Как настроить УПД в ЭДО

Ряд организаций заменяет первичные документы и счет-фактуру на УПД. Разберем подробнее, какими законами регулируется такая деятельность, что такое УПД и как отправить УПД по ЭДО.

Анастасия Казанцева Эксперт по законодательству в сфере ЭДО

Сделаем сложные процессы проще и поможем сэкономить. Подключайтесь к ЭДО бесплатно в Диадоке

Оставить заявку

Что такое УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) — многофункциональный документ. Он совмещает первичный документ и счет-фактуру (СФ). Если раньше нужно было предоставлять клиенту ряд документов — первичные и счет-фактуру, то УПД заменяет их, обладая той же юридической силой. 

Таким образом, универсальный передаточный документ совмещает информацию из первичных документов и счета-фактуры. Это позволяет снизить объем документооборота и временные затраты. 

О том, как использовать УПД в бухгалтерии, рассказываем здесь.

С точки зрения законодательства правила заполнения и оформления УПД регламентированы письмом ФНС РФ № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013. В письме указаны рекомендованные положения по формату, содержанию и список операций, где возможно использовать УПД. Согласно письму, УПД приравнивается к первичному учетному документу. 

Форма УПД прописана в порядке рекомендации, поэтому в документ можно включать дополнительную информацию, которая определяется типом хозяйственной операции.

Попробуйте ЭДО

Поможем подключиться и отправить первый документ в Диадоке

Подключиться

Когда используют УПД

Форму универсальной первичной документации могут использовать большинство компаний, в том числе индивидуальные предприниматели.  

Кто обычно применяет:

• Компании со специальным налоговым режимом и освобожденные от уплаты НДС. Такие организации часто заменяют первичку на УПД, что помогает подтверждать расходы. 
• Поставщики товаров и услуг. Импортер товара вправе использовать УПД вместо СФ и накладной.
• Покупатели. Счет-фактуру, который нужен для оформления налогового вычета, допустимо поменять на УПД. 

Как можно использовать УПД:

• Заменить пакет документов: счет-фактура + первичный документ. 
• В качестве первичного учетного документа. 

УПД в электронном документообороте

Формат электронного УПД утвержден Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Электронный УПД шире по функциональности по сравнению с бумажным — его можно использовать и как счет-фактуру. В бумажном документообороте это не предусмотрено.  

Как через ЭДО отправить УПД:

1. Определить тип УПД.

2. Вписать соответствующие реквизиты, так как они обусловлены типом документа. 

3. Указать контрагента из списка и отправить ему УПД через ЭДО на подписание.

Плюсы электронного документа: не занимает место, не требует печати на бумаги и ручной подписи. Для отправки УПД по ЭДО понадобится выбрать оператора и начать работать в системе электронного документооборота. 

Электронные УПД используются в работе с маркированной продукцией — в универсальных передаточных документах должны быть указаны коды маркировки, совпадающие с данными на товаре. Когда поставщик и покупатель подписывают документы, информация о праве передачи собственности на продукцию направляется в систему маркировки Честный ЗНАК. 

Статусы УПД в электронном документообороте

Документы УПД в ЭДО могут иметь разные статусы: 

• Счет-фактура — обозначают СЧФ.
• Первичный документ — обозначают ДОП. Он используется как аналог ТОРГ-12 и акта.
• Пакет счет-фактура вместе с первичным документом. Обозначается СЧФДОП.

Статус выбирается непосредственно перед заполнением реквизитов. Он него зависит, кто будет подписывать документы. Если выбрать СЧФДОП и ДОП, подпись оставляют оба участника документооборота. СЧФ подписывает исключительно отправитель. 

Отправляйте универсальные передаточные документы в Диадоке

Подключиться

Изменения с 2021 года

После 1 июля 2021 в статье 169 Налогового кодекса России обозначили правила оформления счета-фактуры и предложили обновленную форму. Скачивают образец УПД через ЭДО обычно на сайте ФНС. 

Форму счета-фактуры обновили Постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2021 г. № 534. Добавились пункты:

• строка 5а для информации о получении работ либо отгрузке товаров; 
• графа 11 — номер декларации на единицы товаров; 
• графы 12 и 12а — единицы измерения товаров. 

Как перейти на УПД

Чтобы осуществлять передачу УПД через ЭДО, нужно зафиксировать работу с универсальными документами. Для этого необходимо:

1. Составить список операций, где будет использоваться УПД.

2. Подготовить приказ о форме документов.

3. Выбрать сотрудников, которые будут оформлять и подписывать документы. 

4. Договориться с партнерами об использовании УПД. 

Загрузка и выгрузка УПД в Диадоке

Разберем, как загрузить УПД в Контур.Диадок. Чтобы создать универсальный передаточный документ, следуйте инструкции: 

1. Авторизуйтесь в Диадоке и перейдите в раздел «Документы».

2. Нажмите кнопку «Новый документ».

3. Определите способ создания УПД:

• Создать вручную. В списке «Редактор» нужно выбрать «УПД» и заполнить поля на открывшейся странице. После заполнения полей нажмите на кнопку «Перейти к отправке».
• Загрузить готовый УПД. Нажмите на ссылку «Загрузите с компьютера», выберите файл. 

4. Откроется окно, где будут указаны контрагент, название файла, размер, сумма по документу и НДС. Здесь можно добавить комментарий к УПД. Если название контрагента не заполнено автоматически, выберите его из списка или с помощью поиска. 

Обратите внимание: файлы с УПД в Диадок можно загрузить только в установленном формате XML. Для этого создайте документ с помощью других программ.

После загрузки Диадок проверяет файл на соответствие формату и подтягивает данные: номер, дату, суммы. При необходимости их можно изменить. Для этого нажмите на ссылку с названием файла и выберите «Редактировать».

Если файл с УПД не соответствует установленному формату, сервис сообщит об этом и отправит УПД как неформализованный документ, что не соответствует регламенту обмена УПД (Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н).

Дополнительные возможности при создании или загрузке УПД в Диадок

• Если после загрузки файла необходимо изменить получателя, нажмите на получателя в поле «Отправить», введите название или ИНН.
• Если у получателя несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка нужное — туда будут отправлены документы.
• Если нужно добавить файлы, нажмите на ссылку «Загрузить еще» или «Создать документ».
• Несколько документов можно объединить в пакет. Для этого установите флажок «Объединить все документы в один пакет».
• Документы можно сохранить как черновик до отправки с помощью ссылки «Сохранить в черновиках». 
• Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик в строке документа.

Работайте с универсальными передаточными документами в Диадоке

Подключиться

Отправка УПД

Мы рассмотрели, как создать или загрузить УПД, теперь разберем, как через Диадок отправить УПД в XML. 

После выбора получателя и добавления необходимых документов нажмите «Подписать и отправить». Если кнопка недоступна, значит нужно выбрать сертификат для подписания с помощью соответствующей ссылки. После этого УПД будет отправлен и перемещен в папку «Исходящие». 

Еще кнопка «Подписать и отправить» может быть недоступна, если не заполнены полномочия. В таком случае в строке «Полномочия» появится сообщение: «Требуется заполнить для подписания и отправки» и ссылка «Заполнить». Кликните по ней и введите данные. После можно отправить УПД. 

УПД  должен пройти все этапы документооборота, как и счет-фактура. Статус отображается на странице просмотра документа.

После завершения документооборота УПД, который содержит информацию о маркированных товарах, передается в систему Честный ЗНАК при настроенном сервисе Диадока.

Выгрузка УПД в XML в Диадоке

Разберем, как выгрузить УПД в формате XML из Диадока. 

Чаще всего под выгрузкой понимают перемещение большого количества файлов из одной системы в другую, например, из Диадока в учетную систему организации. В таком случае документы массово выгружают, используя интеграционное решение сервиса ЭДО. 

Если нужно выгрузить документ вручную, следуйте алгоритму:

1. Перейдите в исходный УПД.

2. Нажмите кнопку «Скачать».

3. Выберите формат. По умолчанию в Диадоке будет XML. 

Кроме того, можно массово выгрузить документы. Для этого: 

1. Поставьте галочки напротив нужных УПД в списке документов.

2. Нажмите кнопку «Скачать».

3. Выберите формат. 

4. Скачается архив с документами в формате XML. 

Итак, в статье мы разобрали, как работать с универсальным передаточным документом в ЭДО. Если вы будете создавать УПД в редакторе Диадока, просто заполните нужные поля — сервис учитывает все законодательные требования. При загрузке файла с компьютера убедитесь, что он соответствует утвержденному ФНС формату. Переход на электронный УПД поможет вам сэкономить на бумаге, освободить место для хранения и оптимизировать работу с документами.

Подключитесь к Диадоку, переходите на электронные УПД, чтобы упростить документооборот

Подключиться