Электронное согласование документов и договоров — Контур.Диадок — СКБ Контур

Электронное согласование документов и договоров

Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.

Обычно в компаниях перед подписанием договора или другого документа его согласуют внутри одного или нескольких отделов. Документ перемещается  на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот происходит на бумаге, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно отслеживать движение документов. Если документы в электронном виде, сложные цепочки согласований можно автоматизировать.

Согласование документов в электронном виде происходит в системе для электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Использование программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом хронология изменений будет сохранена — так участники смогут отследить внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени. 

Как согласовать?

Рассмотрим, как происходит электронное согласование проекта договора и других документов в СЭД. 

Система согласования документов предоставляет доступ к нужным файлам, правкам и комментариям сотрудникам компании. Доступы можно настроить на подразделение, отдельных коллег, а также разграничить права: администратор, редактор, читатель. 

После того как вовлеченные сотрудники выдадут решение по документу, статус последнего изменится, и система отправит ответственному уведомление. 

Когда процесс завершен, необходимо подписать документ. Это автоматически сделает система согласования. Либо сотруднику понадобится проверить цепочку и поставить подпись самостоятельно. Если документ подписан, внести в него правки невозможно. 

Таким образом, согласование документов в электронном виде состоит из этапов:

  1. Новый документ поступает в систему электронного согласования и оказывается в папке «Входящие» у ответственного сотрудника.
  2. Запускается цепочка согласования, где каждый участник выбирает статус: внести правки, согласовать, отказать.
  3. Принятый документ подписывают электронной подписью и отправляют адресату. 

Также СЭД позволяет настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания.

diadoc

Настройте систему согласования документов под ваши процессы в Диадоке

Согласование документов в системе ЭДО Диадок

Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота с контрагентами Контур.Диадок. 

Система позволяет быстро согласовывать документы внутри компании: направлять документ на визирование или подпись определенному сотруднику, всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту, и они смогут обработать документ в Диадоке на странице «Согласование». Согласовать документы можно в веб-интерфейсе Диадока, мобильном приложении или интеграционных решениях, например в модуле для 1С. 

Рассмотрим сценарии согласования и подписания входящих документов от контрагентов с участием в процессе двух сотрудников. 

В первом случае у оператора есть право подписи и передачи на согласование или подпись, у бухгалтера — право согласования: 

  1. Оператор получает документ.
  2. Передает документ на согласование бухгалтеру.
  3. Бухгалтер получает документ и согласовывает.
  4. Оператор подписывает документ или передает на подпись другому специалисту. 

Теперь опишем сценарий подписания, где участвуют оператор, который может передавать документы на согласование или подпись, и директор с правом подписи:

  1. Оператор получает документ.
  2. Передает документ на подпись директору.
  3. Директор получает документ и подписывает его.
  4. Оператор видит, что документ подписан. 

Все статусы документов наглядно отображены в системе, поэтому сотрудники могут легко ориентироваться в статусах.

Маршруты согласования в системе ЭДО Диадок

В Диадоке можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:

  • Документы в компании согласовывают дольше трех дней.
  • Директор подписывает документы массово после согласования ответственными сотрудниками.
  • В согласовании участвуют несколько человек.
  • Сотрудники находятся в разных офисах. 
  • Перед подписанием и отправкой документ нужно дополнительно согласовать с помощью КЭП.

Маршруты настраиваются индивидуально в каждой организации. Это ускоряет процесс согласования и позволяет:

  • Запускать по цепочке входящие и исходящие документы. 
  • Настраивать и менять шаги маршрута. 
  • На каждом шаге задать время, за которое нужно обработать документ.
  • Настроить напоминания для исполнителя.
  • Подключить уведомления руководителю для случаев, когда исполнитель пропустил срок согласования.
  • Перемещать обработанные документы в специально созданные подразделения в ящике Диадока.

Диадок позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.

diadoc

Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для всех участников процесса, чтобы ускорить обработку документов в системе ЭДО Контур.Диадок

Плюсы согласования

Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:

  • Над документом работают несколько сотрудников онлайн, без физического перемещения бумажных носителей.
  • Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей.
  • История работы над документом фиксируется — процесс прозрачен.
  • Участники согласования получают уведомления об изменениях.
  • Маршрут движения настраивается по желанию клиентов, в соответствии с внутренними процессами в организации. 
  • Использование маршрутов увеличивает скорость согласования в СЭД и в системе ЭДО, что делает быстрее обмен документами с контрагентами, а значит, и получение оплаты от клиентов.
  • Сервис ЭДО позволяет согласовывать документы с телефона (через веб-интерфейс или приложение).

После завершения согласования документ можно сразу подписать и принять к учету или отправить контрагенту.

Вопрос-ответ

В каких случаях лучше автоматизировать маршруты согласования? 

Автоматизация пригодится, если согласование занимает несколько дней, в нем участвуют больше трех сотрудников из разных филиалов, работать приходится с большим объемом документов.

Сколько участников можно добавить в цепочку согласования?

В Диадоке нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляют всех участников процесса.


Статьи по теме

Положение об электронном документообороте

Организации переходят на электронный документооборот (ЭДО), чтобы сэкономить на печати, ускорить работу с контрагентами и оптимизировать работу предприятия. Чтобы перейти на ЭДО, необходимо не только выбрать оператора и обучить сотрудников, но и подготовить нормативно-правовую базу для внутренней работы, в том числе положение об ЭДО. Расскажем, что включить в положение об электронном документообороте в 2022 году.

Технологии применения электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами онлайн. Организовать такое делопроизводство в компании можно несколькими способами. Рассмотрим технологии применения электронного документооборота подробнее.

Как найти контрагента в системе ЭДО

Чтобы обмениваться электронными документами, нужно найти контрагентов в системе ЭДО и отправить им приглашения. В статье рассказываем, как компаниям, начинающим работать в Контур.Диадоке, найти партнеров и начать документооборот.

Автоматизация электронного документооборота

Время — важнейший ресурс современного бизнеса. Чтобы тратить меньше рабочих часов на рутинные операции, компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Расскажем в статье, какие процессы автоматизируют с помощью ЭДО и зачем это нужно.

Система электронного документооборота в организации

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы. 

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.