Меньше хаоса в переписках: разложите рабочие чаты по папкам

Рабочих чатов становится больше с каждым проектом. Обсуждения с командой, переписки с клиентами, каналы с уведомлениями — всё лежит в одном списке. Нужный диалог приходится искать прокруткой или вспоминать его название для поиска. Теперь вы можете разложить чаты по своим папкам: по проектам, клиентам, командам или по любому другому принципу.

Нужный чат всегда оказывается где-то внизу списка

У кого-то в Толке двадцать чатов, у кого-то за сотню. Быстрее всего переписки копятся в продажах, поддержке и подборе: каждый новый клиент или кандидат — это новый диалог. Через полгода в списке лежат и активные обсуждения, и то, что закончилось прошлой весной.

Сложность не в количестве. Сложность в том, что все чаты в списке равны между собой. Он выстраивается по времени последнего сообщения, поэтому наверх поднимается не важное, а свежее. Разговор с клиентом уезжает вниз, а сверху висит канал с уведомлениями сервиса.

Дальше начинается ручная работа. Вспомнить название чата, набрать его в поиске, проверить, тот ли это. Или пролистать список глазами. Каждый раз это небольшое отвлечение, но за день их набирается много.

От этой работы можно избавиться. Один раз соберите чаты по смыслу — дальше открываете нужную папку и видите только то, что относится к делу.

Разложите чаты по папкам, которые придумаете сами

Соберите в папку то, что для вас связано. Проект, клиент, команда, направление — принцип выбираете вы, а не система. Кому-то удобнее разложить по клиентам, кому-то — по стадиям сделки или по дням недели, когда проходят созвоны.

Ограничений нет. Заведите столько папок, сколько нужно, и положите в каждую любое количество чатов.

Один чат можно добавить сразу в несколько папок. Переписка с ключевым клиентом будет и в папке проекта, и в папке со срочным. Не придется выбирать, где ей место, и вспоминать, куда вы ее в итоге положили.

Чат добавляется в папку через контекстное меню — правой кнопкой по нужной переписке.

Находите нужную папку не глядя

Дайте папке название, которым вы называете этот проект в разговоре. Не «Отдел продаж — В2В — Q4», а «Ромашка» или «Переезд офиса». Вспоминать формальное имя не придется.

Выберите для папки иконку и цвет. Красная папка со звездой — то, что горит. Синяя с домом — внутренние обсуждения. Через неделю вы перестанете читать названия и будете попадать в нужную папку по цвету и форме.

Все папки видны в одном месте, в панели слева. Переключение между ними — один клик.

Часть порядка уже настроена за вас

Открывая Чаты, вы уже видите готовое разделение. Личные переписки, группы, каналы и запросы лежат отдельно друг от друга — эти папки есть по умолчанию, настраивать их не нужно.

Отдельно стоят «Избранное» и «Архив». В первое кладите то, к чему возвращаетесь каждый день. Во второе убирайте завершенные проекты и разговоры, которые уже неактуальны, — они уйдут из основного списка, но останутся доступны через поиск.

Свои папки надстраиваются поверх этого. Системное разделение остается на месте, а вы добавляете к нему то, что нужно именно вам. Ненужную папку удалите — чаты из нее не пропадут и вернутся в общий список.

Что еще поможет не терять нить в переписках

Отвечайте в ветках. Если ответить на сообщение в треде, обсуждение не перегрузит общий чат, а уведомления придут только участникам ветки. Договоренности останутся там, где их искать логично, — внутри своего обсуждения.

Разбирайте непрочитанное с ИИ. После отпуска или долгого совещания в чатах копятся десятки сообщений. ИИ-суммаризация треда за пару секунд покажет, о чем договорились, какие решения приняли и где нужно ваше внимание.

Отделите информирование от обсуждения. В канале писать могут только администраторы, поэтому важное объявление не утонет в переписке. Такой канал можно сделать открытым для всех или закрытым.

Созванивайтесь прямо из чата. Обсуждение начинается в переписке и продолжается на встрече, не переходя в другой сервис. Запись, расшифровка и ИИ-протокол с итогами останутся в Толке.

Начните с пяти папок

Не пытайтесь разобрать все переписки за раз. Заведите пять папок под то, чем занимаетесь прямо сейчас, — активные проекты, ключевые клиенты, своя команда. Дайте каждой понятное название, выберите цвет и иконку. Дальше добавляйте чаты по мере того, как они появляются.

Через пару дней вы перестанете листать общий список. А если формат не подойдет, папку всегда можно переименовать или удалить.

Разложить чаты по папкам можно на платных тарифах, в пробном периоде и в версии on-premise.