученной от других участников документооборота, проверяет файлы обмена и электронной подписи.
5. Оператор ЭПД направляет документ перевозчику и получателю груза.
6. Водитель заходит в мобильное приложение и подтверждает прием груза простой или неквалифицированной электронной подписью.
7. Представитель перевозчика получает в сервисе оператора ЭПД информацию от водителя и подписывает накладную КЭП.
8. Получатель принимает груз и подписывает свой раздел КЭП.
9. Водитель подтверждает передачу груза в мобильном приложении простой или неквалифицированной электронной подписью.
10. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.

Если стороны поставили свои подписи под цифровым документом, он будет считаться юридически сильным как для участников сделки, так и для любых третьих лиц.

Оптимизируйте перевозки

Обменивайтесь перевозочными документами в электронном виде и ускоряйте процессы

Подключиться