Программа для управления клиникой, медицинским центром

Сейчас один из приоритетов в развитии системы здравоохранения — это ее цифровизация. Важный аспект цифровизации — автоматизация рутинных процессов в учреждениях здравоохранения, что освобождает больше времени на работу непосредственно с пациентами. Для этого и созданы МИС — медицинские информационные системы. В статье расскажем, как работают МИС, какие задачи помогают решать и как их правильно выбрать.

Управляете клиникой? Сегмент+ поможет зарабатывать больше

ИИ анализирует базу пациентов, прогнозирует спрос и запускает персональные предложения автоматически.

Оставить заявку

Что такое медицинская информационная система (МИС) простыми словами

Медицинская информационная система — это комплексная программа, которая оптимизирует процессы в медицинском учреждении. МИС собирает в единую цифровую среду такие направления работы клиники, как:

• запись пациентов и ведение медицинских карт;
• прием у врача и управление расписанием специалистов;
• учет медикаментов и других расходных материалов;
• управление финансами больницы.

Проще говоря, МИС — это цифровой помощник клиники.

Преимущества использования МИС для клиники и медицинского центра

Медицинская информационная система помогает медорганизациям работать эффективнее. Перечислим преимущества, которые дает МИС.

Экономия времени и снижение нагрузки на персонал. Благодаря МИС сокращается время обработки информации и оформления документов. Персонал больше сосредоточен на помощи пациентам, а не на решении административных задач.

Повышение качества обслуживания. Когда у врачей больше времени на пациентов, качество медицинских услуг растет. Кроме того, пациенты могут легко и быстро получать медицинские данные — это значит, что взаимодействие с клиникой становится комфортнее. В итоге лояльность клиентов возрастает.

Уменьшение ошибок. МИС отчасти автоматизирует работу клиники и позволяет создать стандартные шаблоны и последовательность действий. Это уменьшает влияние человеческого фактора и снижает вероятность ошибок.

Безопасность данных. Медицинские информационные системы используют современные технологии шифрования и защиты информации, что гарантирует безопасность персональных данных пациентов.

Требования к медицинским информационным системам

Главные требования к МИС закреплены в приказе Минздрава РФ №911 Н. Согласно этому документу медицинские информационные системы должны предоставлять следующие возможности:

• ведение электронной медицинской карты пациента (ЭМК);
• применение технологии телемедицины;
• организация электронной регистратуры^ сюда входят управление потоком пациентов и расписанием врачей? учет и планирование занятости коечного фонда и прочее;
• возможность провести диспансеризацию, профосмотры или прививочные кампании;
• автоматизированное формирование отчетности клиники, счетов за услуги;
• интеграция с отделениями Фонда обязательного медицинского страхования, Единой государственной информационной системой в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ), о которой мы писали в статье «Что такое цифровая медицина».

Виды МИС

Медицинские информационные системы классифицируются по четырем типам.

По направлению лечебного учреждения

В этом случае выделяют МИС:

• для клиник, к которым относятся как небольшие клиники, так и многопрофильные медцентры;
• для аптек;
• для специализированных центров, таких как онкологические, психоневрологические или реабилитационные.

Существуют и универсальные МИС с базовыми функциями, предназначенные для широкого спектра лечебных учреждений.

По уровню клиники

В этом ракурсе МИС делятся на:

Базовые — версия программы, которая автоматизирует одно рабочее место; например, есть модули для врача или сотрудника регистратуры.

Клинические — у программы несколько модулей: не только для работы врачей и регистратуры, но и для стационара, управления финансами и отчетностью, взаимодействия с клиентами.

Региональные — система такого типа требуется клиникам с филиалами в разных городах; в этом случае у МИС должен быть модуль для управления филиалами, который бы собирал информацию из региональных отделений.

Федеральные — нужны либо сетевым клиникам, работающим по всей России, либо государственным ведомствам, например Минздраву.

По архитектуре исполнения

МИС бывают десктопными, то есть, работающими на стационарных компьютерах и через локальные серверы медучреждений. В этом случае доступ к системе возможен только из внутренней сети клиники или через защищенное удаленное подключение. МИС такого типа обеспечивают высокий уровень безопасности данных.

Еще один вид — облачные МИС, когда информация хранится на удаленных серверах поставщика облачных услуг. Такой вид обеспечивает легкость в обновлении и масштабировании системы, а также доступность. Это полезно при удаленных консультациях и совместной работе специалистов из разных клиник.

Существуют и смешанные МИС, в которых совмещены оба подхода.

Четвертый — по методу оплаты

Здесь МИС делятся на те, что клиника приобретает в собственность, и на МИС с абонентской платой, когда пользователи платят за использование ПО на основе фиксированной ставки.

Подробнее о видах МИС рассказали в статье.

Функции медицинских информационных систем

Давая определение МИС, мы уже перечислили основные ее функции. В этом разделе остановимся подробнее на каждой из них.

Автоматизация медицинских процессов

Системе передаются рутинные задачи, такие как запись на прием, подтверждение визита к врачу, назначение анализов и процедур. О том, что информационная система полностью заменит, к примеру, сотрудников регистратуры, говорить пока рано. Но МИС экономит время.

Руководство клиники решает, какие процессы автоматизировать, а какие оставить в ведении персонала.

Управление взаимоотношениями

Взаимоотношениями с клиентами управляют, CRM-системы, которые помогают привлекать и удерживать клиентов, управлять маркетинговыми кампаниями и продажами. Интеграция МИС и CRM-систем создает единое пространство, с помощью которого клиника добивается персонализированного подхода к пациентам. К примеру, вовремя напоминает о предстоящем приеме, предлагает специальные акции, создает программы лояльности с учетом предоплат, накопительных скидок или бонусов.

В итоге, клиника получает благодарных пациентов, которые могут стать постоянными клиентами и обратиться за новыми услугами. Также медучреждение оптимизирует маркетинговые расходы и получает возможность делать сквозную аналитику.

Четыре шага интеграции МИС и CRM-систем:

Постановка целей — определите, что улучшает интеграция.

Выбор подрядчика и технического решения — важно, чтобы подрядчик понимал, как работают обе системы.

Реализация — обмен информацией должен быть двусторонним, чтобы, например, новые заявки из CRM попадали в МИС, а данные о прошедшем приеме — в CRM.

Обучение персонала.

Программа для клиники вместе с Сегмент+ обеспечивают полный контроль и рост прибыли

МИС ведет учет, а Сегмент+ стимулирует повторные визиты и снижает расходы на рекламу.

Оставить заявку

Управление медицинской информацией

Медицинская информационная система предполагает электронный документооборот, а значит программное обеспечение должно включать удобный конструктор для создания документов. Это, допустим, создание медицинских заключений в один клик, понятные шаблоны, функция отчетности в одном окне и т.д. Не забудьте также об архивировании и хранении информации.

Помимо этого, МИС должна взаимодействовать с ЕГИСЗ. Интеграция осуществляется через геоинформационную систему (ГИС); напрямую — если у клиники есть собственная IT-система; через иного оператора по защищенному каналу связи.

Управление ресурсами клиники

Для эффективной работы клиники важно всегда иметь под рукой всё необходимое для оказания медицинских услуг.

В медицинских информационных системах есть модули, которые, к примеру, упрощают учет расходных материалов. Допустим, у пациента взяли кровь, информация об этом заносится в МИС, а потраченные расходные материалы автоматически учитываются и списываются. Еще они помогают контролировать остатки и вовремя пополнять запасы.

Управление финансовыми потоками

Использование МИС предполагает улучшение проведения оплат за услуги и повышение точности учета. МИС предлагает разные виды расчета: наличный, безналичный, по страховке, кредитными средствами. Информация об оплатах сохраняется в системе и отображается в карточках пациентов.

Обработка и хранение данных

Медицинские информационные системы во многом базируются на сборе и анализе данных пациентов. Российское законодательство строго регулирует работу с личными данными граждан, особенно со сведениями, составляющими врачебную тайну.

Защищать требуется:

Персональные данные пациентов — ФИО, адрес, номер паспорта и страхового полиса.

Сведения о состоянии здоровья — диагнозы, методы и результаты лечения.

Сведения о сотрудниках медучреждений, планы развития клиники, отчеты о работе с бюджетными средствами.

Требования к МИС установлены несколькими нормативными актами, например ФЗ №187 «О персональных данных».

Главные требования:

• запрещается размещать данные за границей;
• программное обеспечение должно входить в реестр российского ПО Минкомсвязи;
• средства защиты должны иметь сертификат Федеральной службы по техническому и экспортному;
• контролю.

За нарушения при работе с медицинскими данными предусмотрены штрафы.

Электронное подписание документов

Возможность подписывать документы в электронной форме — один из способов сделать взаимодействие с клиникой легче и комфортнее для пациентов. Есть несколько сервисов, которые позволяют направить документы на подпись пациентам в личный кабинет или по ссылке. К примеру, ONDOC или F.Doc.

Клиент визирует документ с помощью электронной подписи ЕСИА или одноразового кода верификации. Документ автоматически загружается в МИС и клиника тоже подписывает его.

Как выбрать программу для управления клиникой, медицинским центром

При выборе подходящей медицинской информационной системы стоит выполнить следующие шаги:

Поставить цели и проанализировать потребности — составьте список задач, которые планируется автоматизировать и определите требования к МИС.

Изучить варианты — ориентируйтесь на функционал программ, цену, репутацию фирмы-разработчика.

Обратить внимание на гибкость ПО — возможность настроить его под потребности клиники, а также на удобство интерфейса.

Провести «тест-драйв» — ознакомьтесь с работой системы в реальных условиях.

Распространенные ошибки внедрения МИС

Понимание ошибок, которые часто допускаются при внедрении, убережет от лишних расходов и разочарования и позволит выбрать функциональную МИС.

Рассмотрим главные ошибки.

Ожидание, что система сама интегрируется с другими программами

Для корректной работы МИС важно, чтобы она нормально взаимодействовала с другими системами, такими как бухгалтерские программы, лабораторные информационные системы или рентген-системы.

В противном случае данные будут дублироваться, разрозненность усложнит обработку информации, что приведет к снижению качества обслуживания.

У разработчиков ПО еще до подписания договора запросите описание всех интеграций и протестируйте работу МИС.

Игнорирование работы с персоналом

Персонал — это те люди, которые непосредственно будут пользоваться системой. Если просто в командном порядке заставить людей пользоваться МИС, толку не будет: сотрудники будут допускать ошибки, а могут и вовсе вернуться к привычным методам работы, например, вести бумажные истории болезни.

Перед запуском МИС лучше презентовать проект коллективу: выбрать экспертов, которые доступно расскажут о пользе реформы, включить в проект сотрудников, которые испытают систему на себе, записать короткие видеоинструкции и т.д.

Недооценка сложности миграции данных

При переносе данных не стоит действовать импульсивно, лучше иметь четкий план. Риски при миграции данных таковы: потеря части данных при попытки перенести их в МИС единовременно; простои в системе, потеря производительности.

Чтобы свести возможные проблемы к минимуму, стоит:

• обсудить процесс миграции данных с разработчиками;
• провести пробную миграцию — например, сначала перенести 10% базы, сверить результаты, а затем заниматься остальной базой;
• определить сроки переноса и сверить их с производственными планами клиники.

Экономия на обучении сотрудников

Действовать согласно поговорке «война план покажет» — не лучший подход при внедрении МИС. Мы уже говорили, что осведомленность работников о системе способствует ее внедрению. Важно, чтобы вовлеченный персонал умел работать с МИС. Для того можно разработать простые шаблоны приемов, доступные инструкции и провести обучение персонала.

Отсутствие плана резервного копирования и восстановления

Концепция аварийного восстановления — важный аспект стратегического планирования работы организации.

На этапе внедрения МИС следует уточнить, как и где хранятся копии, как быстро можно восстановить систему. Вместе с разработчиком можно смоделировать аварийную ситуацию и разработать протокол действий. Также важно синхронизировать частоту резервного копирования и темпы изменений данных, чтобы самая свежая и важная информация всегда была в безопасности.

И, конечно, надо регулярно тестировать процессы резервного копирования и восстановления.

Итоги

Если клиника хочет быть конкурентоспособной, то без МИС не обойтись. Но выбор и внедрение медицинских информационных систем — сложная комплексная задача, к решению которой не следует подходить импульсивно и без четкого плана.

При установке МИС важно уделять внимание не только техническим преимуществам, но и удобству, работе с персоналом и вопросам безопасности.

МИС управляет процессами, Сегмент+ — пациентами

Сервис возвращает «спящих» клиентов, напоминает о приемах и повышает доход клиники.

Оставить заявку