С 1 сентября 2023 года отчет по итогам СОУТ можно создавать в электронном виде

Вступил в силу Федеральный закон от 24.07.23 № 381-ФЗ. Он внес изменения в Федеральный закон «О специальной оценке условий труда».
Одно из нововведений — возможность составлять отчет о специальной оценке условий труда (СОУТ) в электронном формате.

Создавайте, подписывайте и отправляйте кадровые документы онлайн в сервисе Контур.КЭДО

Оставить заявку

Оформление отчета по итогам СОУТ в электронном виде

С 1 сентября 2023 года российские компании смогут составить отчет по итогам проведения СОУТ как на бумаге, так и в цифровом виде.

Порядок проведения спецоценки условий труда и подготовки отчета не меняется:

Согласно 381-ФЗ, теперь экспертная организация может составить отчет в формате электронного документа и все члены комиссии смогут подписать его с помощью электронной подписи (ЭП). Для этого подойдет либо квалифицированная подпись (КЭП), либо — неквалифицированная (НЭП), сертификат которой выпущен в приложении Госключ.

Как создать и подписать электронный отчет о проведении СОУТ

Один из вариантов — использовать систему кадрового электронного документооборота (КЭДО) от Контура. В таком случае нужно учесть два фактора:

1. Спецоценку проводит внешний эксперт или экспертная организация, которые работают с компанией по договору гражданско-правового характера (ГПХ).
2. Несмотря на то, что эксперт не является сотрудником компании, он сможет получить доступ к сервису Контур.КЭДО и выпустить необходимую электронную подпись: НЭП или КЭП.

Подготовить электронный отчет можно по установленной форме, заполнив его данными на компьютере. Чтобы подписать его в сервисе Контур.КЭДО, необходимо добавить файл с отчетом в систему.

После загрузки электронного отчета необходимо выбрать для него тип документа. Для файла с итогами проведения СОУТ устанавливаем категорию «Иные документы».

Затем переходим к подписанию и отправке документа на утверждение по кнопке «Перейти к маршруту».

Во время настройки маршрута согласования необходимо добавить всех сотрудников, которые должны подписать документ. В случае с отчетом по результатам СОУТ в качестве отправителя выступит внешний эксперт — он инициирует документооборот и ставит подпись первым. Другими подписантами станут члены комиссии из числа работников организации.

В последнюю очередь электронный отчет в цепочке подписывает председатель комиссии — руководитель компании или ответственный за проведение СОУТ работник. Именно его подпись утверждает документ.

Для отправителя документа и каждого подписанта важно выбрать тип подписи КЭП или НЭП — такие обязательства устанавливает 381-ФЗ. Сертификат НЭП в этом случае должен быть выпущен в приложении Госключ, такие требования перечислены в ч. 2 ст. 15 426-ФЗ от 28.12.2013:ч. 2 ст. 15 426-ФЗ от 28.12.2013:

Когда маршрут согласования будет настроен, останется только подписать документ и запустить электронный отчет по цепочке — для этого нажать кнопку «Подписать и отправить».

Статус подписания отобразится в разделе «Документы».

Когда все участники маршрута подпишут отчет, его необходимо будет отправить на ознакомление всем сотрудникам компании в течение 30 календарных дней после утверждения.

В сервисе Контур.КЭДО это можно сделать с помощью листа ознакомления. Как только документооборот по отчету будет завершен, в системе появится кнопка «Запустить ознакомление».

В лист ознакомления можно добавить сотрудников или подразделения вручную с помощью поиска по ФИО или названию. Либо загрузить файл со списком работников и их уникальными идентификаторами.

После внесения информации о получателях, типе ЭП и сроках подписания процесс ознакомления можно запустить по кнопке «Создать». После этого каждому работнику на подписание будет отправлен сформированный системой акт.

В результате компания получит электронный документ, подписанный экспертом, членами комиссии и председателем. Процесс ознакомления завершится, когда все сотруднику подпишут акты в системе.

Цифровой отчет о спецоценке труда будет юридически значимым — электронные подписи всех участников документооборота равносильны ручным.

Подписывайте электронный отчет по результатам СОУТ в сервисе Контур.КЭДО

Попробовать

Другие изменения

Нововведения коснулись не только самой отчетности, но и организаций, занимающихся спецоценкой.

Теперь для подтверждение полномочий на проведение проверки достаточно предоставить электронную выписку из реестра экспертов организаций, которые проводят СОУТ. Эти данные формируются автоматически по запросу.

Также организации смогут направлять в Минтруд информацию о составе экспертов в электронном виде через личный кабинет Федеральной государственной информационной системы учета проведения СОУТ.