Выдача расчетных листков сотрудникам в электронном виде

Компании недостаточно вовремя и в полном объеме перечислить заработную плату штатным сотрудникам. Каждая выплата должна сопровождаться выдачей расчетного листка. В статье рассказываем, что это за документ, кто его составляет и можно ли выдавать расчетку в электронном виде.

Переведите кадровый документооборот в онлайн с помощью Контур.КЭДО

Никакой бумажной волокиты и задержек при подписании документов

Подробнее

Что такое расчетный листок по зарплате и зачем его выдавать сотруднику

Расчетный листок по зарплате — это документ, который содержит детализацию всех выплат, а также размеров и оснований удержаний из зарплаты каждого сотрудника. Из расчетки работник узнает, сколько получит на руки и корректно ли работодатель начисляет заработную плату и оплачивает налоги и взносы.

Необходимость применения расчетки утверждает ст. 136 Трудового кодекса РФ. В ней сказано, что при выплате заработной платы работодатель обязан извещать об этих сведениях каждого работника, причем именно в письменной форме.

Содержание расчетки:

Письмо Минтруда России от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375 уточняет, что цель выдачи расчетного листка — информирование работника, из чего складывается его очередная заработная плата.

Расчетки получают все наемные сотрудники, работающие по трудовому договору, в том числе временные, сезонные работники, совместители, сотрудники на удаленке, обучающиеся по направлению работодателя, если за ними сохранен средний заработок по ст. 187 ТК РФ.

Требование выдачи квитков не касается вознаграждений в рамках договоров гражданско-правового характера. Гражданский кодекс России не предусматривает информирование подрядчиков и исполнителей о суммах выплат. Напротив, выдача расчетного листка может переквалифицировать гражданско-правовые отношения в трудовые.

Кто составляет расчетный листок

Трудовой кодекс не устанавливает, какой именно специалист должен составлять расчетные листки и выдавать их сотрудникам. Поэтому в каждой организации этим занимается тот сотрудник, которому это поручит работодатель. Как правило, это бухгалтер или кадровик. Возможен сценарий, при котором один работник формирует расчетки, а другой их выдает.

Однако расчетный листок включает персональные данные сотрудников, а именно — сведения о доходах. Поэтому лучше составить и подписать со всеми, кто имеет доступ к личным сведениям о персонале, соглашение о конфиденциальности.

Заверять документ необязательно, если это не установлено локальным нормативным актом (ЛНА) компании, который закрепил форму расчетки с обязательной подписью или печатью.

Способ выдачи электронного расчетного листка

ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника о начислениях и удержаниях. Это означает, что расчетный листок можно передавать как на бумаге, так и в электронном виде — например, через личный кабинет корпоративного портала.

В Письме Минтруда от 21.02.2017 г. № 14-1/ООГ-1560 уточняется, что рассылать расчетки можно даже с помощью электронной почты. В этом случае лучше получить от сотрудников заявления с указанием email-адреса. Главное условие: любой порядок должен быть предусмотрен в трудовом, коллективном договоре или ЛНА.

Но надежнее передавать электронные расчетные листки через систему кадрового электронного документооборота (КЭДО), например Контур.КЭДО. Это быстрее и безопаснее, а протокол передачи документа станет доказательством в случае спорной ситуации. Сотрудники получают зарплатный квиток в личном кабинете сервиса и могут вернуться к нему в любой момент при надобности.

Вдобавок в последнее время Минтруд полагает, что извещать сотрудников о составных частях зарплаты в электронном виде можно только тогда, когда на предприятии внедрен кадровый электронный документооборот (Письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296).

Обменивайтесь любыми кадровыми и внутренними документами компании онлайн за пару секунд с помощью Контур.КЭДО

Попробовать бесплатно

Как часто выдавать расчетные листки

На этот вопрос у официальных структур и в нормативных актах нет единого ответа. Ст. 136 ТК РФ гласит, что работодатель должен оповещать сотрудника о зарплате при ее выплате. В той же статье указано, что заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Однако при начислении аванса еще неизвестны все составляющие зарплаты.

По мнению Минтруда, выдавать расчетки можно раз в месяц — в день зарплаты или днем раньше, если для сотрудников установлены оклады или месячные тарифные ставки. Такой вывод ведомство сделало в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375. Роструд также одобрил однократную выдачу квитков в письме от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1.

Чаще расчетку получают те сотрудники, которые работают на тарифной ставке и чей доход зависит от выработки. Они должны получать расчет при каждой выплате. Нужен квиток и в том случае, если из аванса сделаны удержания.

Важные детали:

• Документ не оформляется, если работник был в длительном отпуске или на больничном и у него нет начислений в конкретном месяце.

• Расчетка не выдается сотрудницам в декрете: пособие им выплачивает ФСС, а не работодатель.

• Если сотрудник работает в организации и по основному месту работы, и по совместительству, ему необходимо выдавать не один, а два расчетных листка — на каждую должность.

• Отпускные не относятся к выплате зарплаты, поэтому не требуют оформления расчетки.

• При увольнении сотрудника расчетный листок выдается в день увольнения и окончательного расчета всех выплат (ст. 140 ТК РФ).

Если сотрудник подал заявление с просьбой выдать ему бумажную расчетку — работодатель должен это сделать в течение трех рабочих дней (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Как получить подтверждение о получении расчетных листков

Трудовой кодекс РФ не регулирует порядок выдачи сотрудникам квитков о зарплате. Поэтому подтверждение о получении расчетного листка необязательно. Однако оно подстрахует работодателя на случай вопросов со стороны сотрудников и защитит от штрафов.

Каким образом получить подтверждение:

Если расчетки выдаются в бумажном виде, сотрудники могут расписаться в отрывной части квитка, учетном журнале, расчетно-платежной ведомости или на втором экземпляре. Хранить эти документы компания должна шесть лет (ст. 295 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Если расчетки оформляются в электронном виде и рассылаются по электронной почте, подтверждением послужат исходящие письма и уведомления об их прочтении.

Если расчетки оформляются в электронном виде и передаются сотрудникам в сервисе КЭДО, то историю действий с конкретным документом можно посмотреть с самого начала его создания и отправки..

В крайнем случае подтвердить, что сотрудник получил квиток о зарплате, можно с помощью свидетелей. Однако только КЭДО позволит обеспечить сохранность, конфиденциальность данных и освободить место в архиве, так как бумажные версии расчеток не понадобятся вовсе.

Как перейти на электронную отправку квитков о зарплате

Главный пункт в процессе перехода на электронные расчетки — это издание приказа (распоряжения) и закрепление нового порядка выдачи квитков в ЛНА. Этим ЛНА может быть коллективный договор, положение об оплате труда, правила трудового распорядка. В документе следует прописать не только формат выдачи, но и периодичность, а также ответственных лиц.

Что еще:

• Согласуйте форму документа и формат рассылки с профсоюзом, если он есть в организации.

• Ознакомьте с ЛНА сотрудников и возьмите с них согласие на обработку персональных данных.

• Попросите работников написать заявления на выдачу расчеток по email с указанием электронной почты или дать согласие на использование кадрового электронного документооборота. Если он используется в компании, согласия уже должны быть.

• Обеспечьте защиту конфиденциальных данных. В сервисе КЭДО документы защищены от стороннего доступа, а сотрудники будут иметь доступ только к своим документам или тем, которые к ним относятся. 

• Храните расчетные листки в течение шести лет. Проще всего это делать в сервисе КЭДО: там документы не теряются и всегда в доступе для работодателя и сотрудников.

Если все сделать правильно, вы в полной мере выполните требования законодательства и не получите претензии от сотрудников и трудовой инспекции.

Штрафы при выдаче электронных расчетных листков

Когда вы оформляете и рассылаете расчетки в электронном виде, есть несколько рисков. В первую очередь, необходимо в обязательном порядке и своевременно отправлять сотрудникам этот документ. Невыдача расчетных листков в том или ином формате — нарушение трудового законодательства и повод для инспекции труда привлечь работодателя к административной ответственности.

Какие штрафы устанавливает ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

• для должностных лиц и ИП — 1–5 тыс. руб.;

• для юрлиц — 30–50 тыс. руб.

На первый раз работодатель может получить лишь предупреждение. Это возможно, если нет имущественного ущерба, то есть сотрудник не лишился выплат из-за этой ошибки, а работодатель — представитель малого или среднего бизнеса (ст. 4.1.1 КоАП РФ).

За повторное же неисполнение обязанности, в соответствии с ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, штрафы вырастут — до 10–20 и 50–70 тысяч рублей соответственно. Должностное лицо, то есть руководитель предприятия или бухгалтер, может вместо штрафа получить дисквалификацию на срок до трех лет. Кроме того, сотрудник, который не получал зарплатные расчетки, вправе обратиться в суд и потребовать моральную компенсацию.

Административная ответственность грозит и в том случае, если работодатель выдавал расчетные листки, но не смог это подтвердить. Такие же штрафы полагаются за то, что форма документа не закреплена в ЛНА компании, в ней не отражены все установленные ТК РФ сведения или квитки выдаются по другой форме.

Иная опасность связана с разглашением персональных данных при выдаче расчеток. Например, если квиток был по ошибке выдан другому сотруднику или намеренно предоставлен бывшей супруге работника для взыскания алиментов. В этом случае организации, ИП и должностному лицу грозят штрафы, а отдельные работники могут быть привлечены к уголовной ответственности.

Трудовое законодательство допускает различные форматы выдачи расчетных листков. Целесообразно использовать кадровый ЭДО. Он избавит бухгалтерию и кадровую службу от бумажной волокиты, связанной с трудовыми взаимоотношениями, позволит отправлять расчетные листки и другие документы за пару кликов и защитит в случае проверок со стороны контролирующих органов. 

Отправляйте расчетные листки и другие документы онлайн в Контур.КЭДО

Оставить заявку