Как учитывать расход ГСМ и принимать его в расходы в случае использования автомобиля в работе ИП?

Добрый день,
Ответ на вопрос №1: Каким образом ИП на УСН (доходы минус расходы), использующий личный автомобиль в предпринимательской деятельности, может принять в расходы затраты на топливо, приобретенное по топливной карте? Обязательны ли в этом случае путевые листы?

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, налогоплательщики, применяющие УСН (доходы минус расходы), при определении объекта налогообложения, уменьшают полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

В Письме МФ РФ от 31.01.2013 N 03-11-11/38 отмечено, что если ИП использует личный автомобиль для поездок, связанных с его предпринимательской деятельностью, то он может учитывать затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт автомобиля при исчислении налога по УСН, в порядке, установленном пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Для того, чтобы подтвердить использование автомобиля для целей предпринимательской деятельности и производственный характер расходов на ГСМ, поскольку, данный автомобиль используется ИП и для личных поездок, необходимо составление путевых листов (Письмо МФ РФ от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).
На основании путевых листов производится расчет количества использованного топлива, относящегося к поездкам для целей предпринимательской деятельности.

Вместо путевых листов, для подтверждения расходов на ГСМ, могут быть использованы другие документы, например, сведения приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь (Письма МФ РФ от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, УФНС РФ по Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@).

Ответ на вопрос №2: Каким образом ИП на УСН (доходы минус расходы) учитывать расходы на ГСМ при заключении договора с самозанятыми, использующими для поездок личные автомобили?

В этом случае, между ИП и самозанятым должен быть заключен договор аренды транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ).

Федеральный закон от 27.11.2018 N 422-ФЗ позволяет самозанятым применять специальный налоговый режим при получении доходов от сдачи своего транспортного средства в аренду и оказании услуг по его управлению. Это следует из п. 2 ст. 4 и п. 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ.

По договору аренды транспортного средства с экипажем, арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

Что касается учета расходов на ГСМ при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем, то согласно ст. 636 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов.

Если стороны договора аренды с экипажем, установили, что расходы на оплату ГСМ несет арендатор в соответствии с положениями ст. 636 ГК РФ, то ИП, применяющий УСН с базой налогообложения «доходы минус расходы» учитывает расходы на оплату ГСМ на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, как расходы на содержание служебного транспорта.

При этом, данные расходы должны быть подтверждены документально. Документом, подтверждающим использование транспортного средства в производственных целях и обоснованность расходов на ГСМ, является путевой лист (Письма ФНС РФ от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, УФНС РФ по Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@, МФ РФ от 23.03.2021 N 03-03-07/20599, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, Минтранса РФ от 14.05.2019 N ДЗ/10239-ис).

В соответствии с официальным мнением, изложенным в Письме МФ РФ от 12.04.2023 N 02-07-05/32901, при заключении сторонами договора транспортного средства с экипажем, путевые листы оформляет та сторона договора, которая фактически осуществляет управление транспортным средством, то есть, в рассматриваемом случае – путевой лист оформляется арендодателем (самозанятым).

Данная позиция поддержана правоприменительной практикой в Постановлениях АС ЦО от 31.01.2019 N Ф10-5795/2018, Второго ААС от 04.09.2018 N 02АП-6142/2018.

С уважением, А. Грешкина