Переход на КЭДО в 2025 году: обязателен или нет

Электронный документооборот (ЭДО) прочно закрепился во многих российских компаниях. Все более востребован и кадровый ЭДО. Но обязательно ли переводить документооборот с сотрудниками в онлайн в 2025 году?

Обменивайтесь заявлениями, приказами, договорами и другими кадровыми документами в электронном виде

Подключиться

Станет ли обязательным кадровый ЭДО в 2025 году

Сегодня кадровый электронный документооборот (КЭДО) — добровольная опция и довольно новое явление для российских компаний. Первые эксперименты Минтруда в сфере ЭДО с сотрудниками проходили с 2017 по 2021 год. В пилотных проектах принимало участие ограниченное количество крупных компаний, в последнем — уже 381 работодатель.

Опыт оказался удачным. Вдобавок пандемия и ставший в ее период популярным удаленный формат работы привели к изменениям в Трудовом кодексе. Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ легализовал КЭДО для дистанционных работников. А в ноябре 2021 года Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ закрепил в ТК РФ новые статьи 22.1–22.3. Они дали определение и разрешили вести ЭДО в сфере трудовых отношений, а также закрепили порядок ведения электронного документооборота с работниками.

С тех пор компании вправе оформлять в электронном виде без дублирования на бумаге любые кадровые документы, в том числе трудовые договоры, заявления на отпуск и другие. Исключения три: приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве и журналы инструктажей по охране труда. Также до сих пор ведутся на бумажном носителе трудовые книжки.

Пока КЭДО не является обязательным для российских компаний и вероятно не станет таковым в 2025 году. Однако тенденция к развитию и продвижению КЭДО со стороны государства очевидна, поэтому имеет смысл задуматься об онлайн-документообороте в кадрах уже сегодня.

Изменения в законодательстве

Единого закона, который бы регулировал электронный документооборот в России, в том числе кадровый, нет. Эту сферу регламентируют несколько  документов: федеральные законы, Трудовой кодекс, приказы Минтруда.

Основная законодательная база для КЭДО сформирована. Однако периодически она дополняется и изменяется. В числе последних нововведений:

• Введение обязательных форматов для кадровых электронных документов (КЭД).

Соответствующий приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н начал действовать с 1 марта 2023 года. До этой даты кадровики могли готовить электронные документы в любом формате, например DOC или PDF. Сейчас приказы, договоры и другие КЭД должны состоять из трех файлов: основной части в PDF, электронной подписи в SGN и описания документа в XML. За несоблюдение требований к форматам компаниям может грозить штраф.

В Контур.КЭДО в формализованный вид переведены все виды документов, которые организации могут оформлять в электронном виде.

• Возможность составлять отчет о специальной оценке условий труда (СОУТ) в электронном виде.

Такая опция появилась у компаний с 1 сентября 2023 года. Этот вариант оформления документа закрепил Федеральный закон от 24.07.2023 № 381-ФЗ. 

Создать и подписать электронный отчет можно разными способами, в том числе в системе КЭДО от Контура. Порядок проведения СОУТ в этом случае не отличается от обычного — только сам отчет по итогам спецоценки экспертная организация составляет в формате электронного документа, а члены комиссии подписывают его с помощью электронной подписи. Также в сервисе КЭДО отчет можно отправить на ознакомление сотрудникам организации. В статье мы подробнее рассказывали о том, как это происходит.

• Эксперимент Минцифры по переводу на КЭДО отдельных органов государственной власти.

Он проходит с 1 июня 2023 года по 30 мая 2025 года (продлен Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.05.2024 № 667). Сначала участниками пилота стали Федеральное казначейство, Федеральная налоговая служба и само Минцифры, сейчас к эксперименту присоединились Минэкономики, Минэнерго, Росреестр Рособрнадзор и иные федеральные агентства и службы. По результатам эксперимента, вероятно, будет принято решение о том, переходят ли на кадровый ЭДО госведомства. Отчет должен быть предоставлен в Правительство РФ до 27 июня 2025 года.

Когда станет обязательным кадровый ЭДО

Такой эксперимент, как внедрение электронных кадровых документов в госструктурах, — яркий маркер того, что КЭДО может стать обязательным для госорганов, а затем и для бизнеса уже в течение ближайших лет. Ведь если госведомства будут вести документооборот в электронном формате, то и принимать документы от организаций — тоже. По схожему сценарию развивалась история электронного документооборота в целом. Сегодня компании в обязательном порядке сдают некоторые виды отчетности в электронном виде, а также работают через ЭДО с маркированными и прослеживаемыми товарами.  

По данным аналитического центра РОСЭУ, перешли на КЭДО или запланировали переход на него порядка 69% крупнейших работодателей. И хотя пока внедрять КЭДО необязательно, стоит изучить этот вопрос заранее. Иначе можно получить негативный опыт, как в случае с онлайн-кассами: некоторые компании вовремя не подготовились к их введению, а затем внедряли технологию в авральном режиме, получали штрафы и переплачивали за подключение.

Поэтому лучше отслеживать законодательные изменения в сфере КЭДО или же начинать постепенно внедрять онлайн-документооборот с сотрудниками в компании. Тем более, что сперва можно перевести в КЭДО только часть документов — например заявления на отпуска или инструкции. У организации будет больше времени на выбор решения, тщательную настройку и обучение сотрудников, прежде чем кадровый ЭДО станет обязательным.

Как подготовиться к переходу на КЭДО

С чего начать, если вы решили внедрить кадровый ЭДО на предприятии:

• Проанализируйте текущие сценарии документооборота и определите, какие документы переведете в онлайн.
• Выберите куратора — ответственного сотрудника (или рабочую группу), который проконтролирует внедрение КЭДО в организации.
• Подготовьте нормативную базу внутри компании: положение, соглашение о КЭДО, порядок ведения КЭДО, регламент об использовании электронных подписей. Внесите изменения в учетную политику. 
• Скорректируйте свои ЛНА под введение КЭДО (ПВТР, Положение об отпусках и иные).
• Получите согласия сотрудников о переходе на КЭДО.
• Оформите электронные подписи для кадровой службы и остальных сотрудников. Неквалифицированную подпись можно выпустить на портале Госуслуг или в удостоверяющем центре. Подробнее о подписях рассказали ниже.
• Протестируйте решение.
• Обучите кадровиков и других работников. А затем можно запускать полноценный обмен кадровыми электронными документами. 

Начать переход можно с малого: с одного или нескольких видов документов, только с удаленных сотрудников или с конкретного филиала. Перенести кадровые процессы в электронный вид можно с сервисом Контур.КЭДО. 

При необходимости эксперты Контура помогут настроить интеграцию с учетной системой компании. Также предприятия вправе организовать кадровый ЭДО на платформе «Работа в России».

Кадровый ЭДО — это возможность сэкономить на оформлении документов, снизить нагрузку на кадровый отдел, повысить прозрачность процессов. КЭДО обеспечивает соблюдение всех законодательных норм в области кадров, а значит — сокращает вероятность штрафов.

В Контур.КЭДО можно отправлять сотрудникам на подписание личные и массовые документы — всего около 80, своевременно получать подписи, минимизировать ошибки, быстро передавать документы в бухгалтерию и хранить документацию в электронном архиве в течение установленного законом срока. Благодаря КЭДО дистанционным работникам не нужно приезжать в офис, чтобы подписать очередной бумажный договор, а кадровым специалистам — беспокоиться о том, что важный приказ не вернулся с подписью сотрудника.

Юридическую значимость документам, которыми работодатель обменивается с работниками, придает электронная подпись (ЭП). В кадровом ЭДО разрешено применять все виды ЭП, которые закреплены Федеральным законом № 63-ФЗ: простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП и НЭП, выпущенную в приложении Госключ), квалифицированную (КЭП). Однако для ПЭП и НЭП требуется соглашение о порядке проверки подписи. В Контур.КЭДО сотрудники подписывают его при первом входе в сервис.

Применение подписей зависит от того, кто и какой документ подписывает:

В список особых входят трудовые и ученические договоры, договоры о материальной ответственности, договоры на получение образования и изменения в них, а также ряд других документов. Эти кадровые документы работодатель вправе подписывать только КЭП, а сотрудник может использовать КЭП и оба вида НЭП. Работодатель обязан обеспечить работников сертификатами электронных подписей, если у них нет своих.

Внедрение КЭДО, как и электронного документооборота в целом, пока  добровольное решение работодателей. Но планы правительства и изменения в законодательстве свидетельствуют о том, что цифровизация документооборота в обозримом будущем может стать обязательной.

Переходите на КЭДО уже сегодня

Создавайте, подписывайте и отправляйте кадровые документы онлайн в сервисе Контур.КЭДО

Подробнее