УСН для ИП с работниками в 2025 году: налоги, отчётность, страховые взносы

В 2025 году ИП на УСН с сотрудниками платят не только налог с доходов, но и страховые взносы за команду. В статье расскажем, какие налоги и взносы обязательны, как уменьшить платежи и какую сдавать отчётность.

Элина Симцова Предприниматель, специалист по налогам и учету

Какие налоги платит ИП на УСН с работниками

Упрощённая система налогообложения (УСН) — это специальный режим, который заменяет у ИП несколько налогов одним. Есть два варианта УСН: «Доходы» со ставкой 6% или «Доходы минус расходы» со ставкой 15%.

УСН «Доходы». Предприниматель платит налог со всей суммы поступлений без учёта расходов. Базовая ставка — 6%, и пока в некоторых регионах действует сниженная в 1%.

УСН «Доходы минус расходы». Здесь налоговая база — разница между доходами и подтверждёнными расходами. Стандартная ставка равна 15%, и пока есть регионы со льготной ставкой. Особенность этого вида УСН — предприниматель обязан заплатить минимальный налог  1% даже при убытке. 

Как рассчитать налог УСН для ИП и ООО: пошаговое руководство

Предприниматели на УСН платят фиксированные страховые взносы. Они обязательны, даже если ИП не вёл деятельности. Кроме них, у предпринимателей с годовым доходом в 300 000 ₽ есть дополнительный страховой взнос. Размер платежа — 1% от суммы, которая превышает 300 000 ₽. Деньги нужно переводить на ЕНС. Максимальная сумма таких платежей в 2025 году — 300 888 ₽.

Страховые взносы ИП в 2025 году: гайд по оплате и расчётам

ИП на УСН без сотрудников просто ведёт КУДиР и сдаёт декларацию раз в год. Но если есть работники, нужно учитывать страховые взносы, сдавать отчёты в ФНС и Социальный фонд (СФР).

Предприниматели с работниками обязаны платить страховые взносы на них. Речь идёт о таких платежах:

Обязательное пенсионное и медицинское страхование. Единый тариф страховых взносов — 30%. Для некоторых категорий и субъектов МСБ действует пониженный тариф — 15%. ИП из списка льготников — например, из сферы «Обрабатывающее производство» — платят по ставке 7,6%.

Взносы на травматизм и производственные заболевания. Тариф зависит от вида бизнеса — от 0,2 до 8,5%.

Взносы рассчитывают по итогам каждого месяца и перечисляют до 15 числа следующего месяца через ЕНС. Деньги поступают сначала в налоговую, а оттуда — в СФР.

Уменьшайте налог в один клик

Эльба займется налоговой рутиной, а вы — развитием бизнеса. Для новых ИП год Эльбы бесплатно

Попробовать бесплатно

Уменьшение налога УСН на страховые взносы

Предприниматели могут уменьшать налог на страховые взносы. Для этого действует правила:

• ИП без сотрудников могут снизить налог на всю сумму уплаченных за себя страховых взносов вплоть до нуля.

• ИП с персоналом вправе уменьшить платёж не более чем на 50% от всей суммы.

В расчёт берут все взносы: за сотрудников, себя и даже оплаченные больничные за первые три дня. Суммы взносов, на которые уменьшают налог, заполняют в строках 140-143 декларации нарастающим итогом. Главное — помнить, что если у вас сотрудники, превышать лимит в 50% от налога нельзя.

Отчётность в налоговую инспекцию

Декларация по УСН

Отчитаться по упрощёнке нужно до 25 апреля следующего года. За 2025 декларацию сдают до 25 апреля 2026 года. Форма утверждена приказом ФНС и обязательна для всех.

Способ подачи декларации зависит от численности штата. Если у предпринимателя больше 100 сотрудников — декларацию подают только в электронном виде. При штате до 100 человек можно принести документ в инспекцию лично, отправить почтой или через сервисы, например, Контур.Эльба.

Как ИП заполнить декларацию УСН в 2025 году

КУДиР

Это книга учёта доходов и расходов. Она необходима, чтобы определить налоговую базу по УСН. Вести КУДиР обязательно, однако сдавать в налоговую инспекцию не нужно — только по запросу.

Книгу можно вести как в электронном, так и в бумажном формате. Форма утверждена приказом ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.

Как вести книгу учёта доходов и расходов — в статье.

КУДиР в Эльбе

Эльба сформирует и заполнит КУД/КУДиР. Все возможности сервиса 30 дней бесплатно

Попробовать бесплатно

Уведомление об исчисленных налогах на ЕНС

С введением единого налогового счёта изменился механизм уплаты налогов. Теперь предприниматели перечисляют деньги на ЕНС одним платежом до сдачи декларации.

Чтобы налоговая служба могла списать нужную сумму на аванс по УСН, нужно отправить уведомление. Это делают через личный кабинет (ЛК ИП) или специальные сервисы. Например, Эльба заранее напомнит, что вам нужно подать уведомление, и пришлёт форму для заполнения. Подробнее — в инструкции.

6-НДФЛ

В 2025 году ИП на УСН с сотрудниками обязаны сдавать расчёт 6-НДФЛ каждый квартал по форме, утверждённой ФНС. В этом отчёте показывают, сколько выплатили и сколько НДФЛ удержали.

6-НДФЛ нужен, если в периоде платили физлицам облагаемые налогом доходы по трудовым договорам и ГПХ — п. 2. ст. 230 НК РФ. Если выплат не было — нулевой 6-НДФЛ не нужен.

Отчётность сдают до 25 числа месяца, следующего за кварталом: 25 апреля, 25 июля, 25 октября. Годовой расчёт — до 25 февраля 2026 года. Если дата выпадает на выходной — срок переносят на следующий рабочий день.

Если предприниматель отчитывается более чем за 10 сотрудников, 6-НДФЛ подают онлайн в личном кабинете налогоплательщика или через сервис с подписанием электронной подписью.

Как заполнить и сдать 6‑НДФЛ в 2025 году

РСВ

Расчёт по страховым взносам (РСВ) — обязательная ежеквартальная отчётность для ИП на УСН с сотрудниками. Если предприниматель выплачивал деньги сотруднику или подрядчику хотя бы один раз в течение года, то в конце года он должен сдать РСВ. Полностью свободны от такой отчётности только ИП на АУСН.

Расчёт подают в ФНС до 25 числа, следующего за кварталом. Например, в 2025 году такие сроки:

• Первый квартал — 25 апреля 2025 года.

• Полугодие — 25 июля 2025 года.

• 9 месяцев — 27 октября 2025 года.

• Год — 26 января 2026 года.

Дополнительно за первые два месяца каждого квартала нужно подать уведомление о начисленных взносах до 25 числа следующего месяца. Способ подачи зависит от численности: если у ИП 11 и более сотрудников — только в электронном формате.

Разделы РСВ состоят из титульного листа с реквизитами ИП, сводными данными по суммам взносов и персональными сведениями о каждом застрахованном человеке.

Нарушение сроков сдачи, а также формата может повлечь штраф. Если ФНС прислала уведомление об ошибке, то у ИП есть 5-10 рабочих дней на исправление. 

Расчёт по страховым взносам в 2025 году

Отчёт о персонифицированных сведениях

С 2025 года ИП с работниками обязаны каждый месяц сдавать в ФНС персонифицированные сведения о застрахованных лицах (ПСФ). Отчёт содержит персональные данные сотрудников — ФИО, ИНН, СНИЛС, — а также информацию о выплатах за месяц.

В период сдачи квартального расчёта по страховым взносам (март, июль, сентябрь, декабрь) отдельная подача не нужна — его заменяет раздел 3 РСВ.

Сведения подают до 25 числа месяца, следующего за отчётным с поправкой на выходные. Если у ИП работает 11 или более человек — ПСФ сдают только в электронном виде через ЭДО с электронной подписью. Нарушение формата подачи может повлечь штраф в 200 ₽ за документ.

Если в ПСФ обнаружена ошибка, её можно поправить через подачу корректирующего отчёта до сдачи квартального РСВ. Для неверных данных заполняют аннулирующий и корректный блок, а если ошибка в сумме — один блок с правильными цифрами.

Просрочка подачи отчёта на более 20 рабочих дней может обернуться блокировкой расчётного счёта. После отправки верного документа счёт ИП разблокируют только на следующий день. Важно вовремя перепроверять такие документы и следить за своевременностью подачи.

Персонифицированные сведения в 2025 году

Отчётность в Социальный фонд России

Предприниматели с сотрудниками отчитываются в СФР. ИП на УСН с наёмными работниками обязаны сдавать единую отчётность по форме ЕФС-1, утверждённую приказом № 228. Документ охватывает все категории работников, включая совместителей, удалёнщиков, исполнителей договоров ГПХ.

ЕФС-1 — комплексный отчёт с тремя основными блоками, у каждого из которых своя периодичность подачи:

Подраздел 1.1 содержит сведения о трудовой деятельности и подаётся каждый месяц до 25 числа. О любых кадровых событиях нужно дополнительно уведомить в течение следующего рабочего дня.

Подраздел 1.2 отражает особый страховой стаж и подаётся до 25 января ежегодно.

Раздел 2 содержит данные по взносам на травматизм и формируется каждый квартал до 25 числа месяца, следующего за отчётным периодом.

Налоговые органы могут приостановить операции по расчётному счёту, если бизнес не сдаёт вовремя ЕФС-1. Когда у предпринимателя работает более 10 сотрудников, все отчёты должны быть представлены в электронном виде. За подачу бумажного отчёта предусмотрен штраф в размере 200 ₽.

Для работодателей

Эльба подготовит документы и отчеты за сотрудников в два клика

Попробовать бесплатно

Отчётность в Росстат

Статистическая отчётность для предпринимателей на УСН с сотрудниками имеет выборочный характер. ИП обязаны сдавать формы, только когда Росстат включит их в свою выборку. Попал ли предприниматель в эту выборку, проверяют на официальном портале по ИНН. Подробнее: Какую отчётность сдавать в Росстат в 2025 и 2026 годах.

Всего есть три основные формы статистического наблюдения:

Форма 1-ИП. Это комплексный опросник из пяти блоков, где заполняют общие сведения о бизнесе, ключевые показатели, информацию об имуществе, инвестициях и данные о работниках. Форму сдают раз в пять лет в рамках сплошного статистического наблюдения.

Форма П-М. Отражает основные показатели деятельности субъектов МСБ. Особенность в том, что сдают отчёт при включении в выборку Росстата. Если предпринимателя там нет — ничего сдавать не нужно.

Форма МП-СП. Заполняют раз в пять лет в рамках статистического наблюдения такими показателями: выручка, численность персонала, зарплата, инвестиции. 

Если предприниматель попал выборку Росстата и не сдал вовремя, установлен административный штраф от 10 000 до 20 000 ₽ — ст. 13.19 КоАП РФ. Чтобы избежать санкций, важно регулярно проверять свой статус в системе Росстата и своевременно отправлять запрашиваемую информацию в формах.

Новым ИП – год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Кадровый документооборот

Основа кадрового документооборота — трудовой договор. Его обязательно подписывают с сотрудником в трёхдневный срок с момента начала его работы. В содержании должны быть прописаны условия: 

• Место работы и структурное подразделение.

• Дата начала трудовой деятельности.

• Трудовая функция с характеристиками условий труда.

• Полные условия оплаты труда — оклад, доплаты, надбавки, премии.

• Точный режим работы и времени отдыха.

Если какие-то положения договора меняются — обязательно нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Каждый документ подписывают обе стороны: работник и ИП.

Параллельно с трудовыми договорами предприниматель обязан разработать и утвердить локальные акты: правила внутреннего распорядка, график отпусков на каждый календарный год.

При приёме на работу делают запись в трудовой книжке. Для сотрудников, которые впервые устраиваются на работу, с 2021 года ведут только электронную трудовую. Остальным можно продолжать вести обычный бланк со всеми записями о трудовой деятельности.

Приказ о приёме на работу и личная карточка оформляются по усмотрению работодателя — это внутренний учёт.

При увольнении сотрудника сначала издают приказ, где указывают точное основание прекращения трудового договора — гл. 13 ТК РФ. Одновременно с этим в трудовую книжку вносят запись — приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н. Завершающий этап — полный расчёт со всеми выплатами, удержание НДФЛ, начисление страховых взносов за фактически отработанное время.

Кадровые документы хранят не менее трёх лет, поскольку их могут запросить представители налоговой и трудовой инспекции. Если документов не окажется — это повод для привлечения предпринимателя к ответственности.