Как принять приглашение в системе ЭДО — Контур.Диадок — СКБ Контур

Как принять приглашение в системе ЭДО

Для обмена документами через систему ЭДО один контрагент должен отправить приглашение, а второй принять его. В статье расскажем о том, как действовать после получения приглашения и как исправить ошибки, когда контрагентам не приходит приглашение к ЭДО или они не видят его в сервисе.

diadoc

Автоматизируйте работу с помощью системы электронного документооборота

Перед началом работы организации должны добавить друг друга в список контрагентов. Для этого они отправляют приглашение и дожидаются его принятия. Контрагентов можно разделить на три группы:

  • Уже работают в сервисе. Они видят приглашение прямо в Диадоке.
  • Еще не обменивались документами в Диадоке. Эти компании пока не работали в Диадоке, но имеют доступ к нему. Если они пользуются сервисами других операторов ЭДО, с которыми доступен автороуминг, то получают уведомления с приглашениями там.
  • Не подключены к Диадоку. Получают приглашение, когда впервые входят в Диадок. 

Чтобы контрагент точно получил приглашение, его дублируют на электронную почту. Диадок делает это автоматически, если указать почту того, с кем вы обмениваетесь документами. Письмо содержит информацию о приглашающей организации и ссылку для подключения. Чтобы принять такое приглашение, нужно нажать на кнопку «Как подключить сервис» и следовать инструкции.  

Приглашение к ЭДО по электронной почте

В веб-версии Диадока входящие приглашения можно найти во вкладке «Контрагенты» ― «Приглашают вас». Рядом с этой вкладкой будет указано количество новых запросов от контрагентов.

Нажмите на кнопку «Принять приглашение» рядом с нужной компанией, и она появится в списке на странице «Ваши контрагенты».

940 организаций прислали приглашения к обмену документами

Если вы не собираетесь вести документооборот с компанией, которая прислала приглашение, нажмите на кнопку «Отказать». В поле «Комментарий» можно указать причину отказа. Организации, которым вы отказали, отображаются на странице «Заблокированные». Чтобы начать документооборот с заблокированной компанией, понадобится направить приглашение повторно. Для этого наведите курсор на строку с названием контрагента и нажмите на кнопку «Отправить новое приглашение». Организация переместится на страницу «Ожидается ответ».

Списки контрагентов в Диадоке

Ваши контрагенты Компании, с которыми вы договорились об обмене электронными документами 
Приглашают вас Список контрагентов, которые отправили вам приглашения и ждут ответа
Ожидается ответ На странице находятся организации, которым вы отправили приглашения и ожидаете от них ответ
Заблокированные Организации, которым вы отказали в обмене документами или удалили из списка контрагентов

Если вы хотите зафиксировать условия, на которых будет происходить документооборот, нужно заключить дополнительное соглашение. Абонент Диадока может сразу прикрепить его к приглашению и запросить ответную подпись. Это не обязательно, так как квалифицированная электронная подпись (КЭП) придает документам юридическую силу независимо от наличия соглашения, Федеральный закон РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Пример типового соглашения можно скачать по ссылке

diadoc

Подключитесь к Диадоку, чтобы получать юридически значимые документы мгновенно

Ошибки приглашения в системе ЭДО

Иногда в веб-версии Диадока и модуле для 1С появляются ошибки при отправке или получении приглашений. Мы расскажем о том, почему это происходит и как нужно действовать. 

Не работает строка «Принять приглашение» в ЭДО

При попытке принять приглашение появляется сообщение «Невозможно подписать документы. Массово можно подписать только документы в статусе «Требуется подпись». Ошибка возникает, если вложение уже подписали, аннулировали или отказали в подписи. Рекомендуем подождать примерно час. За это время организация будет добавлена в раздел «Ваши контрагенты».

Отсутствует кнопка «Отправить приглашение»

При наведении на название контрагента вы можете увидеть кнопку «Требуется настройка для обмена документами» вместо «Отправить приглашение». Причина в том, что этот контрагент подключен к другому оператору ЭДО, с которым еще не настроен автороуминг. Возле названия компании вы увидите в скобках комментарий про роуминг. В таком случае для отправки документов нужно настраивать роуминг отдельно. Для этого откройте карточку организации и нажмите «Оставить заявку на настройку». Далее вы перейдете в стандартную форму заявки на роуминг.

Отметка о роуминге

Если возле названия организации в поиске нет пометки о роуминге, вы можете:

Пустое поле вместо кнопки означает, что отправить приглашение невозможно, например, из-за ликвидации организации.

Не удается отправить приглашение в 1С

При попытке отправить приглашение контрагенту, с оператором которого не настроен автороуминг, пользователи модуля для 1С видят ошибку «Setting is required for document exchange. Apply for roaming on www.diadoc.ru/roaming». Чтобы ее исправить, нужно оставить заявку на сайте.

Ошибка в модуле для 1С

Узнать, с какими операторами у Диадока в текущий момент есть автороуминг, можно на этой странице.

Не приходит приглашение к ЭДО

Если контрагенты еще не работали в Диадоке, они не видят приглашения к ЭДО, пока не подключатся к сервису. Чтобы начать документооборот быстрее, приглашение стоит продублировать на электронную почту сотрудника, который отвечает за ЭДО. 

Если вы не получили приглашение, возможно, что его отправили на неверный почтовый ящик. Также возможно, что вашу организацию искали в Диадоке с помощью массовой проверки контрагентов, но приглашение не отправили. В таком случае при входе в сервис появится уведомление с названием контрагента, который искал вас. Из уведомления можно сразу открыть раздел поиска с помощью кнопки «Перейти к приглашениям». 

Список организаций, которые вас искали, отображается под строкой поиска контрагентов. Вы можете самостоятельно пригласить их к обмену электронными документами. 

Пользователи искали контрагента с помощью массовой проверки, но не отправили ему приглашение

Кнопка «Подписать и отправить» недоступна

Ошибка возникает, если у вас несколько сертификатов КЭП, и ни один из них не выбран для подписания документов. Сменить сертификат можно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документа либо в персональных настройках.

Если возникли другие сложности с принятием приглашения, обратитесь в техническую поддержку. Команда техподдержки отвечает в чате, по почте и телефону круглосуточно. 

diadoc

Поможем вам и вашим контрагентам перейти на ЭДО


Как найти контрагента в системе ЭДО

Чтобы обмениваться электронными документами, нужно найти контрагентов в системе ЭДО и отправить им приглашения. В статье рассказываем, как компаниям, начинающим работать в Контур.Диадоке, найти партнеров и начать документооборот.

Автоматизация электронного документооборота

Время — важнейший ресурс современного бизнеса. Чтобы тратить меньше рабочих часов на рутинные операции, компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Расскажем в статье, какие процессы автоматизируют с помощью ЭДО и зачем это нужно.

Система электронного документооборота в организации

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы. 

Регламент ЭДО

Прежде чем начать переход на электронный документооборот (ЭДО) в организации, нужно создать правовую базу, которая будет регулировать изменения в работе с документами. Разберем, каким образом регламентировать ведение делопроизводства в системе электронного документооборота.

Как добавить сертификат в ЭДО

Многие операции в сервисах ЭДО осуществляются с использованием электронной подписи (ЭП, ранее — ЭЦП). Для формирования ЭП применяют сертификат с ограниченным сроком действия. Поэтому периодически клиентам системы ЭДО необходимо добавлять обновленный сертификат в личном кабинете. Кроме того, новые пользователи сталкиваются с необходимостью добавить сертификат в ЭДО перед началом работы. Расскажем, как это сделать.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.