АО «ПЕТЕР-СЕРВИС» более 20 лет разрабатывает, внедряет и обслуживает OSS/BSS-системы для крупных операторов связи. Головной офис «ПЕТЕР-СЕРВИС» расположен в Санкт-Петербурге, а филиалы действуют в Москве, Екатеринбурге, Краснодаре, Новосибирске, Самаре и Владивостоке. В штате компании сегодня более 800 человек.

Задачи

Ускорение внутреннего согласования исходящих документов

Исходящие документы проходят внутри компании несколько этапов подготовки и согласования, которые могут занимать от 3 до 5 дней. При личной передаче бумажных документов от одного ответственного лица другому возможны ошибки и потери документов.

Быстрый обмен документами с контрагентами

Бумажные документы компания отправляет контрагентам почтой либо курьерской службой, что занимает от 3 дней до 2 недель. При этом нет гарантии оперативного возврата подписанных клиентом экземпляров. Поэтому ответственный за это специалист «ПЕТЕР-СЕРВИС» должен постоянно контролировать ситуацию, периодически созваниваться с клиентом и напоминать ему о том, что поставщик ждет подписанные документы.

Решение

Компанией было принято решение о переходе на электронный документооборот. Для этого был выбран сервис Контур.Диадок оператора СКБ Контур. Решающими факторами для компании стали:

• число контрагентов «ПЕТЕР-СЕРВИС», зарегистрированных в Диадоке;
• возможность контролировать статус документа, когда он находится у контрагента;
• надежное и удобное хранение документов в электронном архиве и легкий поиск в нем по заданным параметрам;
• возможность использования в сервисе уже имеющихся сертификатов КЭП других удостоверяющих центров.

Для скорейшего начала работы с электронными документами АО «ПЕТЕР-СЕРВИС» было принято решение на первом этапе не проводить интеграцию Диадока с учетной системой компании (Navision). Документы конвертируются в xml-файл и выгружаются из Navision в систему ЭДО через веб-интерфейс. Так же происходит и обратный процесс: из Диадока — в учетную систему. Таким образом, отправка документов занимает 3-5 минут.

В дальнейшем для большего удобства работы своих сотрудников и еще более высокой скорости обмена документами компания планирует интегрировать Диадок и Navision.

Результаты

Сегодня около половины исходящего потока документов «ПЕТЕР-СЕРВИС» переведено в электронный вид. В результате:

• внутреннее согласование документов занимает не больше дня;
• документы не теряются, процесс их согласования прозрачен;
• обмен документами с клиентом происходит оперативно;
• компания легко отслеживает статус документа на стороне контрагента;
• снижен темп пополнения бумажного архива, нужные документы легко найти в электронной базе данных.