Электронное согласование документов и договоров — Контур.Диадок — СКБ Контур

Электронное согласование документов и договоров

Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.

Обычно в компаниях перед подписанием договора или другого документа его согласуют внутри одного или нескольких отделов. Документ перемещается  на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот происходит на бумаге, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно отслеживать движение документов. Если документы в электронном виде, сложные цепочки согласований можно автоматизировать.

Согласование документов в электронном виде происходит в системе для электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Использование программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом хронология изменений будет сохранена — так участники смогут отследить внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени. 

Как согласовать?

Рассмотрим, как происходит электронное согласование проекта договора и других документов в СЭД. 

Система согласования документов предоставляет доступ к нужным файлам, правкам и комментариям сотрудникам компании. Доступы можно настроить на подразделение, отдельных коллег, а также разграничить права: администратор, редактор, читатель. 

После того как вовлеченные сотрудники выдадут решение по документу, статус последнего изменится, и система отправит ответственному уведомление. 

Когда процесс завершен, необходимо подписать документ. Это автоматически сделает система согласования. Либо сотруднику понадобится проверить цепочку и поставить подпись самостоятельно. Если документ подписан, внести в него правки невозможно. 

Таким образом, согласование документов в электронном виде состоит из этапов:

  1. Новый документ поступает в систему электронного согласования и оказывается в папке «Входящие» у ответственного сотрудника.
  2. Запускается цепочка согласования, где каждый участник выбирает статус: внести правки, согласовать, отказать.
  3. Принятый документ подписывают электронной подписью и отправляют адресату. 

Также СЭД позволяет настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания.

Настройте систему согласования документов под ваши процессы в Диадоке

Подключиться

Согласование документов в системе ЭДО Диадок

Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота с контрагентами Контур.Диадок. 

Система позволяет быстро согласовывать документы внутри компании: направлять документ на визирование или подпись определенному сотруднику, всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту, и они смогут обработать документ в Диадоке на странице «Согласование». Согласовать документы можно в веб-интерфейсе Диадока, мобильном приложении или интеграционных решениях, например в модуле для 1С. 

Рассмотрим сценарии согласования и подписания входящих документов от контрагентов с участием в процессе двух сотрудников. 

В первом случае у оператора есть право подписи и передачи на согласование или подпись, у бухгалтера — право согласования: 

  1. Оператор получает документ.
  2. Передает документ на согласование бухгалтеру.
  3. Бухгалтер получает документ и согласовывает.
  4. Оператор подписывает документ или передает на подпись другому специалисту. 

Теперь опишем сценарий подписания, где участвуют оператор, который может передавать документы на согласование или подпись, и директор с правом подписи:

  1. Оператор получает документ.
  2. Передает документ на подпись директору.
  3. Директор получает документ и подписывает его.
  4. Оператор видит, что документ подписан. 

Все статусы документов наглядно отображены в системе, поэтому сотрудники могут легко ориентироваться в статусах.

Маршруты согласования в системе ЭДО Диадок

В Диадоке можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:

  • Документы в компании согласовывают дольше трех дней.
  • Директор подписывает документы массово после согласования ответственными сотрудниками.
  • В согласовании участвуют несколько человек.
  • Сотрудники находятся в разных офисах. 
  • Перед подписанием и отправкой документ нужно дополнительно согласовать с помощью КЭП.

Маршруты настраиваются индивидуально в каждой организации. Это ускоряет процесс согласования и позволяет:

  • Запускать по цепочке входящие и исходящие документы. 
  • Настраивать и менять шаги маршрута. 
  • На каждом шаге задать время, за которое нужно обработать документ.
  • Настроить напоминания для исполнителя.
  • Подключить уведомления руководителю для случаев, когда исполнитель пропустил срок согласования.
  • Перемещать обработанные документы в специально созданные подразделения в ящике Диадока.

Диадок позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.

Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для всех участников процесса, чтобы ускорить обработку документов в системе ЭДО Контур.Диадок

Оставить заявку

Плюсы согласования

Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:

  • Над документом работают несколько сотрудников онлайн, без физического перемещения бумажных носителей.
  • Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей.
  • История работы над документом фиксируется — процесс прозрачен.
  • Участники согласования получают уведомления об изменениях.
  • Маршрут движения настраивается по желанию клиентов, в соответствии с внутренними процессами в организации. 
  • Использование маршрутов увеличивает скорость согласования в СЭД и в системе ЭДО, что делает быстрее обмен документами с контрагентами, а значит, и получение оплаты от клиентов.
  • Сервис ЭДО позволяет согласовывать документы с телефона (через веб-интерфейс или приложение).

После завершения согласования документ можно сразу подписать и принять к учету или отправить контрагенту.

Вопрос-ответ

В каких случаях лучше автоматизировать маршруты согласования? 

Автоматизация пригодится, если согласование занимает несколько дней, в нем участвуют больше трех сотрудников из разных филиалов, работать приходится с большим объемом документов.

Сколько участников можно добавить в цепочку согласования?

В Диадоке нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляют всех участников процесса.

 

 


Новая форма счета-фактуры в 2021 году принесла несколько изменений для привычного заполнения. В их числе — строка 5а в документе, который проходит по ЭДО. Разбираемся, как оформить счет-фактуру в системе обмена электронными документами.

На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.

Сокращение расхода на бумагу — одно из очевидных преимуществ электронного документооборота (ЭДО), так как затраты на бумагу и печать легко посчитать. Экономия очевидна как для крупных организаций, так и для компаний среднего и малого бизнеса. В первом случае получится оптимизировать расходы, значительно снизив объем печатных документов, а во втором — уменьшить общие затраты.

Специалисты, впервые подключающие организацию к ЭДО, задумываются о безопасности электронного документооборота. Это закономерно, так как защита документооборота от угроз — важный аспект работы в любой компании.

Регистрация электронных документов — это важная процедура в делопроизводстве. Она представляет собой фиксацию учетных данных: факт создания, приема и отправки. В системах электронного документооборота (СЭД) регистрируют документы от контрагентов и внутреннюю документацию: приказы, протоколы, решения. Первичная бухгалтерская документация, как правило, не регистрируется.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.