Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Управление HR‑процессами
Проверка контрагентов
Обучение
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
В системе электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок пользователь видит, на каком этапе находится каждый документ. Для этого в сервисе существуют статусы. Рассказываем, какими они бывают и что означают.
В этой статье:
Упростите работу с документами с помощью системы ЭДО Контур.Диадок
Зачем нужны статусы в ЭДО
Электронный документооборот — это возможность для компаний обмениваться электронными документами в специальном сервисе, например Контур.Диадоке. Пользователь загружает туда документы с компьютера или формирует их в самой системе во встроенном редакторе. Затем документы можно согласовать, подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправить контрагенту для подписания второй стороной.
Сервис ЭДО контролирует отправку — проверяет, что сертификат КЭП принадлежит подписанту и был действителен на момент подписания. Также проверка подтверждает, что в документ после подписания не вносились изменения.
При подписании документа контрагентом происходит то же самое. Если ошибок не обнаружено, обмен документами считается завершенным.
На каждом из этапов пользователь видит, что происходит с документом. Стадии обработки отражают статусы документов в ЭДО. Они находятся рядом с названиями файлов в перечне входящих и исходящих.
Так, после отправки документа вы можете увидеть статусы:
-
«Ожидается подпись контрагента»,
-
«Подписан контрагентом»,
-
«Контрагент отказал в подписи».
При получении документа во «Входящих» могут появиться такие статусы:
-
«Требуется подпись»,
-
«Подписан»,
-
«Документооборот завершен».
Статусы отображаются в отдельном столбце в разделе «Документы»
Значение статусов ЭДО
Состояние ЭДО, то есть различные этапы документооборота, показывают разные статусы. Они подтверждают согласование и подписание, сообщают о невыполненных получателем или отправителем действиях, сигнализируют об ошибках. Статус ЭДО может быть:
Одиночным или парным. Парные информируют об одном событии, но отражаются у контрагентов по-разному.
Основным или второстепенным. Вторые применяются для документов на согласовании. Такие статусы не видны второй стороне.
Рассмотрим, какие статусы используются в сервисе ЭДО Контур.Диадок и что они означают. Для удобства разделили их на две большие группы в зависимости от того, был ли завершен документооборот.
Если ЭДО завершен
| Статус | Парный статус (для отправителя) | Значение |
|---|---|---|
|
«Документооборот завершен» |
Появляется, если документ не требует второй подписи или когда получатель уже подписал извещение о получении. |
|
|
«Подписан» |
«Подписан контрагентом» |
Информирует о том, что документ подписан второй стороной. |
|
«Подписан с разногласиями» |
«Подписан с разногласиями контрагентом» |
Применяется с 1 февраля 2022 года для новых документов, созданных по формату Приказа ФНС № 820. При формировании такого статуса учитывается значение атрибута КодИтога, которое отражает результат приемки: КодИтога = 1 — товары (работы/услуги) приняты без расхождений — статус «Подписан»; КодИтога = 2 — товары (работы, услуги) приняты с расхождениями — статус «Подписан с разногласиями»; КодИтога = 3 — товары (работы, услуги) не приняты — статус «Отказано в подписи». Для корректного отражения статуса документа следует заполнить сведения о расхождении и самом документе (наименование, вид, номер, дату) в соответствующих полях. |
|
«Отказано в подписи контрагенту» |
«Контрагент отказал в подписи» |
Сообщает о том, что одна из сторон не приняла электронный документ. Для нового обмена документ нужно отправлять вновь. |
|
«Аннулирован» |
Применяется в случае ошибок в уже подписанных документах. Если одна из сторон захочет аннулировать документ, Диадок сам сформирует двустороннее соглашение. Если контрагент не подпишет его, у файла появится новый статус: «Отказано в аннулировании». |
|
Упростите работу с документами с помощью системы ЭДО Контур.Диадок
Если ЭДО не завершен
| Статус | Парный статус (для отправителя) | Значение |
|---|---|---|
|
«Требуется подписать извещение» |
«Ожидается извещение о получении» |
Подписание извещения о получении ЭДО необходимо при передаче счетов-фактур, Приказ Минфина от 05.02.2021 №14Н. В Диадоке извещения формируются и подписываются автоматически. |
|
«Требуется подпись» |
«Ожидается подпись контрагента» |
Сообщает о том, что вторая сторона еще не поставила подпись на документе. |
|
«Требуется подписать и отправить» |
Информирует о том, что исходящий документ подготовлен для подписания и отправки контрагенту.
|
|
|
«Ошибка в подписи» |
Сигнал о том, что подпись ЭДО невалидна, сообщает: подписание документа не завершено в связи с ошибкой. Это может быть связано с тем, что электронная подпись не прошла автоматическую проверку Диадока. На странице просмотра документа нажмите на имя подписанта. В открывшемся окне «Электронная подпись» красным будет выделена причина того, что в ЭДО статус подписи «неверна». Техподдержка сервиса поможет с настройкой и продолжением работы. |
|
|
«Ожидается уточнение» |
«Требуется уточнение» |
Применяется, когда документ требует уточнения от отправителя. |
|
«Ожидается аннулирование» или «Требуется аннулирование» |
«Требуется аннулирование» или «Ожидается аннулирование» |
Используется, когда одна из сторон инициировала аннулирование подписанного документа. |
|
«Ожидается подтверждение оператора»
|
— |
Статус ЭДО «Ожидается подтверждение оператора» устанавливается на очень короткое время, и чаще всего пользователи его не видят. В момент доставки документа до конечного получателя Диадок формирует и отправляет подтверждение оператора ЭДО. Если процесс идет без сбоев и все работает стабильно, то пользователи не узнают, что в ЭДО ожидается подтверждение. |
После действий со стороны отправителя или получателя статус документа поменяется на один из указанных выше в таблице раздела «Если ЭДО завершен».
Пример статуса ЭДО, когда документооборот не завершен: накладную сперва должны согласовать на складе, а затем ее можно будет подписать
Статусы ЭДО при согласовании документов
Еще одна категория статусов касается ситуаций, когда электронный документ требует согласования. Для этого применяются второстепенные статусы. В Диадоке они отображаются под основными, о которых мы говорили выше. Рядом с ними указывается ответственный за выполнение задачи сотрудник или подразделение.
Среди таких статусов:
- «На согласовании: …».
- «На подписании: …».
- «Согласован: …».
- «Отказано в согласовании: …».
- «Отказано в запросе подписи».
- «На аннулировании».
- «Аннулирование одобрено» и «Аннулирование отклонено».
Так выглядит страница документа со статусом «На согласовании: …»
Про каждый статус электронного документооборота и другие особенности ЭДО в Диадоке можно прочесть в руководстве пользователя, там же вы найдете инструкции по настройке сервиса. Напишите в Центр поддержки, если нужна будет помощь экспертов Диадока.
Со статусами ЭДО документы на контроле у руководителя и ответственных сотрудников на каждом этапе прохождения цепочки документооборота. Благодаря этому акты и счета подписываются вовремя, накладные не теряются, а возвратные документы и оплата поступают в нужные сроки.
Упростите работу с документами с помощью системы ЭДО Контур.Диадок