Как зарегистрировать студента-иностранца

Все иностранные граждане, приехав в Россию, должны быть зарегистрированы по адресу фактического проживания. Студенты — не исключение. Чаще всего студенты-иностранцы живут в общежитиях при своих вузах, и тогда принимающей стороной выступает учебное заведение. Но что делать, если гражданин другой страны, приехавший на учебу, решил остановиться в гостинице, хостеле или апартаментах? Разберемся, в чем особенности постановки на миграционный учет студента, какие документы для этого необходимы и чем здесь может помочь Контур.Отель.

Наталья Расторгуева Эксперт в области миграционного и регистрационного учета Тина Гарник Автор статей в Контуре

Ставьте гостей на учет через интернет без ошибок и с первого раза с помощью сервиса Контур.Отель

Попробовать бесплатно

Что важно знать и учитывать при постановке на учет студента?

Если иностранный студент остановился в отеле или хостеле, то они являются принимающей стороной, даже если студент приехал по приглашению вуза. Значит, именно отель и обязан поставить студента на миграционный учет, а затем снять его с учета.

Законодательная база

Федеральный закон № 109-ФЗ от 18.07.2006 регулирует миграционный учет иностранных граждан, в том числе студентов, а основания для продления их пребывания перечислены в Федеральном законе № 115-ФЗ от 25.07.2002.

Сроки подачи документов на студента

У гостиницы или хостела есть 1 рабочий день, следующий за днем прибытия гостя, чтобы подать документы на регистрацию в МВД. Этот срок определен ст. 20 109-ФЗ и применяется ко всем постояльцам без исключения.

Также отель обязан снять иностранного гражданина с учета при убытии не позднее 12:00 следующего рабочего дня.

Возможные штрафы

От 400 000₽ до 500 000₽ - такой штраф заплатит юридическое лицо, которое своевременно не поставит на учет или не снимет с учета иностранного гражданина. Штраф назначается за каждого иностранца отдельно.

Если сведения будут предоставлены неполностью или искажены, то штраф для юридических лиц составит от 3000₽ до 5000₽.

Какие документы необходимы для регистрации студента в отеле?

Приехав в гостиницу, иностранный студент должен показать администратору три обязательных документа:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
• Миграционная карта, где в графе «Цель визита» указана «Учеба».
• Виза, если гость из «визовой» страны.

Без этих документов администратор не может заселить студента. Какие еще документы могут быть у постояльца:

• Разрешение на временное проживание в целях получения образования.
• Вид на жительство.
• Отрывная часть уведомления с прежнего адреса, где иностранец ранее состоял на учете.

Этих документов может не быть у студента, который только что приехал в Россию. Их получают иностранцы, прожив здесь какое-то время, и в этом случае их также стоит запросить.

Как оформляется регистрация студента?

Администрация гостиницы или хостела, где проживает студент, должна заполнить отдельное уведомление на каждого иностранного гражданина. Форма уведомления о прибытии утверждена Приказом МВД России № 856 от 10.12.2020 (ред. от 16.11.2022).

По правилам, отель должен при заселении выдать иностранцу отрывную часть уведомления о прибытии. Заполнив уведомление, администратор отеля должен проставить в нем отметку о приеме, либо распечатать отрывную часть уведомления в сервисе Контур.Отель и отдать ее постояльцу. Отметка о приеме уведомления проставляется с помощью специального штампа, утвержденного Приказом Минспорттуризма РФ № 144 от 02.04.2009. Такой штамп, разработанный по образцу, каждый отель должен заказать самостоятельно. В этом же приказе прописан порядок его проставления: например, дату и подпись на штампе ставит администратор прямо в момент заселения гостя.

Передать пакет документов в МВД можно в бумажном или электронном виде.

Список документов для подачи «на бумаге»:

• Паспорт сотрудника, подающего уведомление в МВД (+ в некоторых регионах требуют доверенность от организации).
• Уведомление о прибытии иностранного гражданина.
• Копия паспорта гостя.
• Копия его миграционной карты.
• Копия его визы (если он прибыл из «визовой» страны).
• Документы на помещение (свидетельство о собственности или договор аренды).

Важно, что хостел готовит 2 экземпляра документов, первый предоставляет в МВД в течение одного рабочего дня, а второй — хранит у себя в течение одного года.

Список документов для подачи в электронном виде меньше, так как документы подписываются электронной подписью, а документы на помещение гостиницы были предоставлены в МВД при заключении соглашения. Гостиница заполняет и готовит:

• Уведомление о прибытии иностранного гражданина.
• Сканы паспорта, миграционной карты и визы.

Отправив сведения  в МДВ, отелю также следует хранить эти документы в течение одного года у себя в архиве. Удобнее всего передать сведения о постановке на учет с помощью сервиса Контур.Отель: администратор может отправить пакет документов мгновенно — буквально в один клик. Кроме того, все данные сохранятся в вашей базе гостей, что значительно упростит повторную регистрацию. Для студентов это может быть очень актуально, как мы рассмотрим дальше.

Визовые особенности

Процедура регистрации гостей из визовых и безвизовых стран несколько отличается.
 
1. Если виза не нужна:
 
Учебная виза не требуется иностранным студентам из Азербайджана, Армении, Беларуси, Казахстана, Киргизии, Молдовы, Украины, Таджикистана и Узбекистана. Согласно Федеральному закону № 115-ФЗ, студента из безвизовой страны можно поставить на учет сначала на 90 дней. В этот период студент должен продлить срок пребывания в России и получить отметку о продлении в миграционной карте. 

По Федеральному Закону 115-ФЗ, документы на продление срока временного пребывания иностранных студентов должно подать учебное заведение. И если студент живет в общежитии, то вуз делает ему одновременно и продление, и миграционный учет. А если студент живет в хостеле, то возможны два варианта:

• Сначала вуз подает документы на продление, и в миграционной карте иностранца появляется необходимая отметка. После этого хостел ставит его на миграционный учет на бумаге или в электронном виде.
• Вуз отдает готовый пакет документов для продления напрямую студенту, а он вместе с представителем хостела обращается в МВД, где оформляет продление пребывания в миграционной карте и миграционный учет.  

Уточните в своем УВМ МВД, как организован порядок продления пребывания студентов в вашем регионе.
 
2. Если виза нужна:
 
Студента из визовой страны можно поставить на учет только на срок действия его визы.
 
Например, студент из Колумбии, приехав с учебной визой, заселяется в гостиницу 1 сентября. У него есть виза, которая действительна до 1 декабря. Гостиница может поставить его на миграционный учет до любой даты не позднее 1 декабря и до этой даты колумбийскому гостю потребуется продлить визу  или выехать из РФ. 

Первая виза всегда будет не более 90 суток. Это время дается иностранцу, чтобы приехать в Россию, официально поступить в вуз и собрать все документы для долгосрочной учебной визы.

Когда студент продлит учебную визу (обычно МВД выдает визу на год), гостиница должна снова поставить его на миграционный учет по новой визе. При этом миграционная карта может оказаться просроченной, но это нормально: приказами МВД не предусмотрено продление миграционной карты при продлении визы.

Особые случаи

В теории механизм постановки студента на учет прозрачен и логичен. Но частные случаи и исключения порой вызывают вопросы у администраторов. Разберем самые популярные ситуации.

Студент приехал в отель на выходные и просит не регистрировать его

Студента можно понять: как только он зарегистрируется в отеле, могут возникнуть проблемы с регистрацией на основном месте. Особенно если основная регистрация оформлена в квартире или общежитии: такая регистрация аннулируется в тот же день, как в базе МВД появится новая. Увы, измемения, внесенные в статью 23 109-ФЗ о том, что регистрация должна сохраняться, пока не работают. Отель не может пойти навстречу своему гостю: за непостановку на учет иностранца гостинице грозит штраф до 500 000₽, по ст. 18.9 ч. 4 КоАП РФ. Когда студент вернется обратно в квартиру или общежитие, ему необходимо проверить в МВД, сохранилась ли его долгосрочная регистрация или нет. В случае аннулирования — восстановить регистрацию.

Студент ездил на каникулы в другой город России, а теперь вернулся в «свой» хостел

Так как студент уехал из гостиницы или хостела, то администрации придется сначала снять постояльца с миграционного учета, а затем, когда он вернется, снова оформить его на учет. 

Студент заболел и его положили в больницу

Отель или хостел должны снять иностранного студента с учета и поставить вновь на учет после выздоровления и выписки из больницы.

Студент покинул гостиницу, связи с ним нет

Отель должен в общем порядке подать уведомление о снятии иностранного гражданина с учета до 12:00 рабочего дня, следующего за днем выезда гостя. Если гость  потом вернется, можно снова поставить его на учет.

Студент ездил на каникулы в другую страну, пересекая границу России

Как только иностранный студент выезжает за пределы России, его регистрация становится недействительной, так как в базу МВД поступают сведения о выезде от пограничников. Но у гостиницы все равно есть обязанность снять иностранного гостя с учета. Когда студент вернется обратно, необходимо снова поставить его на учет.  

Каждый раз заново оформлять документы на одного и того же постояльца может быть утомительно. Оптимизировать эту рутину, чтобы ваш персонал не тратил рабочее время на повторяющиеся процедуры, поможет автоматизация процессов. Сервис Контур.Отель сохранит все необходимые сведения о постояльцах и в пару кликов сформирует нужные документы для МВД. Подписать-отправить — это пара секунд, когда вы работаете с Контур.Отелем.

Штраф за непостановку иностранца на учет очень высокий. Но если один раз как следует разобраться в правилах и изучить законы, останется только выстроить процесс как рутину. А учитывая сжатые сроки, отведенные законом под эти процедуры, намного выгоднее остановиться на электронной подаче документов.

Повысить заполняемость отеля за счет интеграции с 36 площадками и легким управлением тарифами

Попробовать бесплатно