Как правильно оформлять авансовый чек и считать вознаграждение агента при продаже сертификатов кофейни?

Станислава, добрый день.
Есть методические рекомендации ФНС, в которых описано, как формировать чек при продаже подарочного сертификата и при оплате товаров этим сертификатом. Можно ориентироваться на них. Плюс, тот факт, что сертификат реализует агент, требует включения в чек так называемых «агентских реквизитов»: признак агента и ИНН поставщика, именно по этим реквизитам ФНС понимает, что не вся сумма в чеке — это выручка агента.
Про формирование чеков.
1. При реализации сертификата агент формирует чек как при получении аванса, ключевые реквизиты чека такие:
Признак предмета расчета – платеж, так как чек формируем на получение денег
Признак способа расчета – аванс
Наименование – не заполняют, так как в момент получения аванса неизвестно, какой товар будет приобретен
Признак агента по предмету расчета – агент
ИНН поставщика – ИНН кофейни-партнера
Цена – номинал сертификата, допустим 1000 руб.
Безналичными 1000 руб.
Наличными 0 руб.
Зачет аванса 0 руб.
Больше чеков агент не обязан формировать.

2. При реализации товара и его оплатой сертификатом, кофейня-партнер формирует чек на полный расчет на своей кассе. Если товар стоит 1000 руб., ключевые реквизиты чека такие:

Признак предмета расчета – товар
Признак способа расчета – полный расчет
Наименование товара
Цена товара 1000 руб.
Безналичными 0 руб.
Наличными 0 руб.
Зачет аванса 1000 руб.

Если товар стоит больше, чем номинал сертификата, то чек будет точно таким же, только сумму доплаты указывают в поле наличными или безналичными – в зависимости от фактического способа получения денег.

Если товар стоит меньше, чем номинал сертификата, то в зависимости от того, сгорает остаток или остается (и его можно позже использовать), чек может выглядеть по-разному. Т.е. метод. рекомендации по формированию чека допускают вариант, что остаток «сгорает».
В этом случае в чеке на полный расчет, который формирует кофейня, должно быть две позиции:
№ 1 товар, например, за 800 руб. – и его описание как в п.2
№ 2 – внереализационный доход 200 руб.
Детали оформления можно посмотреть в метод.рекомендациях по ссылке https://kkt-online.nalog.ru/html/sites/www.usn-online.nalog.ru/materials/2_ed420_12717.pdf

Далее отвечаю на оставшиеся вопросы.

• В каком случае можно считать проведенную операцию по внесению аванса - "оплате сертификата" завершенной: только по окончании всего цикла с печатью чека полного расчета или по факту внесения аванса через облачную кассу агента?
При агентских схемах работы – норма, когда чек на получение аванса или предоплаты формирует агент на своей ККТ, а чек на полный расчет с зачетом этого аванса формирует принципал на своей ККТ, т.е. каждый выполняет свои обязанности, и ФНС не ждет, что у агента обязательно должны быть «закрывающие» чеки на полный расчет. В подобных случаях важно корректно оформлять чеки, иметь агентский договор и отчеты агента, тогда вопросов у налоговиков быть не должно.

• Можно ли обозначить в политике невозвратность авансового платежа в случае неиспользования сертификата для обмена на продукцию товара? Какие возможные пути решения есть?

Я могу уверенно проконсультировать по вопросам формирования чеков и применения ККТ, относительно оформления договоров и политик, лучше прибегнуть к услугам юристов. Но судя по допущению в методрекомендациях, вариант, когда остаток номинала сгорает, если его не использовали на оплату товара, существует.

Хорошего дня