Технологии применения электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами онлайн. Организовать такое делопроизводство в компании можно несколькими способами. Рассмотрим технологии применения электронного документооборота подробнее.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Подключайтесь к ЭДО

Поможем настроить обмен электронными документами через Диадок

Подключиться

Особенности и преимущества ЭДО

Электронный документооборот осуществляется в специальных сервисах — системах ЭДО. Такие современные сервисы, например Контур.Диадок, позволяют обмениваться с контрагентами документами через интернет, без бумажных аналогов. Обмен осуществляется оперативно и безопасно.

Онлайн-документооборот происходит по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО. Оператор — это специализированная компания, которая обладает достаточными правовыми и технологическими ресурсами и отвечает за организацию и сопровождение электронного документооборота. В случае Диадока такая компания — АО «ПФ «СКБ Контур».

Использование системы ЭДО в организации помогает развитию бизнеса. Компании могут:

• Сократить траты. С ЭДО не нужны расходы на печать, бумагу, почтовые и курьерские услуги. 
• Оптимизировать бизнес-процессы. Работа в системе электронного документооборота ускоряет действия: согласовать, подписать и отправить документы в системе ЭДО можно в считаные минуты.
• Обеспечить юридическую значимость документов. В Диадоке их подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). Она приравнивается к собственноручной подписи.
• Находить нужные файлы за пару кликов в единой базе по названию и фильтрам, выгружать их для ответа на запрос налоговой. В качестве дополнительной опции доступна автоматическая маршрутизация входящих и исходящих. Грамотное управление документами в системе электронного документооборота повышает эффективность работы профильных отделов.

  

• Гарантировать конфиденциальность и безопасность информации. Данные передаются по защищенным каналам связи, а работа с сертификатами электронной подписи осуществляется с использованием сертифицированных ФСБ криптосредств. В самом сервисе можно настроить разграничение доступа.
• Обмениваться электронными счетами-фактурами. Их разрешено передавать только через систему ЭДО, организованную оператором. Это определено статьей 169 Налогового кодекса РФ.
• Снизить количество ошибок. Выполнение работы в системах электронного документооборота сокращает объемы ручного ввода данных. Ряд сведений система заполняет сама, предлагает выбрать из списка, валидирует заполнение документов. При отправке Диадок проверяет корректность заполненных полей в формализованных документах и легитимность подписи.
• Хранить документы в электронном виде в течение установленного законодательством срока. Доступ к файлам останется и после завершения оплаченного периода.

Работа в сервисе электронного документооборота сокращает время, которое сотрудники тратят на выполнение рутинных задач. В результате они направляют усилия на решение насущных вопросов. Руководителю же доступен контроль электронного документооборота. В сервисе отражено, на каком этапе и у кого находится каждый документ, а все действия зафиксированы в отдельном протоколе.

Настройте быстрый обмен документами

Ответим на все вопросы и поможем подключить ЭДО

Подключиться

Организовать работу в электронном документообороте

Для того чтобы реализовать систему электронного документооборота в компании, достаточно оставить заявку на подключение к сервису ЭДО. Основные задачи по подключению возьмет на себя оператор. Он также уведомит налоговые органы о новом пользователе и проследит за соблюдением законодательства, а специалисты сервиса помогут с внедрением ЭДО в компании

Если цепочка документооборота на предприятии устоялась и устраивает, менять ее не нужно. Организация работы систем электронного документооборота не изменит схему делопроизводства, а только переведет ее в онлайн и оптимизирует. Однако если в сценарии есть пробелы, переход на ЭДО — это шанс их устранить. На этом этапе пригодится моделирование деятельности сотрудника в электронном документообороте, то есть формализованное описание его деятельности и бизнес-процессов. Точное понимание, кто работает с документами и имеет право на подписание, поможет выстроить грамотную схему делопроизводства. 

Другими этапами перехода на ЭДО станут:

• Разработка положения и приказа об ЭДО в компании. Если в электронный вид переводятся первичные документы, для использования в работе систем электронного документооборота требуется внесение изменений в учетную политику.
• Получение сертификата КЭП. Его можно оформить у аккредитованного удостоверяющего центра — УЦ Контура как раз такой. КЭП нужна каждому сотруднику, который наделен правом подписи. Руководители коммерческих организаций и ИП должны получить КЭП в УЦ ФНС или у ее доверенных лиц.

• Обучение сотрудников. Изучение особенностей и опций ЭДО позволит работникам в короткие сроки освоить сервис и работу с ним, предотвратить типичные ошибки и обеспечить информационную безопасность документов. Эксперты Диадока помогут с подключением и проконсультируют по интересующим вопросам.

Cервис ЭДО можно интегрировать с учетной системой компании. Эта возможность востребована у крупных предприятий с большими объемами делопроизводства. Если внедрять ЭДО в существующую систему, данные из входящих автоматически отражаются в ней, а сотрудники продолжают работать в привычном интерфейсе.

Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке

Оставить заявку

В Диадоке вы можете выбрать технологию ведения электронного документооборота. В числе вариантов интеграции:

• Модуль для 1С. С ним получить, подписать и отправить документы можно непосредственно в 1С.
• API Диадока. Подходит для нестандартных учетных систем, для которых не созданы типовые решения.
• Коннектор. Облачное решение для компаний со сложными и объемными бизнес-процессами, с которым интеграция происходит без вмешательства в конфигурацию учетной системы.
• Комплекс Контур-ERP для SAP. Обеспечивает бесшовную интеграцию с Диадоком и открывает для пользователей функциональность сервиса.

Также можно работать через веб-версию в браузере. Она обладает простым интерфейсом, расширенной функциональностью и не требует установки специальных программ. Опции ЭДО доступны и в мобильном приложении для iOS и Android. Эксперты Диадока, которые осуществляют сопровождение электронного документооборота, подберут решение, помогут с настройкой и внедрением.

Система управления электронным документооборотом должна быть комплексной. Помимо стандартных опций отправки, создания документов, подписания важны и дополнительные услуги.

Сервис ЭДО Диадок предлагает большое число возможностей для обмена документами онлайн:

• подключение неограниченного числа пользователей,
• настройка маршрутных схем прохождения документов,
• создание шаблонов,
• установка тегов,
• визирование документов внутри организации дополнительной подписью,
• подписание документа сразу тремя организациями с помощью  трехсторонней подписи.

В Диадоке доступна работа со всеми типами документов, включая свои. Роуминг позволит обмениваться электронными документами с клиентами и других операторов. Также в сервисе можно вести ЭДО с зарубежными компаниями.

Благодаря хранению данных в нескольких копиях на разных серверах Контура данные не потеряются и не будут искажены. Пользователь может найти, просмотреть или выгрузить нужный файл в любой момент и из любой точки мира.

Управление электронным документооборотом организации в Диадоке удобно, а интерфейс интуитивно понятен. Сервис обеспечивает оперативный доступ к документам, ускоряет согласование и подписание, позволяет действенно управлять процессами движения и обработки документов, сокращать сроки принятия решений. Сотрудники быстро освоят работу, а компания закрепит статус надежного партнера благодаря своевременному подписанию и отправке документов.

Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке

Подключиться