Расчетный лист по зарплате в 2025 году: образец и правила оформления

Расчетный листок нужно выдавать работникам с каждой зарплатой. Расскажем, что обязательно стоит указать в квитке, кто должен его составлять, можно ли выдавать его электронно и как подтвердить его выдачу сотруднику, чтобы избежать штрафов.

Зачем нужен расчетный листок по заработной плате

Расчетный листок выдают сотруднику ежемесячно при выплате зарплаты за календарный месяц. В нем подробно написано, из каких частей состоит зарплата: какой получен оклад, какие премии и компенсации были начислены, а также указаны все удержания, например, налоги или алименты. Работодатель обязан выдавать этот зарплатный листок, чтобы сотрудник мог видеть, как была рассчитана его зарплата. А в случае сомнений он сможет уточнить детали.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Кому выдавать, а кому — нет

Расчетку по зарплате нужно выдавать каждому штатному сотруднику. Исключений нет: и совместителям, и сезонным, и тем, кто работает по срочному трудовому договору.

Если за месяц не было никаких выплат, расчетный лист можно не выдавать. Сотрудницам в декрете листки не нужны, потому что пособие по беременности и родам выплачивает СФР, а не работодатель.

Подрядчики и исполнители по договорам гражданско-правового характера на выдачу расчетного листка претендовать не могут. Если работодатель выдает расчетку и им, это можно расценить, как маскировку трудовых отношений.

Что писать в расчетном листке

Компании могут разработать свой шаблон квитка о зарплате, но его форму нужно обязательно утвердить в ЛНА компании.

Структура расчетки простая:

• Название компании.

• Должность.

• ФИО сотрудника.

• Табельный номер.

• Его подразделение.

• Период составления.

Если у компании есть задолженность перед работником или работник должен работодателю, эти данные также включают в расчетку. Обязательно нужно указать все начисления за отчетный период: оклад, премия, компенсации. А еще дни и часы, подлежащие оплате.

Ниже пишут о налоговых удержаниях, авансах, взносах во внебюджетные фонды. Не забудьте написать общий размер удержаний и итоговую сумму к выдаче.

Используйте образец расчетного листка от экспертов Контура. Просто скачайте бланк и заполните реквизиты вашей компании.

Скачать

Ответственные за выдачу расчетных листков

Руководство компании вправе самостоятельно определить, кто будет отвечать за составление и выдачу расчетных листков — это могут быть бухгалтеры, кадровики или другие сотрудники. Разрешено даже распределять задачи: например, бухгалтерия готовит листки, а выдачей занимается IT-отдел, кадровик или непосредственный руководитель.

Подписи и печати на расчетках не требуются, но компания может утвердить свою форму и предусмотреть необходимость их заверения.

Информация о доходах сотрудников относится к их персональным данным, поэтому важно защитить их от разглашения. Заключите соглашения о конфиденциальности с сотрудниками, ответственными за составление и выдачу расчетных листков, чтобы снизить риск утечки данных.

Порядок выдачи квитков о зарплате

Сотрудник должен получать расчетку один раз в месяц вместе с выплатой зарплаты (ст. 136 ТК РФ). Несмотря на то, что зарплату обязаны выплачивать дважды в месяц, расчетный лист при выплате аванса можно не выдавать. Важно, чтобы сотрудник понимал, как формируется его доход.

Расчетный листок выдают в письменной форме (ст. 136 ТК РФ), принятой локальными нормативными актами компании (Письмо Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1 и Письмо Минтруда от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375).

Его нужно оформлять независимо от того, как выплачивается заработок — наличными в кассе или на карту (Письмо Минтруда от 23.10.18 № 14-1/ООГ-8459). Даже если деньги получает лицо по доверенности, оно должно получить расчетный лист и всю сумму, причитающуюся сотруднику.

Если сотрудник увольняется, ст. 140 ТК РФ обязывает работодателя выдавать документ вместе с последним расчетом.

Запустите кадровый ЭДО от Контура и упростите работу с большим объемом документов

Подключиться

Способы отправки листков

Как именно отправить расчетку — решать работодателю. Но способы отправки нужно закрепить в ЛНА (Письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).

Рассмотрим три способа вручения листка сотрудникам:

1. На бумаге. Расчетку вручают под подпись сотрудника на втором экземпляре документа. Срок хранения таких документов у работодателя — шесть лет (ст. 295 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236). Метод устаревает с появлением новых, более удобных способов передачи.

2. Электронная расчетка в личном кабинете сотрудника в КЭДО. Электронный листок приходит сотруднику в его личный кабинет в системе кадрового электронного документооборота, например Контур.КЭДО. Это удобный сервис обмена документами с сотрудниками онлайн, позволяющий экономить время на оформлении и передаче листков.  Персональные данные, содержащиеся в листке, при этом способе передачи надлежащим образом защищены.

3. В электронной форме на почту или мессенджеры WhatsApp, Viber, Telegram. Для передачи расчетки по электронной почте в трудовом договоре нужно закрепить адрес. Если не указали в договоре, то составляют допсоглашение к нему или отдельное заявление на имя руководителя. Минтруд в Письме от 20 января 2023 г. № 14-6/ООГ-296 пояснил, что электронные листки можно отправлять на электронную почту или через мессенджеры только в тех организациях, где используют систему кадрового электронного документооборота. Если она не внедрена, то при проверке это станет нарушением.

Зафиксируйте в ЛНА организации процедуру отправки квитков о зарплате в цифровом формате. Внесите изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положение об оплате труда и автоматизируйте этот рутинный процесс с помощью КЭДО.

Как подтвердить получение листка

Подпись за получение расчетного листка не нужна, закон этого не требует (ст. 136 ТК РФ). Но при этом нужно доказать, что работник получил листок, иначе можно получить штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Работодатели отправляют листки в сервисе кадрового электронного документооборота с фиксацией факта получения, по электронной почте с подтверждением прочтения письма, ведут специальные журналы учета или собирают подписи сотрудников на бумаге. Срок хранения бумажных документов, подтверждающих получение квитка о зарплате — шесть лет. А получение квитка в сервисе КЭДО можно легко подтвердить сведениями из системы.

Штрафы за нарушения или невыдачу листков

Если квиток о зарплате не выдать или не подтвердить его выдачу, работодателю и его должностным лицам грозит штраф. Руководителей малого и среднего бизнеса могут просто предупредить, если листок не выдан впервые и это не повлекло имущественный ущерб (ст. 4.1.1 КоАП РФ).

Таблица штрафов за невыдачу расчетных листков по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

При повторном нарушении по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ:

Руководителя в этом случае могут дисквалифицировать на срок от одного до трех лет.

Расчетные листки включают данные о начисленной заработной плате, налогах, страховых взносах, удержаниях и итоговой сумме, которую получает сотрудник. Этот документ предоставляют ежемесячно вместе с зарплатой, помогая работнику лучше ориентироваться в структуре его вознаграждения.