Сроки хранения счетов-фактур

Юрлица и предприниматели обязаны хранить все документы, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе относящиеся к налоговому учету. Расскажем о том, как и сколько нужно хранить счета-фактуры, полученные от контрагентов и выставленные самими налогоплательщиками.

Евгения Вострокнутова Старший редактор направления ЭДО

Переходите на ЭДО с Диадоком

Подключиться

Как долго нужно хранить документы

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков, установленных законом. Вопросы хранения документов регулирует целый ряд нормативно-правовых актов:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»,
• п.п. 8, п. 1, ст. 23 Налогового кодекса РФ,
• Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137,
• Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н,
• п. 1, ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Период хранения документов зависит от их вида. Например, срок хранения товарных накладных и счетов-фактур в организации ― пять лет, а договоры гражданско-правового характера с физлицами хранят до 75 лет. Перечень документов, которые организация обязана хранить, определяет Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Указанные в приказе сроки одинаковы для бумажных и электронных документов. Примеры сроков хранения некоторых документов мы собрали в таблице.

Сроки хранения документов

Срок хранения счетов-фактур отсчитывают с периода, в котором документ в последний раз использовали для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. Такое разъяснение дает Минфин РФ в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104. Это означает, что если компания выставила счет-фактуру в ноябре 2023 года и уплатила НДС в декабре, срок хранения начинается с 1 января 2024 года. Документ следует хранить до 31 декабря 2029 года. Подробнее о том, сколько хранятся счета-фактуры в архиве в разных случаях, расскажем ниже.

За год работы компания может накопить тысячи бумажных счетов-фактур. Их нужно упорядочить так, чтобы быстро находить при проверке, а еще выделить помещение под архив. Переход на ЭДО поможет компании сэкономить ресурсы, затрачиваемые на организацию хранения архивных документов. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют такую же юридическую силу, как документы с собственноручной подписью. Об этом говорит Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Компания может хранить электронные документы на компьютере, флешках или дисках, но этот способ не самый безопасный. Если устройство сломается, можно потерять архив за несколько лет. Более надежный вариант — создать облачный архив. Это база данных, которая позволяет хранить и обрабатывать документы удаленно. Информация хранится на специальном сервере с паролями и настройками доступа для сотрудников. Такой архив защищен от взлома.

Реклама 16+

Ищете бухгалтера?

Передайте работу с отчетностью, учетом и налогами профессиональному бухгалтеру

Найти бухгалтера

Часто дополнительную возможность организовать хранение в облачном архиве предлагают операторы ЭДО. Ответственность за хранение документов несет сама организация, но оператор обеспечивает необходимую защиту своих серверов и доступ к файлам. Такая функциональность есть и у Диадока. С облачным архивом компания получает сразу несколько преимуществ:

• Конфиденциальность и сохранность данных. Документы передаются только по зашифрованным каналам, а надежность системы подтверждена независимым аудитом.
• Электронные документы надежно защищены от несанкционированного доступа и изменения. Оператор ЭДО фиксирует все действия с документами, а доступ в сервис ограничен и настраивается самой организацией, даже для внутренних пользователей.
• В облачном архиве нет ограничения по объему, в отличие от съемных носителей ― дисков или флешек.
• Документы хранятся в течение всего срока действия договора с оператором и не менее пяти лет после его окончания. Удаление документов происходит по заявлению пользователя. Вы не потеряете их и не нарушите требования по срокам хранения, даже если перестанете работать с сервисом ЭДО.

Кроме того, сервис оператора ЭДО позволяет настроить удобный и оперативный доступ к документам в электронном виде. Можно настроить удобную структуру папок по годам или контрагентам, автоматически распределять входящие документы и выгружать в собственный локальный архив. После прекращения договора документы хранятся в Диадоке еще пять лет. У организации будет достаточно времени, чтобы перенести архив и не нарушить закон.

В Диадоке есть поиск по слову, фильтры по дате, контрагенту и статусу. Сотруднику не придется тратить часы, чтобы найти счет-фактуру за прошлый квартал. В коротком видео мы показали, как выглядит расширенный поиск в Диадоке. Любой документ в сервисе можно найти и скачать вместе с файлами электронной подписи и квитанциями оператора ЭДО.

Поиск и скачивание документов в Диадоке

Возможность хранить документы в цифровом архиве определяет Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77. Он же позволяет налогоплательщикам передавать ведение архива другим организациям на основании договора возмездного оказания услуг. Уставом такой организации должно быть предусмотрено осуществление хранения архивных документов. Приказ также описывает, как правильно хранить УПД, счета-фактуры и другие документы в электронном виде.

Переходите на ЭДО с Диадоком

Подключиться

Порядок хранения счетов-фактур

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011№ 1137 предписывает хранить счета-фактуры в хронологическом порядке в соответствии с датой их выставления или получения.

Если компания работает с электронными счетами-фактурами, нужно хранить также подтверждения оператора ЭДО и извещения покупателей о получении счета-фактуры. Такие же правила действуют для корректировочных и исправленных счетов-фактур. Диадок сохраняет все подтверждения, и пользователи при необходимости могут скачать их в одном архиве с самим счетом-фактурой.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также книгу покупок следует хранить не менее четырех лет с даты последней записи.

Закон не обязывает организацию хранить счета-фактуры в специальных помещениях или сейфах. Главное ― обеспечить сохранность архива, чтобы документы не были утрачены или повреждены.

Распечатывать электронные документы для хранения не нужно, так как бумажные версии считаются копиями и не имеют юридической силы. Также не следует оцифровывать бумажный документ и уничтожать оригинал раньше положенного срока. Если счет-фактура был изначально создан на бумаге, необходимо хранить его в течение всего срока, установленного законодательством.

Продление срока хранения счета-фактуры

В соответствии со статьей 172 НК РФ вычеты по НДС можно заявлять в течение трех лет с момента принятия на учет товаров или услуг. Если компания пользуется такой возможностью и переносит вычет, хранить счет-фактуру нужно дольше. Пятилетний срок хранения счета-фактуры на предприятии будет отсчитываться от периода, когда организация заявит налоговый вычет. Например, компания купила товар в январе 2022 года и получила счет-фактуру. В последний раз вычет по НДС покупатель заявил во II квартале 2023 года. Хранить счет-фактуру следует до 1 июля 2028 года.

Важно помнить, что налоговая инспекция вправе потребовать предоставить оригиналы счетов-фактур для проверки. Поэтому документы важно хранить так, чтобы в любой момент быстро найти нужные по запросу. Современный и удобный способ ― сразу создавать и подписывать документы в электронном виде. Одновременно компания получит и другие преимущества: с ЭДО снижаются расходы на содержание архива, а информация защищается от повреждения и потери.

Поможем организовать работу с формализованными документами

Подключиться