Диадок - что это такое и для чего нужен, какой оператор ЭДО

Документы всегда под рукой и подписываются без задержек — так работает компания с настроенной системой электронного документооборота (ЭДО). Рассказываем о таком сервисе — Контур.Диадоке.

Мария Шевченко Эксперт по законодательству в команде Диадока

В этой статье:

Преимущества Диадока
Возможности Диадока
Как войти в Диадок и начать работать с сервисом
Коротко о Диадоке
Популярные вопросы про Диадок

Диадок — это простой и удобный сервис электронного документооборота. Он позволяет в онлайн-режиме работать с электронными документами: обмениваться, подписывать их квалифицированной электронной подписью (КЭП) и хранить на серверах Контура без дублирования на бумаге.

Электронные документы, которые подписаны сертификатом электронной подписи по юридической силе не уступают бумажным документам, подписанным собственноручно. Если исходный документ подписан электронной подписью, то хранить его надо в электронном виде (п. 24 ФСБУ 27/2021). Срок хранения документов указан в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236. Например, первичные учетные документы хранят не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Работать с Диадоком несложно.

Интерфейс веб-версии сервиса напоминает привычную электронную почту: есть папки для входящих и исходящих документов, черновиков и удаленных файлов.

Можно работать с одним документом или с несколькими — например, отправить на подпись сразу три договора. За один раз можно отправить до 30 документов. Также можно выбрать — отправлять документы одним пакетом или несколькими.

В режиме реального времени вы можете отслеживать статус файла: отправлен, получен, подписан, ожидает подписи.

Преимущества Диадока

С Диадоком можно перевести документооборот с контрагентами компании в электронный вид, а также автоматизировать и ускорить работу. Рассмотрим преимущества сервиса подробнее.

Работа с электронными документами в режиме реального времени без дополнительных затрат. Все этапы работы с документами — создание, согласование, подписание и отправка — проходят в электронном виде в режиме реального времени. Так как в Диадоке все документы подписывают КЭП, это придает электронному документообороту юридическую силу: вам не придется дополнительно распечатывать документы, подписывать их вручную и отправлять почтой или курьером.

Прозрачный документооборот. В Диадоке легко отследить статус каждого документа и какие действия с ним совершали:

кто его получил,
кто подписал,
у кого на рассмотрении и кто следующий в цепочке согласований (если вы настраиваете маршруты согласования).

Электронный документ не потеряется, а если срочно понадобится — его всегда можно найти через функцию поиска в веб-версии сервиса.

Оптимизация внутренних процессов. Диадок помогает автоматизировать рутинные задачи. Например, найти документ, проверить его статус или отправить на подпись. Все данные хранят в электронном виде на серверах Контура на основании лицензионного договора с пользователем. Объем облачного хранилища в Диадоке не ограничен. Даже по окончании срока действия договора данные будут доступны пользователю еще пять лет (при условии, что от пользователя в этот период не поступало заявлений на удаление документов).

Возможность масштабирования. Большинствокрупных компаний уже перешли на ЭДО. Часто при заключении договора с такими контрагентами наличие ЭДО — одно из условий для начала работы. Если вы планируете сделки с крупными бизнес-партнерами, использование ЭДО позволит быстрее начать работу с ними.

Упростите работу с документами с помощью системы ЭДО Контур.Диадок

Подключиться

Возможности Диадока

В Диадоке учтены все факторы, необходимые для ежедневного документооборота бизнеса: соответствие законодательству, юридическая сила документа, удобная интеграция сервиса с другими системами, безопасность данных и надежное хранение. Сервис предоставляет полный набор действий с документами: создать, отправить, подписать, отказать, согласовать, скачать, удалить, аннулировать.

Создание и обмен электронными документами

В Диадоке можно обмениваться любыми видами документов — как формализованными, так и неформализованными. Формализованные электронные документы — это файлы с расширением XML. Их формат утвержден ФНС, а структура строго регламентирована. Формат XML часто называют машиночитаемым, потому что проверка документов, созданных по такому формату, производится автоматически. Это позволяет существенно экономить время и снижает вероятность ошибок. К обязательным формализованным документам относят УПД, счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру, УКД, а также их исправления.

Неформализованные электронные документы — это файлы, для которых нет утвержденного ФНС формата. Обмениваться ими можно в произвольных форматах. Например, DOC, XLS, PDF, JPG, TIFF, PNG.

В веб-версии Диадока некоторые документы можно напрямую создавать в редакторе. Например, УПД, счет-фактуру, акт или накладную.

Подписание и отправка документов

Перед отправкой Диадок проверяет документы на соответствие форматным требованиям (если они предусмотрены для этого типа документов). В случае ошибки сервис подскажет, где проблема и как ее исправить.

Для подписания документов используют КЭП. Документы, подписанные этим видом электронной подписи по юридической силе не уступают бумажным (п. 1 ст. 6 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Если контрагент работает с другим оператором ЭДО — это не проблема. Документами можно обмениваться через роуминг. Технология роуминга позволяет передавать электронные документы, даже если ваш контрагент пользуется услугами другого оператора ЭДО. В Диадоке процесс обмена документами через роуминг аналогичен обмену внутри сервиса. Дополнительно ничего оплачивать не надо.

Надежное хранение документов

Хранение бумажных документов нужно контролировать: системно вести архивы и следить за их состоянием. Электронные документы хранят в течение таких же сроков, что и бумажные, но при этом со временем они не теряют свой первоначальный вид и не требуют организации отдельного физического архива.

На серверах Диадока все электронные документы хранятся в зашифрованном виде. Для сохранения информации даже при технических сбоях Диадок использует систему троекратного резервного копирования и распределяет данные по разным серверам. Все серверы размещены в дата-центрах Контура, в которых обеспечивается бесперебойное электроснабжение, температурный режим и многоуровневая защита со строгой системой допуска.

При авторизации в сервисе пользователь может выбрать подходящий способ входа. Например, в веб-сервисе можно авторизоваться по сертификату; по логину и паролю; по ссылке на почту и номеру телефона. Это защищает от несанкционированного входа в сервис.

Безопасная передача документов

Передача данных в Диадоке проходит по защищенным каналам связи, они соответствуют российским стандартам шифрования. Для организации защищенного канала используют протоколы SSL/TLS, которые являются промышленным стандартом для безопасности веб-приложений в Интернет. Дополнительно можно предусмотреть по договору подключение с использованием технологии VPN (например, OpenVPN или СКЗИ ViPNet). Таким образом, организовать защищенный канал можно как с использованием международных стандартов шифрования, так и российских стандартизованных алгоритмов по ГОСТ.

Все это помогает Диадоку полностью обеспечить конфиденциальность передачи файлов: их нельзя перехватить, фальсифицировать, изменить или изъять. Законодательство тоже предъявляет к операторам ЭДО особые требования по обеспечению безопасности работы с документами. Все они перечислены в Приказе ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@.

Интеграция с 1С и другими системами

В Диадоке есть возможность интеграции с вашей учетной системой. Дополнительно сервис можно настроить под потребности конкретной компании. Сотрудники продолжают работать в уже привычном им интерфейсе и могут в нем же совершать все операции с документами. Это ускоряет документооборот, сводит к минимуму количество ручной работы ивозможность ошибок при заполнении реквизитов.

Для каждой компании подбирается наиболее подходящее интеграционное решение: модуль для 1C, решение для SAP, Диадок.Коннектор или API Диадока.

Подробнее о возможных интеграционных решениях Диадока

Как войти в Диадок и начать работать с сервисом

Чтобы начать работать в Диадоке, заполните заявку на сайте. Наши специалисты окажут поддержку во время подключения и ответят на все вопросы по работе сервиса.

Войти в Диадок можно разными способами. При первом входе можно воспользоваться входом по ключу электронной подписи или по логину и паролю. При повторном — по телефону, ссылке, логину, сертификату КЭП.

Подробнее о том, как это сделать

Далее необходимо настроить личный кабинет, пригласить контрагентов и начать обмениваться документами.

Шаг 1. Настраиваем личный кабинет

Чтобы внести информацию о компании, зайдите в личный кабинет Диадока, перейдите в «Настройки» ― раздел «Реквизиты организации»:

Во вкладке «Реквизиты» заполните ОГРН, код ИФНС и юридический адрес. Название, ИНН и КПП организации система загружает автоматически из баз ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
Укажите контактные данные сотрудника, который отвечает за работу в Диадоке. Это поможет контрагентам: если у них возникнет вопрос, будут знать, к кому обратиться.
На вкладках «Подразделения» и «Сотрудники» можно заполнить информацию о компании и специалистах, которые будут работать с Диадоком.
На странице «Персональные настройки» в меню настроек введите электронную почту и укажите уведомления, которые хотите получать.

Подробнее о начале работы в Диадоке

Шаг 2. Приглашение контрагентов к обмену

Для начала электронного документооборота один контрагент отправляет приглашение, а другой — принимает.

Как отправить приглашение:

В разделе «Контрагенты» ― «Поиск и приглашение» введите название или ИНН компании-контрагента.

Выберите в списке организаций нужную, наведите курсор и нажмите кнопку «Отправить приглашение».

Как принять приглашение:

Откройте список входящих приглашений в разделе «Контрагенты» ― «Приглашают вас».

Нажмите «Принять приглашение». Организация появится во вкладке «Ваши контрагенты».

Подробнее о работе с контрагентами в Диадоке

Если возникнут вопросы

Если у вас возникнут вопросы, их можно задать тремя способами:

в разделе «Справочная» в личном кабинете Диадока;
в окне «Центр поддержки» личного кабинета Диадока под знаком «?» в правом нижнем углу экрана;
на сайте Помощи — там собрана не только база знаний, но и есть круглосуточный чат с экспертами поддержки.

Коротко о Диадоке

Диадок — это удобный сервис для электронного документооборота, который помогает компаниям быстро создавать, отправлять и подписывать документы. Работать с ним просто: интерфейс похож на электронную почту, а статус каждого документа легко отслеживать.

При желании сервис можно интегрировать в учетную систему, чтобы сотрудники продолжали работать в привычном интерфейсе, а процессы становились эффективнее.

Электронные документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью, что обеспечивает им юридическую силу наравне с бумажными документами, подписанными собственноручно.

Сервис соответствует требованиям законодательства, хранит документы на своих серверах в зашифрованном виде и использует для передачи информации защищенные каналы связи — все это гарантирует безопасность и конфиденциальность.

Что такое Диадок: зачем он нужен и как его подключить