5 ошибок при внедрении ЭДО в логистике, которых стоит избежать

Государство давно призывает бизнес отказаться от бумажных документов, но в грузоперевозках это стало трендом только с 2022 года. Эксперты сервиса Логистика от Контура изучили кейсы перехода российских компаний на электронные транспортные накладные и путевые листы и выделили 5 ошибок, которые могут мешать перестройке процессов. Спойлер: их легко избежать на старте.

Ошибка №1. Неправильная оценка ресурсов

Малому и среднему бизнесу часто кажется, что цифровизация документооборота — это сложный технологический проект, который требует целого штаба IT-специалистов, готовых написать сотни строк кода. На самом деле, для работы с электронными перевозочными документами (ЭПД) достаточно нескольких грамотных сотрудников, которые разбираются в схемах грузоперевозок и могут освоить новый софт.

Крупные же компании считают, что их масштаб и ресурсы позволят перестроить все процессы за пару недель. Но это заблуждение: переход на электронные документы — как ремонт в офисе. Вроде бы планировали только покрасить стены, а в итоге приходится менять проводку, окна и планировку. Внедрение ЭДО невозможно без слаженной работы команды, в которую входят IT-специалисты, логисты, диспетчеры и водители. 

Совет: Без оценки ресурсов переход может превратиться в затянутый и хаотичный процесс. Мечтаете об автоматизации? Закладывайте больше времени. Команда Сервиса Логистика помогает своим клиентам составить подробную дорожную карту проекта, чтобы избежать неожиданных трудностей при перестройке процессов.

Ошибка №2. Отсутствие понимания целей 

Некоторые из участников грузоперевозок начинают переход на электронный документооборот только потому, что того требуют законы. В 2025 году, например, изменения коснутся перевозчиков этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Но без понимания реальных преимуществ ЭПД переход может стать формальностью, а не инструментом улучшения работы. Компаниям важно объяснить сотрудникам, как перестройка процессов повлияет на документооборот и рабочую рутину. 

Совет: Когда сотрудники понимают, зачем вводятся нововведения, они становятся более вовлечёнными и мотивированными. Команда сервиса Логистика регулярно проводит бесплатные мероприятия, на которых эксперты простым языком рассказывают о выгодах перехода на ЭДО. На вебинарах сотрудники компаний могут задать экспертам интересующие вопросы и получить ответы в прямом эфире. 

Ошибка №3: Пренебрежение интеграцией

Переход на электронные перевозочные документы не требует полной замены привычных для компании решений. Сервисы для электронного документооборота, предлагают возможность интеграции с уже используемыми ERP и CRM системами. Игнорирование этой возможности может привести к дублированию данных и увеличению времени на обработку документов.

Сервис Логистика легко впишется в существующую инфраструктуру компании. Выберете удобный способ работы: 

• интеграционный комплекс с SAP;
• веб-версия;
• интеграция по API;
• коннектор;
• модуль 1С;
• мобильное приложение для водителей. 

Ошибка №4. Ожидание обязательных требований

Откладывать внедрение электронного документооборота до появления отраслевого императива — рискованная стратегия. Как только электронные транспортные накладные и путевые листы станут обязательными, начнётся массовый переход, что может привести к повышенной нагрузке на операторов информационных систем ЭПД и большим очередям на внедрение.

Ошибка №5: Попытки реализовать неэффективные схемы 

Некоторые компании не хотят отказываться от старых методов работы, включая неэффективные или даже незаконные. С электронными транспортными накладными и путевыми листами такие подходы не только не работают, но и легко отслеживаются, что создаёт риски для бизнеса.

Электронный документооборот требует «обеления» бизнеса. Это отличная возможность пересмотреть процессы и оптимизировать их в рамках закона. Вместо того, чтобы пытаться сохранить старые схемы, лучше использовать переход на ЭДО как шанс улучшить свою деловую репутацию и снизить риски. Например, можно отказаться от проведения фиктивных медосмотров водителей и внедрить телемедицину при оформлении электронных путевых листов, — поясняет руководитель группы внедрения сервиса Логистика Алексей Серов.

Поможем настроить работу с ЭПЛ и ЭТрН в удобном формате

Отправить заявку