Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Управление HR‑процессами
Проверка контрагентов
Обучение
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
Организации переходят на электронный документооборот (ЭДО), чтобы сэкономить на печати, ускорить работу с контрагентами и оптимизировать работу предприятия. Чтобы перейти на ЭДО, необходимо не только выбрать оператора и обучить сотрудников, но и подготовить нормативно-правовую базу для внутренней работы, в том числе положение об ЭДО. Расскажем, что включить в положение об электронном документообороте.
В этой статье:
Для чего нужно
С переходом компании на электронный документооборот меняются привычные схемы передачи и обработки документов, появляются новые инструменты для работы. Сотрудник, который пользуется ЭДО, должен понимать, как отправить, согласовать и подписать документ, пригласить к обмену клиентов и поставщиков. Поэтому при внедрении ЭДО в организациях создают нормативно-правовую базу, которая помогает участникам документооборота ориентироваться в новой системе. Рассмотрим, какие внутренние документы нужно подготовить:
- приказ о внедрении системы электронного документооборота,
- положение о переходе на электронный документооборот.
Приказ о внедрении нужен, чтобы компания использовала ЭДО официально. Его оформляют от имени руководителя и доводят до сведения всех подчиненных. Больше информации о приказе читайте здесь.
Положение о системе электронного документооборота — это база знаний, где на уровне организации собраны правила работы с ЭДО. То есть оно помогает сотрудникам быстро находить ответы на вопросы, не отвлекая коллег от рабочих задач.
Подробнее о том, как внедрить электронный документооборот в работу компании, рассказываем в статье.
Зачем разрабатывать
Хотя в интернете можно найти образец положения об электронном документообороте в организации, рекомендуется разрабатывать его, учитывая особенности компании и ее внутренние процессы. Иначе обобщенная информация хоть и поможет сотруднику разобраться, как пользоваться электронным документооборотом, но не расскажет о нюансах, которые есть в любой организации. А значит, сотрудник будет тратить свое время и время коллег по поиск дополнительных сведений.
Посмотрим, что обычно входит в документ и что учесть при его разработке.
Структура и содержание положения об ЭДО
| Название раздела | Что включить | Что учесть |
|---|---|---|
| Общие положения | Принципы работы с ЭДО | Добавить ссылки на федеральные нормативные акты, например законы, регламентирующие работу с ЭДО: 63-ФЗ, 149-ФЗ, 402-ФЗ |
| Термины и определения | Основные понятия: ЭДО, электронная подпись, удостоверяющий центр, подписант, оператор | Добавить дополнительные термины, применяемые в компании |
| Сведения о системе ЭДО | Сведения об операторе и сервисе | Особенности работы в выбранном сервисе ЭДО. Пригодится сотрудникам, у которых есть опыт работы в другой системе |
| Порядок предоставления доступа к системе | Какие категории сотрудников получают доступ к работе с цифровыми документами, как это происходит, кто ответственный | Как получить доступ к системе, работать с электронной подписью и где оформлять сертификат подписи |
| Программное обеспечение | Список программ и сервисов, с которыми сотрудник будет работать |
|
| Правила использования системы | Инструкции по работе с конкретным сервисом | Дополнить при необходимости |
| Правила работы с документами | Чем отличается порядок работы с электронными документами, как подписывать и принимать их | Правила согласования и другие особенности работы с документами в организации |
| Порядок сохранения информационной безопасности | Правила работы, которые помогут избежать потери или огласки конфиденциальной информации | Внутренние регламенты, уровни информационной безопасности |
| Порядок обучения и инструктажа сотрудников |
|
Назначить сотрудников, ответственных за инструктаж, к которым будут обращаться коллеги в случае срочных вопросов |
| Заключительные сведения | Срок действия текущего положения | Порядок внесения дополнений в документ |
Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке
Как создать
Создать положение об ЭДО можно, следуя пошаговой инструкции.
- Собрать информацию по пунктам, указанным выше: нормативные акты, работа с оператором, правила безопасности.
- Для примера скачать в интернете образец положения об электронном документообороте.
- Ориентируясь на собранные данные, составить документ.
- Сверить сведения с коллегами, согласовать с руководителем.
- После принятия положения познакомить с ним всех сотрудников, которые будут работать с электронными документами.
Образец
В законодательстве нет конкретных требований к оформлению положения об ЭДО. Компания может ориентироваться на примеры и общие нормативные акты об электронном документообороте, а также вносить или убирать данные в зависимости от особенностей предприятия.
Чтобы упростить подготовку положения об ЭДО в организации, используют образец. Можно опираться на пустой шаблон или на пример, предоставленный другой компанией. Главное прописать в документе объект соглашения, условия, договоренности. Даже используя образец, организация в итоге создает уникальное положение, где в доступном виде предоставляет информацию о нормах, регламентах, правилах работы и зонах ответственности в работе с ЭДО.
Вопрос-ответ
Ответственность за разработку положения по работе с электронной документацией переходит к тем сотрудникам, которые отвечают за оформление бумажных документов. В случае с ЭДО может потребоваться помощь методистов, IT-специалистов, бухгалтерии или других коллег, чтобы вместе отредактировать образец положения об ЭДО и на его основе составить свой документ.
Обычно сотрудников интересуют вопросы:
- В какой программе создавать документы, как их загрузить в систему ЭДО для отправки?
- Как согласовать договор в системе?
- Как работать с входящими?
- Где находятся шаблоны первичной документации?
- Как войти в систему?
- Как получить или обновить сертификат электронной подписи?
То есть основные вопросы касаются работы с документами и системой. Инструкции можно постепенно дополнять по мере поступления запросов от сотрудников.
Внедрение цифрового кадрового документооборота регулируется отдельным рядом документов: приказ и положение, регламент использования электронной подписи, изменения в локальные нормативные акты, соглашение с сотрудниками. Оформить документы можно по аналогии с приказом и положением, выпущенным при переходе на ЭДО с контрагентами. Руководство по переходу и шаблоны доступны на странице кадрового ЭДО от Контура.
Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке
Марки через Честный Знак не переданы клиенту?
Без ЭДО мы можем работать только с конечными потребителями?