Как найти контрагента в системе ЭДО — Контур.Диадок — СКБ Контур

Как найти контрагента в системе ЭДО

Чтобы обмениваться электронными документами, нужно найти контрагентов в системе ЭДО и отправить им приглашения. В статье рассказываем, как компаниям, начинающим работать в Контур.Диадоке, найти партнеров и начать документооборот.

diadoc

К Диадоку подключено более 1,5 миллионов компаний. Зарегистрируйтесь и найдите своих контрагентов в системе

Проверка контрагента в системе ЭДО Диадок

Проверить, подключена ли компания к Диадоку, можно с помощью специального инструмента на сайте. Для этого в строке поиска нужно ввести название или ИНН организации.

В веб-версии Диадока также предусмотрена возможность найти участника ЭДО по названию или ИНН. Перейдите на вкладку «Поиск и приглашение» в разделе «Контрагенты». Список организаций появится сразу при вводе первых букв или цифр. 

Поиск по названию в веб-версии Диадока

В результатах поиска организации делятся на три группы:

  • Работают в Диадоке ― компании, которые уже ведут электронный документооборот в системе. 
  • Еще не обменивались документами в Диадоке. Они еще не работали в Диадоке, но имеют к нему доступ. 
  • Не подключены к Диадоку. Эти организации пока не пользуются сервисом ЭДО Контура.

Чтобы отправить первый документ, организацию нужно добавить в список контрагентов. Для этого нажмите на кнопку «Отправить приглашение», кнопка появится при наведении курсора. Если контрагент еще не пользуется Диадоком, укажите в приглашении электронную почту ответственного за ЭДО. На его почтовый ящик придет уведомление о приглашении с инструкцией по подключению. 

Кнопка «Отправить приглашение» в результатах поиска

Во время поиска можно проверить реквизиты и дополнительную информацию, чтобы убедиться, что это точно нужная вам компания. Рядом с каждым названием показаны ИНН и КПП. Если партнер указал вид деятельности и адрес, вы увидите их, когда нажмете на строку с названием организации. Контакты сотрудников, которые отвечают за отправку и получение документов, можно будет посмотреть, когда организация примет ваше приглашение. 

Контрагент указал адрес и вид деятельности. Приглашение еще не отправлено, поэтому контакты скрыты

В Диадоке доступна массовая проверка подключения к ЭДО, которая помогает сэкономить время. Требуется подготовить файл с расширением XLS или XLSX с названиями организаций, ИНН и адресами электронной почты. Такой список можно выгрузить из книги продаж в 1С.

Чтобы проверить подключение к ЭДО и пригласить партнеров, кликните по ссылке «Загрузить файл со списком ИНН» в разделе «Поиск и приглашение». Выберите подготовленный файл и нажмите «Открыть».

Запуск массовой проверки ЭДО контрагентов

Как и при обычном поиске, в результатах вы увидите три группы компаний: работающие в Диадоке, имеющие доступ и неподключенные. Можно пригласить всех сразу, одну группу или отдельных контрагентов. 

Если у вас есть модуль для 1С, то проверить контрагентов можно прямо в нем.

 

diadoc

Работайте в привычном интерфейсе с модулем для 1С

Как проверить оператора ЭДО контрагента

В результатах поиска в Диадоке возле организаций, подключенных к другим провайдерам, есть пометка с названием оператора.

У каждого провайдера своя изолированная система ЭДО. Чтобы их клиенты могли вести друг с другом документооборот, существует технология роуминга. Есть два способа настройки роуминга:

  • Автороуминг ― позволяет установить связь без отправки заявок на роуминг. Компании обмениваются приглашениями так же, как внутри Диадока. В этом случае рядом с названием контрагента расположена кнопка «Отправить приглашение». 
  • По заявке пользователя. Когда оператор обработает заявку, организация будет добавлена в список «Ваши контрагенты». 

Некоторые компании одновременно сотрудничают с разными операторами ЭДО. В таком случае в результатах поиска появляется более одной записи по контрагенту. Стоит уточнить, на какой из ящиков отправлять документы для него. 

Компания сотрудничает с четырьмя операторами, автороуминг доступен с двумя из них

Определить, какой провайдер у контрагента, можно по идентификатору участника ЭДО (ID или GUID). Эта уникальная комбинация цифр и латинских букв разного регистра присваивается каждому пользователю системы. Идентификатор назначает оператор ЭДО по ИНН и КПП. Если у головного подразделения и филиала разные КПП, идентификаторы тоже будут отличаться. 

Первые три символа в идентификаторе обозначают провайдера. Этот код ему присваивает ФНС при включении в реестр доверенных операторов согласно Приказу ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@. Код Контура ― 2BM, поэтому идентификаторы всех его клиентов начинаются с этих символов. 

Реестр доверенных операторов опубликован на сайте налоговой службы. Там содержатся основные сведения о них, в том числе и идентификатор. 

Чтобы проверить идентификатор ЭДО в Контур.Диадоке, нужно найти компанию во вкладке «Контрагенты» и нажать на ее название. В открывшейся карточке кликните по ссылке «ID».

Найти идентификатор ЭДО можно в карточке организации

Контур уже заключил соглашения о роуминге с большинством операторов и стремится подключать новых. Если проверка покажет, что контрагенты работают с другими провайдерами, вы все равно сможете вести с ними обмен документами. 

diadoc

Поможем начать ЭДО с клиентами других операторов


Автоматизация электронного документооборота

Время — важнейший ресурс современного бизнеса. Чтобы тратить меньше рабочих часов на рутинные операции, компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Расскажем в статье, какие процессы автоматизируют с помощью ЭДО и зачем это нужно.

Система электронного документооборота в организации

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы. 

Как принять приглашение в системе ЭДО

Для обмена документами через систему ЭДО один контрагент должен отправить приглашение, а второй принять его. В статье расскажем о том, как действовать после получения приглашения и как исправить ошибки, когда контрагентам не приходит приглашение к ЭДО или они не видят его в сервисе.

Регламент ЭДО

Прежде чем начать переход на электронный документооборот (ЭДО) в организации, нужно создать правовую базу, которая будет регулировать изменения в работе с документами. Разберем, каким образом регламентировать ведение делопроизводства в системе электронного документооборота.

Как добавить сертификат в ЭДО

Многие операции в сервисах ЭДО осуществляются с использованием электронной подписи (ЭП, ранее — ЭЦП). Для формирования ЭП применяют сертификат с ограниченным сроком действия. Поэтому периодически клиентам системы ЭДО необходимо добавлять обновленный сертификат в личном кабинете. Кроме того, новые пользователи сталкиваются с необходимостью добавить сертификат в ЭДО перед началом работы. Расскажем, как это сделать.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.