Проведенный пилотный проект показал, насколько более прозрачным и быстрым стал обмен документами. С переходом на ЭДО наши сотрудники все меньше документов обрабатывают на бумаге и все больше в электронном виде.

ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат» входит в число крупнейших мировых производителей стали и занимает лидирующие позиции среди предприятий черной металлургии России. В Группу «ММК» входит более 80 компаний, которые обмениваются документами внутри холдинга и с внешними контрагентами. Оборот компании за 2013 год составил 224,6 млрд. рублей. Число сотрудников комбината насчитывает более 55 000 человек.

Задачи

Сделать бизнес-процессы прозрачными

Бумажный документооборот не позволяет держать под контролем прохождение документов как при внутреннем, так и при внешнем документообороте. Информацию о статусе документа невозможно получить оперативно.

Сократить расходы на документооборот

Обширный бумажный документооборот требует существенных затрат на печать и доставку документов. Если в документ вносятся правки, то весь процесс повторяется.

По оценкам отдела корпоративных разработок ООО «ММК-Информсервис» подготовка одного бумажного документа, включающая его печать и доставку, обходилась компании в 80 рублей. Между тем обработка электронного документа обходится в десятки раз меньше. Таким образом, полный переход на ЭДО даст ММК денежную экономию в размере нескольких миллионов рублей в год.

Повысить эффективность бизнес-процессов

За счет автоматизации процесса уменьшается число ошибок, которые возникали при ручном вводе данных. Таким образом, можно на 80% увеличить производительность сотрудников, занимающихся документооборотом, а также сократить время доставки документа до 7 секунд.

Решение

В качестве оператора ЭДО была выбрана система Контур.Диадок компании СКБ Контур. Решающими доводами в пользу СКБ Контур стали:

• обширный опыт интеграции Диадока с различными учетными системами, включая самописные;
• надежность хранения данных и бесплатный доступ к ним даже после окончания договорных отношений;
• защита от потери или повреждения данных трехкратным копированием документов, хранение копий на разнесенных серверах;
• одновременная работа нескольких пользователей с одним и тем же файлом, а также осуществление поиска по единой базе данных документов;
• успешная работа с рядом крупных компаний, имеющих сложную структуру подразделений и филиалов.

Интеграция

Пилотный проект перехода на ЭДО стартовал на ММК в конце 2013 года. Компания начала обмен с подрядчиками электронными счетами-фактурами и первичными документами. Система Контур.Диадок была успешно интегрирована с учетной системой ММК Docsvision. В мае 2014 года компания ООО «ММК-Информсервис» — общество Группы «ММК» — впервые подписала и отправила в электронном виде счета-фактуры и акты выполненных работ.

Сегодня к электронному документообороту постепенно подключаются общества Группы «ММК» и ключевые клиенты комбината.

По отзывам сотрудников ММК, переход на ЭДО не только удешевляет, но и значительно упрощает работу.

• На формирование электронных документов уходит гораздо меньше времени, чем на подготовку бумажных.
• Обмен электронными документами происходит мгновенно.
• ЭДО позволяет контролировать все ключевые этапы прохождения документа.
• Сотрудникам не приходится тратить время и ресурсы на архивное хранение, поиск и восстановление потерянных документов.

Результаты

Внедрение электронного документооборота в Группе «ММК» обеспечило:

• сокращение трудозатрат на работу с документами, что позволило перераспределить время сотрудников для выполнения других задач;
• снижение расходов на обеспечение бумажного документооборота за счет экономии на приобретении бумаги, печати и доставке документов;
• ускорение бизнес-процессов и движения финансовых средств между компаниями за счет оперативного обмена документами, в том числе и исправленными.