Как подписать электронный документ в КЭДО задним числом

Даже если ваша компания использует кадровый электронный документооборот, иногда бывает нужно подписать приказ с прошедшей датой. Рассмотрим, можно ли подписывать электронные кадровые документы задним числом и как быть при такой потребности.

Переведите кадры в онлайн

В сервисе Контур.КЭДО вы можете создавать, подписывать и отправлять кадровые документы в электронном виде.

Попробовать

Когда нужно подписать документ с другой датой

Оформление задним числом в кадровом учете — не редкость. Такая необходимость бывает, когда в ходе работы меняются уже внесенные данные или сотрудник не подставил подпись вовремя.

Например, нужно вывести персонал на работу в новогодние праздники и руководитель выпускает соответствующее распоряжение или приказ с именами привлеченных сотрудников. Если по факту выходит сотрудников вышло больше или меньше, нужно оформить новый документ.

То же самое бывает, если нужно исправить другие данные или ошибки. Как правило, такие изменения требуют пересмотра документа и его подписания с новой датой.

Можно ли поменять дату в электронном кадровом документе

Подписать документ задним числом значит подделать информацию о том, когда он на самом деле был создан и подписан. В КЭДО скрыть эту информацию невозможно.

С 1 марта 2023 года действуют единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов. Они должны содержать описание в формате XML с датой создания и датой подписания. Эти данные не подлежат изменению, а все манипуляции фиксируются в технологическом журнале. Исправление и переподписание скрыть невозможно.

Подделать уже подписанный электронной подписью электронный кадровый документ тоже не получится — они обеспечивают его юридическую значимость. Без оговорок это делают квалифицированная ЭП работодателя и неквалифицированная ЭП работника. При внесении правок целостность документа нарушается, а электронная подпись становится недействительной.

Татьяна Смирнова
Эксперт Контур.КЭДО по трудовому законодательству

В КЭДО все манипуляции с документами фиксируются в технологическом журнале. Это делает невозможным подписание задним числом. Такие действия можно будет легко обнаружить при проверке.

Если по какой-то причине нужно внести изменения в документ, его придется переподписывать с актуальной датой. Скрыть старую версию при этом будет невозможно.

Что делать, если нужно подписать документ задним числом

Если заранее выпустить корректную версию невозможно, у кадровика есть два варианта, как исправить ситуацию и не нарушить требования законодательства.

Вариант 1: подписать на бумаге

Если вам регулярно требуется подписывать прошедшей датой, заранее предусмотрите в локальном нормативном акте возможность оформлять часть документов на бумаге. Для этого можно не переводить в электронный вид конкретные типы или прописать исключения, когда их допустимо оформить на бумаге.

В положение о КЭДО можно добавить такой раздел:

В случае невозможности подписания документа в электронном виде в системе КЭДО он может быть оформлен на бумажном носителе.

К таким случаям относятся:

• сверхурочная работа,
• работа в выходной день,
• ошибки в программном обеспечении,
• временное отсутствие подписанта,
• отсутствие доступа в интернет.

Список можно дополнить другими причинами.

Рекомендуем не злоупотреблять этим способом, чтобы сохранить все преимущества перехода на КЭДО. Если в каждом сложном случае оформлять все на бумаге, придется вести параллельно два документооборота.

Запустите КЭДО в вашей компании

Подписывайте кадровые документы электронно: трудовые договоры, отпуска, авансовые отчеты, ЛНА, приказы и прочие документы с сотрудниками.

Быстро. Безопасно. Без бумаги.

Попробовать бесплатно

Вариант 2: подписать электронный документ текущей датой

Если нужно подписать именно электронно, можно сделать это текущей датой. Тогда нужно в служебной записке объяснить причины задержки. Рассмотрим разные ситуации.

Работника нужно известить об отпуске за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Если он подписывает уведомление или приказ позже отведенного срока, то прикладывает служебную записку с объяснением. Главное, чтобы работодатель мог подтвердить, что отправил документ сотруднику вовремя. Подтверждением в КЭДО будет отметка о дате и времени направления.

Другой пример — сотрудник получил повышение, начал работать в новой должности с новой зарплатой, но не успел подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. Допустимо подписать его с текущей датой и указать, что новые условия действуют с момента, когда он фактически приступил к работе.

Аналогичным образом — после начала работы — можно подписать и трудовой договор. Статья 67 ТК РФ позволяет оформить его в течение трех рабочих дней.

Проследите, чтобы в учетной системе для начисления заработной платы были правильно настроены данные о должности и оплате труда работника — на момент фактических изменений, а не подписания допсоглашения. Иначе возможны ошибки при расчете.

Важно не задерживать подписание электронного документа.

Как внести изменения в электронный кадровый документ

Законодатели не дают четких разъяснений, как поступать с кадровыми электронными кадровыми документами при необходимости их исправления.

Стандарт ведения первичных бухгалтерских документов говорит, что в электронном виде исправление возможно путем составления нового файла. Он должен указывать, что заменяет первоначальный, содержать дату исправления и подписи ответственных лиц с должностями, фамилиями и инициалами. Новый документ должен быть связан с оригиналом и не может использоваться отдельно от него (приказ Минфина России от 16.04.2021 N 62н).

Если нужно изменить уже изданный кадровый документ, выпустите новый — с текущей датой и корректировкой данных. Например, вы оформили приказ о привлечении к сверхурочной работе двух сотрудников, но по факту понадобился третий. Допустимо оформить новый приказ, который внесет еще одного сотрудника в перечень.

Согласие работника можно оперативно запустить в КЭДО в день переработки и оно будет связано с соответствующим приказом. Обратите внимание, что для привлечения к сверхурочной работе оформлять приказ не обязательно (ст. 99 ТК РФ).

Подведем итог. Системы КЭДО не позволяют подписывать документы задним числом, но дают кадровикам разрешенные законом инструменты, когда это необходимо. Первый вариант — сделать исключение для отдельных типов и вести их на бумаге. Второй — подписать электронный документ текущей датой и объяснить причины задержки.

Законно подписать приказ с исправлениями или служебную записку можно в Контур.КЭДО. Это удобно и безопасно.

Подключиться

Переход на КЭДО упрощает кадровые процессы и помогает избежать ошибок при создании и исправлении документов. Это делает работу отдела кадров более эффективной и прозрачной, гарантирует соблюдение всех юридических норм.