«Клиенты оперативно получают документы, а мы можем это проконтролировать. Наконец, электронная база — это не бумажный архив.»

Александр Баутин
Руководитель проекта по внедрению ЭДО клиентов Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»

Свердловский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» (в прошлом ОАО «Свердловэнергосбыт») входит в состав АО «КЭС-Энергосбыт». ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» — это крупнейшая энергоснабжающая организация на территории Свердловской области, которая обслуживает более 22 600 юридических лиц. В Свердловской области действуют 70 ее филиалов и офисов продаж.

Задачи

Сделать документооборот оперативным и удобным для всех участников

Каждый месяц Свердловский филиал ОАО«ЭнергосбыТ Плюс» должен подготовить, распечатать и доставить потребителям по пакету документов, в который входят счет, счет-фактура, акты. Ежегодный документооборот компании превышает 1,15 миллионов документов. Клиенты получают их либо по почте, либо очно в офисах компании.

После того как документы доставлены адресату, поставщику требуется отслеживать их подписание и дожидаться получения обратно второго экземпляра акта (или других документов, которые требуют двустороннего подписания). Это увеличивает сроки документооборота.

Более того, приходится содержать объемный бумажный архив: на поиски нужного документа затрачивается значительное время.

Снизить издержки на бумажный документооборот

Бумажный документооборот составляет отдельную статью расходов, которая включает в себя приобретение бумаги, обслуживание офисной техники, доставку документов. Кроме того, бумажный документооборот требует от компании содержание архива, занимающего дополнительные площади, а также нуждающегося в обслуживании сотрудников компании.

Решение

Для реализации поставленных задач ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» остановился на двух системах ЭДО. Одной из них стал Контур.Диадок, который был выбран в силу сложившейся положительной репутации разработчика СКБ Контур, его внушительного опыта и высокой квалификации сотрудников.

Свердловский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» пользуется биллинговой системой собственной разработки ПК «СЭСБ-2006», в которой идет формирование книг покупок и продаж, журналов учета счетов-фактур. Бухгалтерия компании работает в системе «Энергосбыт плюс АСБУ-М», которая аналогична системе 1С бухгалтерия КОРП 2.0 (1С:Предприятие 8.2).

На первом этапе внедрения при активном участии специалистов СКБ Контур реализована интеграция системы Контур.Диадок с биллингом компании через программный интерфейс (API). Это заняло 2,5 месяца, и в результате появилась возможность выставления счетов-фактур и актов непосредственно из биллинговой системы.

Затем специалисты СКБ Контур провели обучение сотрудников Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс», ответственных за ЭДО. В процессе были представлены схемы выставления документов, а также нововведения при работе в биллинговой системе.

В результате оптимизированы и переведены в электронный вид следующие процессы Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»:

  • обработка входящих документов;
  • выставление и отправка первичных документов клиентам;
  • ежеквартальная сверка задолженности с клиентами — юридическими лицами;
  • предоставление документов по запросу контролирующих органов.

Подключение контрагентов

На следующем этапе началась совместная со специалистами СКБ Контур работа по подключению контрагентов к электронному документообороту. До конца 2014 года «ЭнергосбыТ Плюс» планирует перейти на ЭДО с 10% потребителей, к концу 2015-го — с 25%.

Интересный факт

8 300 контрагентов, или 37% от общего количества клиентов Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс», уже были зарегистрированы в сервисе Диадок и активно им пользовались.

На сегодня работа по переводу контрагентов на ЭДО ведется следующим образом:

  • через Диадок осуществлена рассылка приглашений уже зарегистрированным в сервисе компаниям. Таким образом, приняв приглашения, контрагенты легко и быстро начали обмен электронными документами со Свердловским филиалом ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»;
  • с закрывающими документами потребителям разосланы официальные информационные письма;
  • создан раздел на официальном сайте Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» с подробной инструкцией по подключению к системе ЭДО;
  • ведется информирование в офисах обслуживания.

Дальнейшая работа по подключению контрагентов между заказчиком и вендором была распределена следующим образом:

  • консультированием потребителей по всем техническим и организационным вопросам ЭДО занимается техническая поддержка СКБ Контур;
  • работа по формированию и подписанию дополнительных соглашений о переходе на ЭДО к договорам поставки ведется договорными отделами Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»;
  • методологическая поддержка по бухгалтерскому учету электронных документов осуществляется отделом поступлений Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс».

Результаты

В августе 2013 года первый клиент Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» подписал соглашение к договору и официально перешел на ЭДО. С этого момента компания перевела в электронный вид выставляемые клиентам все виды счетов-фактур и актов о передаче электрической энергии (мощности).

В июне 2014 года список документов, передаваемых в электронном виде, пополнили промежуточные счета и акты сверки взаимных расчетов.

На 23 октября 2014 года компания отправила 23 750 электронных документов.

Сегодня 1 500 клиентов Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» ежемесячно получают документы в электронном виде.

В 2015 году компания рассчитывает отправить более 225 000 электронных документов (с учетом планов подключения контрагентов).

В результате интеграции исходящие документы формируются в биллинговой системе, из которой сотрудники отправляют их клиентам, а также контролируют статус их прохождения. Печать документов, подписание, проставление печати и доставка клиенту полностью исключены из цепочки действий при ЭДО. Что касается входящих электронных документов, они поступают в единую канцелярию, из которой распределяются по подразделениям.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.