ООО «Селектел» — один из крупнейших в России поставщиков услуг дата-центров: размещения серверов, предоставления облачных хранилищ, аренды волоконно-оптических линий связи и многих других. Сеть компании включает собственные дата-центры, расположенные в Москве, Санкт-Петербурге и Ленинградской области. «Селектел» объединяет пять компаний, которые активно ведут документооборот как между собой, так и с внешними контрагентами.

Задачи

Сокращение срока внутреннего согласования и повышение производительности

Каждый документ после формирования отправлялся на подписание генеральному директору. Таким образом, с момента распечатывания до отправки клиенту из-за процедур внутреннего согласования и подписания проходило около двух-трех дней.

Ускорение обмена документами

В год через «Селектел» проходит порядка 10 000 документов. Использование бумажных документов означает для компании длительные сроки работы с ними. Большинство контрагентов компании расположены в разных городах, поэтому доставка осуществлялась курьером или заказным письмом. Включая время внутреннего согласования внутри «Селектела», срок доставки документов клиенту занимал от пяти дней до недели.

Гарантированный и быстрый возврат документов

При работе с бумажными документами контрагенты периодически забывают отправить обратно подписанные экземпляры, поэтому сотрудникам «Селектела» приходится тратить время на контроль подобных ситуаций.

Решение

В качестве системы электронного документооборота компания «Селектел» выбрала Контур.Диадок, так как у нее уже был положительный опыт работы с продуктом того же разработчика (СКБ Контур) – системой электронной отчетности Контур.Экстерн.

«Селектел» работает в учетной системе 1С 8.2. Для данной конфигурации Диадок предоставляет бесплатный типовой модуль. Таким образом, интеграция прошла по наиболее простому и удобному пути и заняла минимум времени.

Результаты

Сегодня исходящие документы ООО «Селектел» формируются в привычной для сотрудников программе 1С, подписываются квалифицированной электронной подписью и отправляются контрагентам. При ЭДО эта процедура занимает несколько секунд, в отличие от бумажного документооборота.

Аналогично выстроена работа и с входящими документами: «Селектел» получает их сразу после отправки контрагентом и оперативно подписывает квалифицированной электронной подписью.

Автоматизация формирования документов и обмена ими приводит не только к повышению производительности работы отдельных сотрудников, но и к ускорению платежей.